In digitalisierten Handwerksbetrieben wird das Smartphone zum unverzichtbaren Begleiter für Außendienstler.

In digitalisierten Handwerksbetrieben wird das Smartphone zum unverzichtbaren Begleiter für Außendienstler. (Foto: © dolgachov/123RF.com)

Warum Handwerker ihren Betrieb digitalisieren sollten – und wie sie es schaffen

Betriebsführung

Die Digitalisierung hat viele Vorteile: Sie macht das Handwerk flexibler, spart Kosten ein, und reduziert den Zeitaufwand nicht nur für Verwaltungsaufgaben zum Teil ganz erheblich.

Gerade überlastete Handwerksbetriebe sollten nicht länger warten, das digitale Zeitalter stärker für sich zu nutzen.

Das Vertrauen in das deutsche Handwerk ist groß und die Terminkalender der Betriebe sind voll. Mit dem hohen Auftragsvolumen geht ein entsprechend großer Verwaltungsaufwand einher. Diese Aufgaben übernehmen nicht selten Meister und Gesellen selbst: Sie unterbreiten Kunden und Interessenten Angebote und Kostenvoranschläge, vereinbaren Termine oder fertigen Lieferscheine an. Meist erstellen Handwerker ihre Dokumente am PC und drucken sie zur späteren Ablage aus. Vor Ort bei den Kundinnen und Kunden passiert ebenfalls nach wie vor einiges handschriftlich, sei es zur Dokumentation der erbrachten Leistungen, zum Ausfüllen von Servicebelegen oder für die spätere Rechnungserstellung.

Vorurteil: kompliziert und kostspielig

Die zusätzliche Digitalisierung mancher Prozesse könnte dafür eine sinnvolle Lösung sein. Nicht selten hängt ihr allerdings noch das Vorurteil an, zu kompliziert und zu kostspielig zu sein. Den Eindruck kann man auch gewinnen, wenn man sich vor Augen hält, dass zum Aufbau eines kompletten digitalen Ökosystems etwa die Einrichtung einer speziellen Branchenlösung, die Anschaffung mobiler Geräte wie Notebooks oder Tablets, die Nutzung eines zentralen Cloud-Speichers oder – sofern noch nicht vorhanden – die Erstellung einer eigenen Website gehören.

Sich mit solchen Projekten zu beschäftigen, ist in der Regel aufwändig und schränkt die ohnehin knappe Zeit für Verwaltungsaufgaben noch weiter ein. Überdies erfordern sie ein gewisses Maß an Know-how und vielleicht sogar etwas Muße. Zeit zu investieren, um Zeit zu sparen, das ist im hektischen Handwerkeralltag aber oft gar nicht möglich. Die Hardware-Infrastruktur selbst bereitzustellen und zu verwalten, kann darüber hinaus schnell mit signifikanten Kosten verbunden sein.

Das technische Fundament für mehr Digitalisierung legen: Software-as-a-Service

Zum Glück gibt es mittlerweile attraktive Alternativen dazu: Statt sich selbst mit der Implementierung und dem Betrieb einer Lösung zu beschäftigen, die das Büro und Kundenbindungsmaßnahmen digitalisieren, können Handwerksbetriebe Experten konsultieren. Sogenannte Software-as-a-Service-Anbieter ebnen den Weg etwa zum Cloud-Speicher und helfen mit Programmen zur Digitalisierung von Dokumenten und anderen Dienstleistungen, die im Geschäftsalltag viel Zeit sparen. Ein weiterer Vorteil solcher Angebote ist, dass die Handwerksbetriebe kostspielige Investitionen in eine eigene und ausfallsichere IT-Infrastruktur und deren Verwaltung einsparen: Sie zahlen eine im Vergleich günstige monatliche Miete, die sowohl Nutzung als auch den Unterhalt für Hard- wie Software umfasst. Bei wachsender oder abnehmender Nutzeranzahl, und das ist ebenfalls ein gewichtiger Punkt, passt sich etwa die Leistung von Cloud-Speichern an – und so verändern sich auch die monatlichen Kosten. Überdies ist die Bedienung solcher Lösungen nicht komplizierter als der E-Mail-Verkehr.

Cloud-Speicher beflügeln die Digitalisierung

Ein wichtiger Faktor für viele Digitalisierungsmaßnahmen ist der Cloud-Speicher. Handwerksbetriebe können ihn zum Beispiel für die zentralisierte Ablage von Dokumenten nutzen. So sind Aufträge, Rechnungen und Vorratslisten nicht nur am PC im Betrieb, sondern auch für alle Mitarbeitenden von unterwegs aus abrufbar, zum Beispiel von einem Tablet. Manche Cloud-Provider bieten aber weit mehr als nur reinen Speicherplatz.

Gute Dienstleister vom Fach offerieren zum Beispiel auch Programme für PC und Handy, mit denen Nutzende ihre Dokumente direkt online bearbeiten und verwalten können – sogar gemeinsam zur gleichen Zeit. So können etwa mehrere Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig ihre Arbeits- und Projektdaten in eine zentrale Tabelle eintragen, die in der Cloud liegt. Manche Anbieter haben auch Apps in ihrem Leistungsportfolio, mit denen das Smartphone der Mitarbeitenden im Außendienst zum Dokumentenscanner wird. Auf diese Weise landen die handschriftlich vor Ort erstellte Rechnung, ein Foto der geleisteten Arbeit oder die unterschriebene Bestätigung des Kunden im Handumdrehen auf dem richtigen Ordner im zentralen Cloud-Speicher.

Papierloses Büro dient auch der Nachhaltigkeit

Nicht nur die Ablage, auch die Verwaltung der zentral gespeicherten Dokumente ist auf dem PC im Betrieb oder dem Notebook im Außendienst leicht: Gute Cloud-Provider stellen für ihren Online-Speicher passende Einbindungsmöglichkeiten zur Verfügung, so dass er wie ein gewöhnliches lokales Laufwerk auf dem Rechner erscheint. Der Vorteil: Gibt es Störungen im Rechner, beeinflusst das nicht die im Cloud-Laufwerk gespeicherten Daten. Ein papierloses Büro ist zudem nicht nur praktisch, sondern auch nachhaltig.

Der Schritt in die Cloud dient insbesondere aber der Sicherheit, wie das Beispiel des Malermeisters Straube in Lippstadt zeigt: Die Geschäftsführerin Ute Straube hatte sämtliche Daten und Dokumente wie Rechnungen, Quittungen sowie Bankauszüge auf einer externen Festplatte gespeichert. Es kam, wie es kommen musste: Das Laufwerk fiel aus. Das hätte nicht nur bei einer Buchprüfung echte Probleme verursachen können. Seitdem setzt die Firma Straube auf HiDrive als sicheren Cloud-Speicher: Zugriff auf die Unterlagen haben garantiert nur berechtigte Personen, da die Server in TÜV-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland stehen und auch Anbieter Strato seinen Firmensitz hierzulande hat – für das Speichern und Verarbeiten aller Daten gilt somit die strenge europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Auch vor Datenverlust braucht sich Malermeister Straube keine Gedanken mehr zu machen, denn automatische Sicherungen auf mehreren unterschiedlichen Servern sind ebenfalls Teil dieses Cloud-Angebots.

Websites steigern die Kundenbindung

Wichtigstes Instrument für die Kundengewinnung und -bindung bleibt die eigene Website. Sie dient als digitales Schaufenster, auf dem Handwerksbetriebe ihre Leistungen kommunizieren und ihre Referenzen präsentieren. Wer für die Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse ohnehin auf ein Cloud-Angebot zurückgreift, kann es gleich für die Ablage der Inhalte für die eigene Website an einem Ort mitnutzen. Wer im Netz noch nicht aktiv ist, dem bieten gute Webhoster wiederum mit einem Homepage-Baukasten ein Werkzeug, durch dessen intuitive Bedienung Handwerkerinnen und Handwerker herausragende Webseiten erschaffen. Mit wenigen Klicks können Handwerksbetriebe so ihren einzigartigen Auftritt im Netz zusammenklicken. Fehlen dafür komplett die Zeit und Muße, bieten gute Hoster ihren Kundinnen und Kunden alternativ auch einen Design-Service an, der in Absprache kostengünstig den Start-Auftritt entwirft und innerhalb kürzester Zeit umsetzt. Das Ganze ist in der Regel um einiges günstiger als sich selbst einen Dienstleister dafür zu suchen und kann im Anschluss ebenso bequem und kostengünstig durch einen Pflege-Service auf dem Laufenden gehalten werden.

Zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen mit Kundenkontakt hat sich überdies die Gesamterfahrung eines Kunden oder einer Kundin entwickelt - die sogenannte User Experience (UX): Diese reicht von beabsichtigt geschaffenen Eindrücken im Ladengeschäft über leitende oder kaufanimierende Beschilderung bis hin zur Erfahrung im Onlinebereich. Eine Website kann die UX entsprechend aufwerten – und damit die Kundenbindung massiv steigern: Sie eignet sich nämlich nicht nur für die Präsentation der eigenen Arbeit oder als Übersicht über die verfügbaren Leistungen und deren Preise. Sie kann auch zum interaktiven Kundenportal avancieren, auf dem die Besuchenden Feedback hinterlassen, sich informieren oder Termine buchen können. Auf diese Weise kann sie neben dem reinen Informationswert dazu dienen, das Personal aktiv zu entlasten, so dass die Auftragsakquise und -verwaltung leichter von der Hand gehen. Worauf also warten?

Christian Schneider ist Senior Vice President Product bei STRATO.

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Text: / handwerksblatt.de

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