Trotz ungenauer Dokumentation: Nachtzuschläge sind steuerfrei

Nachtzuschläge sind steuerfrei. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber die Nachtarbeit nicht präzise dokumentiert hat, alle anderen Voraussetzungen aber erfüllt sind, urteilte das Finanzgericht Schleswig-Holstein.

Beschäftigte, die nachts arbeiten, haben das Recht auf einen Zuschlag oder einen Freizeitausgleich für die Nachtschicht. Nachtzuschläge für Arbeitsstunden zwischen 20 Uhr und sechs Uhr früh (Bäcker und Konditoren von 22 Uhr bis 5 Uhr morgens) sind von der Lohnsteuer befreit – wenn der zusätzliche Betrag 25 Prozent des Grundlohns nicht übersteigt (beziehungsweise 40 Prozent für Nachtarbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr). Die Arbeitszeiten (Anfang und Ende) müssen auch für das Finanzamt dokumentiert werden,

Ein Arbeitgeber hatte den Beginn und das Ende der Nachtarbeit allerdings nicht genau festgehalten, sondern nur die Anzahl der Arbeitsstunden. Es wurde dokumentiert, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wieviel Stunden zu welchen Konditionen (Euro pro Stunde) zu den Nachtstunden gearbeitet hat. Also zum Beispiel vier Stunden innerhalb der Zeit von 20 Uhr und 6 Uhr.

Der Beleg wurde von einem Vorgesetzten abgezeichnet und an die Buchhaltung weitergereicht. Das zuständige Finanzamt beanstandete die Dokumentation bei einer Betriebsprüfung dennoch als unvollständig und stufte deshalb die Nachtzuschläge nicht als steuerfrei ein. 

"Es schadet nicht, wenn Aufzeichnungen nicht 100-prozentig präzise sind"

Die Klage des Arbeitgebers gegen den Steuerbescheid hatte beim Finanzgericht Schleswig-Holstein Erfolg. Seien die gesetzlichen Bedingungen für die Steuerfreiheit (Paragraf 3b Abs. 1 EStG) prinzipiell erfüllt, schade es nicht, wenn Aufzeichnungen nicht 100-prozentig präzise seien, erklärte das Finanzgericht.

Zwar habe der Bundesfinanzhof Einzelaufstellungen mit der Angabe von Anfangs- und Schlusszeit der Nachtarbeit gefordert. Arbeitgeber sollten tatsächlich geleistete Arbeitsstunden belegen, anstatt pauschale Zuschläge zu zahlen. Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren, sei aber kein Selbstzweck.

Die Dokumentationspflicht solle dafür sorgen, dass Unternehmen die steuerlichen Vorschriften korrekt anwendeten, so die Richter. Und das treffe im konkreten Fall zweifellos zu: Der Arbeitgeber zahle Zuschläge für tatsächlich geleistete Nachtarbeit, deren Gesamtbetrag nicht höher sei als 25 Prozent des Grundlohns.

Urteil des Finanzgerichts Schleswig-Holstein vom 09. November 2022, Az. 4 K 145/20

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