Warum Handwerker ihren Betrieb digitalisieren sollten – und wie sie es schaffen

Das technische Fundament für mehr Digitalisierung legen: Software-as-a-Service

Zum Glück gibt es mittlerweile attraktive Alternativen dazu: Statt sich selbst mit der Implementierung und dem Betrieb einer Lösung zu beschäftigen, die das Büro und Kundenbindungsmaßnahmen digitalisieren, können Handwerksbetriebe Experten konsultieren. Sogenannte Software-as-a-Service-Anbieter ebnen den Weg etwa zum Cloud-Speicher und helfen mit Programmen zur Digitalisierung von Dokumenten und anderen Dienstleistungen, die im Geschäftsalltag viel Zeit sparen. Ein weiterer Vorteil solcher Angebote ist, dass die Handwerksbetriebe kostspielige Investitionen in eine eigene und ausfallsichere IT-Infrastruktur und deren Verwaltung einsparen: Sie zahlen eine im Vergleich günstige monatliche Miete, die sowohl Nutzung als auch den Unterhalt für Hard- wie Software umfasst. Bei wachsender oder abnehmender Nutzeranzahl, und das ist ebenfalls ein gewichtiger Punkt, passt sich etwa die Leistung von Cloud-Speichern an – und so verändern sich auch die monatlichen Kosten. Überdies ist die Bedienung solcher Lösungen nicht komplizierter als der E-Mail-Verkehr.

Cloud-Speicher beflügeln die Digitalisierung

Ein wichtiger Faktor für viele Digitalisierungsmaßnahmen ist der Cloud-Speicher. Handwerksbetriebe können ihn zum Beispiel für die zentralisierte Ablage von Dokumenten nutzen. So sind Aufträge, Rechnungen und Vorratslisten nicht nur am PC im Betrieb, sondern auch für alle Mitarbeitenden von unterwegs aus abrufbar, zum Beispiel von einem Tablet. Manche Cloud-Provider bieten aber weit mehr als nur reinen Speicherplatz.

Gute Dienstleister vom Fach offerieren zum Beispiel auch Programme für PC und Handy, mit denen Nutzende ihre Dokumente direkt online bearbeiten und verwalten können – sogar gemeinsam zur gleichen Zeit. So können etwa mehrere Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig ihre Arbeits- und Projektdaten in eine zentrale Tabelle eintragen, die in der Cloud liegt. Manche Anbieter haben auch Apps in ihrem Leistungsportfolio, mit denen das Smartphone der Mitarbeitenden im Außendienst zum Dokumentenscanner wird. Auf diese Weise landen die handschriftlich vor Ort erstellte Rechnung, ein Foto der geleisteten Arbeit oder die unterschriebene Bestätigung des Kunden im Handumdrehen auf dem richtigen Ordner im zentralen Cloud-Speicher.

Papierloses Büro dient auch der Nachhaltigkeit

Nicht nur die Ablage, auch die Verwaltung der zentral gespeicherten Dokumente ist auf dem PC im Betrieb oder dem Notebook im Außendienst leicht: Gute Cloud-Provider stellen für ihren Online-Speicher passende Einbindungsmöglichkeiten zur Verfügung, so dass er wie ein gewöhnliches lokales Laufwerk auf dem Rechner erscheint. Der Vorteil: Gibt es Störungen im Rechner, beeinflusst das nicht die im Cloud-Laufwerk gespeicherten Daten. Ein papierloses Büro ist zudem nicht nur praktisch, sondern auch nachhaltig.

Der Schritt in die Cloud dient insbesondere aber der Sicherheit, wie das Beispiel des Malermeisters Straube in Lippstadt zeigt: Die Geschäftsführerin Ute Straube hatte sämtliche Daten und Dokumente wie Rechnungen, Quittungen sowie Bankauszüge auf einer externen Festplatte gespeichert. Es kam, wie es kommen musste: Das Laufwerk fiel aus. Das hätte nicht nur bei einer Buchprüfung echte Probleme verursachen können. Seitdem setzt die Firma Straube auf HiDrive als sicheren Cloud-Speicher: Zugriff auf die Unterlagen haben garantiert nur berechtigte Personen, da die Server in TÜV-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland stehen und auch Anbieter Strato seinen Firmensitz hierzulande hat – für das Speichern und Verarbeiten aller Daten gilt somit die strenge europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Auch vor Datenverlust braucht sich Malermeister Straube keine Gedanken mehr zu machen, denn automatische Sicherungen auf mehreren unterschiedlichen Servern sind ebenfalls Teil dieses Cloud-Angebots.