Kosten sparen fängt schon beim Einkauf an und ist recht einfach umzusetzen. Hier eine Checkliste zur Kostenreduzierung.

Kosten sparen fängt schon beim Einkauf an und ist recht einfach umzusetzen. Hier eine Checkliste zur Kostenreduzierung. (Foto: © domenicogelermo/123RF.com)

So können Sie beim Einkauf die Kosten senken

Im Einkauf liegt der Gewinn. Denn bereits durch einfache Maßnahmen können Handwerksbetriebe hier Zeit und Kosten sparen, ohne an Qualität zu verlieren. Elf Tipps, mit denen Sie beim Einkauf Ihre Kosten senken:

Einkaufen kann eigentlich jeder – doch wenn es in einem Handwerksbetrieb auch jeder tut, kann dies unnötige Kosten verursachen und die Auftragsbearbeitung beeinträchtigen. Denn es geht nicht nur darum, das richtige Material zu bestellen. "Besonders in Branchen mit einer hohen Materialeinsatzquote ist der Einkauf eine wichtige Stellschraube mit Blick auf den Gewinn", betont Dirk Hecking, Abteilungsleiter Kaufmännische Unternehmensberatung bei der Handwerkskammer zu Köln. "Wichtig ist dabei, die Verantwortung für den Einkauf zu definieren und die Lieferanten gezielt auszuwählen." Dabei solle man sich auf wenige Lieferanten konzentrieren und Leistungsfähigkeit und Konditionen regelmäßig überprüfen. Eine knapp gehaltene und gut organisierte Lagerhaltung ist hier die Voraussetzung.

"Das Thema Einkauf spielt eine große Rolle für uns", bestätigt Marc Schmitz, Geschäftsführer der Marc Schmitz GmbH in Köln. "Die größte Herausforderung ist dabei die Logistik." In seinem Betrieb mit knapp 50 Mitarbeitern und den Schwerpunkten Heizung, Sanitär und Solartechnik hat er daher in den letzten Jahren zusammen mit seinen Mitarbeitern alle Produkte und Prozessabläufe infrage gestellt, um kurzfristig über die benötigten Artikel verfügen zu können und unproduktive Arbeitszeiten bei den Monteuren zu vermeiden.

"Das A und O ist die Information"

Der Aufwand für ein professionelles Einkaufsmanagement scheint im ersten Augenblick groß, doch einmal umgesetzt, können auch kleinere Betriebe Zeit und Kosten sparen. "Das A und O ist die Information", meint Andrea Gloria. Die selbstständige Unternehmensberaterin berät zusammen mit der Handwerkskammer Münster Betriebe beim Qualitäts- und Prozessmanagement. "Zu jedem Artikel sollten mindestens Artikelnummer, Maßangaben, Preise, Lieferanten, Lieferzeiten sowie der aktuelle Lagerbestand jederzeit verfügbar sein – und zwar nicht nur im Kopf des Chefs."

Gleichzeitig muss klar festgelegt sein, wer bei Lagerhaltung und Einkauf die Fäden in der Hand hat. Dadurch wird sichergestellt, dass nicht zu viel Material auf Lager liegt, Fehllieferungen zurückgeschickt werden und benötigte Artikel im Lager ohne langes Suchen gefunden werden. "Wenn der Überblick fehlt und dadurch Farben und Klebstoffe in den hinteren Ecken eintrocknen oder Metallartikel verrosten, geht bares Geld verloren", so die Prozessmanagerin.

"Wird die Anzahl der Artikel durch Standardisierung reduziert und erfolgen Bestellungen auftragsbezogen, wird eine platz- und kostenintensive Vorratslagerhaltung vermieden", so Gloria. "Doch dazu müssen die Abläufe klar festgelegt, aufeinander abgestimmt und ausreichend transparent sein, sonst kommt es zum Chaos."

Marc Schmitz hat die Lagerhaltung in seinem Betrieb auf ein Minimum beschränkt. Er hat sich auf bestimmte Hersteller festgelegt, deren Qualität, Flexibilität und Service ihn überzeugen. Auch die Produktpalette wurde bereinigt, so dass er und seine Mitarbeiter einen besseren Überblick haben und zu wesentlichen Artikeln geschult sind.

Regelmäßige Gespräche mit den Lieferanten sind eine weitere wichtige Maßnahme für die Einkaufsoptimierung. Dabei hilft eine gute Dokumentation der Einkaufsvorgänge. "Jeder Handwerksunternehmer sollte seine Lieferanten entsprechend der getätigten Umsätze klassifizieren, Liefermengen sowie Probleme konkret festhalten und außerdem alternative Anbieter recherchieren", erklärt Dirk Hecking.

So sparen Sie Geld und Arbeitszeit

In den Lieferantengesprächen sollte es dann nicht nur um den Preis gehen, sondern auch um Lieferbedingungen, zusätzliche Service-Angebote, IT-basierte Unterstützung, die Vermeidung von Lieferproblemen und die Möglichkeiten von Mitarbeiterschulungen. Außerdem sollten Handwerksbetriebe die Zusammenarbeit mit mehreren Großhändlern und den Anschluss an eine Einkaufsgenossenschaft prüfen. Auch Handwerkskammern und Innungen bieten Vorteile, beispielsweise bei Strom- und Versicherungsverträgen.

Dabei kommt es immer auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Branche an. "Für unseren Betrieb sind Schnelligkeit und Flexibilität wesentlich wichtiger als ein paar Prozente Rabatt", meint Marc Schmitz. Daher arbeitet seine Firma mit allen Großhändlern in seinem Einzugsgebiet zusammen. Für planbare Aufträge stehen die benötigten Artikel auf Abruf bereit, bei Reparaturen können die Monteure für Ersatzteile einfach den nächstgelegenen Großhändler ansteuern. "Wir sparen dadurch nicht nur Lager- und Benzinkosten", so der Handwerksunternehmer, "sondern auch Arbeitszeit – und Zeit ist Geld."

Checkliste Kosten beim Einkauf senken:

  1.  Legen Sie fest, wer im Betrieb für Lager und Einkauf verantwortlich ist.
  2. Dokumentieren Sie alle Artikel zumindest mit Artikelnummern, Maßangaben, Preisen, Lieferanten und Lieferzeiten.
  3. Prüfen Sie, ob Sie die eingesetzten Materialien standardisieren oder durch alternative Artikel ersetzen können.
  4. Kontrollieren Sie Materialeingänge und -ausgänge.
  5. Bei allen Bestellungen sollte direkt erkennbar sein, was wann zu welchen Preisen und Lieferbedingungen bestellt wurde.
  6. Prüfen Sie, ob sich in Ihrem Betrieb eine auftragsbezogene Bestellweise und Lagerhaltung umsetzen lässt.
  7. Klassifizieren Sie ihre Lieferanten nach Umsatzgrößen, Lieferbedingungen, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Service.
  8. Sprechen Sie mit Ihren wichtigsten Lieferanten und bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor. Nicht nur Umsatzgrößen, auch Fehl- oder Spätlieferungen sollten dokumentiert sein.
  9. Recherchieren Sie alternative Beschaffungsmöglichkeiten, zum Beispiel über andere Lieferanten, den Anschluss an eine Einkaufsgenossenschaft oder Online-Bestellungen.
  10. Wägen Sie Mengenbündelungen und günstigere Einkaufskonditionen gegenüber Liefergeschwindigkeit, Versorgungssicherheit, Flexibilität und Qualität ab.
  11. Führen Sie regelmäßig Gespräche mit Ihren wichtigsten Lieferanten und erkundigen Sie sich nach verbessertem Service, technischer Unterstützung und Mitarbeiterschulungen.
Text: / handwerksblatt.de

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