Zubido stattet die Berichtsheft-App mit neuen Funktionen aus

Neues Ausbildungsjahr, neue Funktionen: Zubido entwickelt seine Berichtsheft-App ständig weiter. Die aktuelle Version soll Azubis, Ausbildern und Lehrkräften eine noch einfachere und effizientere Bedienung ermöglichen.

"Wir haben viele kleine Komfortfunktionen ergänzt, die sich die Betriebe gewünscht haben", sagt Markus Müller, Geschäftsführer von Zubido. Den Ausbildungsverantwortlichen sollen übersichtlichere Ansichten und eine Filterfunktion die Arbeit erleichtern. So seien etwa die Statuskarten der Auszubildenden um eine Detailansicht erweitert worden. Geändert hat sich auch, dass der Geschäftsführer eines Betriebs den vom Ausbildungsverantwortlichen bereits signierten Bericht zurückweisen kann.

Neue Features der App

Folgende vier Neuerungen aus dem aktuellen Update der Berichtsheft-App hebt Markus Müller besonders hervor.

Tage sind aufteilbar

An einem Tag der Ausbildung kann der Auszubildende an verschiedenen Lernorten wie dem Betrieb, der Berufsschule oder der überbetrieblichen Lehrlingsunterweisung sein. Dem trägt die erneuerte Tages-Status-Funktion nun Rechnung. "Man muss einem Tag mindestens einen Status zuweisen. Es können aber auch bis zu drei sein", sagt Markus Müller. Es können auch Zeiten eingetragen werden, an denen die Auszubildenden krankheits- oder urlaubsbedingt fehlen. Zudem können Tage, an denen die Azubis regelmäßig frei haben, individuell vorgemerkt, bei Bedarf aber auch überschrieben werden.

Zusatzberichte erstellen

Mithilfe eines Editors können Zusatzberichte in der Berichtsheft-App erstellt werden. Foto: © Zubido GmbH

Neben Fotos können die Berichte in der neuen Version des digitalen Ausbildungsnachweises von Zubido nun auch um weitere externe Dokumente wie etwa PDFs sowie Word- und Excel-Dateien ergänzt werden. Mit dem Update ist ein Editor hinzugekommen. Darüber lassen sich innerhalb der Berichtsheft-App alle Berichte wie mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen. "Man kann einen Titel vergeben, Texte schreiben, Fotos und Bildunterschrift einfügen sowie zusätzliche Dokumente wie Skizzen hochladen."

Auch umfangreichere Fachberichte, wie sie in vielen Ausbildungsberufen verlangt werden, könnten darin bequem erstellt, vom Ausbilder signiert und als PDF exportiert werden. "Das wird sehr gerne und vielfältig genutzt." Als ein "spannendes Feature" bezeichnet Markus Müller, dass die signierten Fachberichte auf dem Deckblatt des Ausbildungsnachweises aufgelistet werden. Dies würde den betrieblichen Ausbildern, vor allem aber den Mitgliedern der Prüfungskommission die Arbeit erleichtern.

Kommunikation mit Lehrkräften

Die Berufsschulen erhalten mehr Einblick. Auszubildende können sich über die Berichtsheft-App mit ihren Lehrkräften verbinden und ihnen ermöglichen, sich die Berichte anzuschauen und zu kommentieren. Der Eintrag ist auch für die Ausbildungsbetriebe sichtbar. "Dies dürfte ganz im Sinne der im Berufsbildungsgesetz geforderten Lernortkooperation sein", meint der Zubido-Geschäftsführer. In der aktuellen Version der App sei zwar eine DSGVO-konforme, direkte Kommunikation per Chatfunktion zwischen Azubi und Ausbilder sowie Azubi und Lehrkraft, nicht aber zwischen Betrieb und Berufsschule optional aktivierbar. 

Ganzheitlicher Ausbildungsnachweis

Optional kann der ganzheitliche Ausbildungsnachweis aktiviert werden. Foto: © Zubido GmbH

Wahlweise kann die Berichtsheft-App von Zubido in der aktuellen Version um den "ganzheitliche Ausbildungsnachweis" erweitert werden. "Dabei werden alle Tätigkeiten der entsprechenden Nummer des Ausbildungsrahmenlehrplans zugewiesen und die Qualität ihrer Ausführung auf einer Skala von eins bis fünf vom Auszubildenden und vom Ausbildungsverantwortlichen reflektiert", erläutert Markus Müller.

Das Konzept des ganzheitlichen Ausbildungsnachweises ist im Rahmen eines Modellversuchs des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) und der Industrie- und Handelskammer (IHK) Bodensee-Oberschwaben erprobt worden, um die Qualität der Ausbildung zu verbessern.

Nutzung der Berichtsheft-App

In der Digitalisierung der Ausbildung steckt für Markus Müller noch großes Potenzial. "Etwa drei Viertel des Marktes ist beim Berichtsheft immer noch analog unterwegs", hat er in den Gesprächen mit Verbänden und Berufsschulen erfahren. Für die Zurückhaltung macht der Geschäftsführer von Zubido drei Gründe aus.

• Zum einen gebe es eine gewisse Trägheit. Dabei werde nach der Devise "Wir haben das Berichtsheft schon immer handschriftlich geführt, also läuft es auch in Zukunft so weiter" verfahren.
• Zweitens sei auch Angst im Spiel. Dies beobachtet Müller vor allem bei kleineren Betrieben. "Sie befürchten, dass das Einrichten der Software und die Pflege der Daten mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist, aber dies können wir meistens bei einem persönlichen Demo-Termin entkräften."
• Als dritter Grund wird angeführt, dass die Azubis "alles aus dem Internet kopieren" könnten. Dazu fehlen nach seiner Einschätzung jedoch die passenden Vorlagen. "Im Zweifelsfall hat man es schneller selbst geschrieben als ChatGPT darum zu bitten."

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Positives Feedback

Die Statuskarten der Auszubildenden sind um eine Detailansicht erweitert worden. Foto: © Zubido GmbH

Sehr viele positive Rückmeldungen hat Markus Müller vor allem von Betrieben mit vielen Azubis erhalten. Dank eines farbigen Statusbalkens behalten sie den Überblick, wie weit die Führung des Berichtshefts vorangeschritten ist und wo es noch Handlungsbedarf gibt, weil Berichte fehlen oder weil sie vom Ausbilder noch nicht gelesen, kommentiert oder unterschrieben worden sind. "Beide Seiten sehen mit einem Klick, woran sie sind. Wer das digitale Berichtsheft verwendet, kehrt nicht mehr zum analogen Ordner aus Papier zurück", ist der Geschäftsführer von Zubido überzeugt.

Vorbildliche Verknüpfung

Die Nutzerzahl der Berichtsheft-App beziffert Zubido-Geschäftsführer Markus Müller mit "einigen Tausend". Sehr viele Auszubildende würden den digitalen Ausbildungsnachweis noch im Solo-Modus ohne Verknüpfung des Betriebs auf ihrem eigenen Smartphone oder Tablet führen. Dies sei im Sinne der Digitalisierung und der Lernortkooperation allerdings nicht der Idealfall. "Hier gehen die E-Handwerke mit gutem Beispiel voran. Sehr viele betriebliche Ausbilder, Auszubildende und Lehrkräfte der Berufsschulen sind in der Berichtsheft-App miteinander verknüpft und nutzen die Vorteile der Software voll aus."

Übersicht Berichtsheft-Apps In unserem Themen-Special "Digitale Medien in der Berufsausbildung" berichten wir auch auch über elektronische Ausbildungsnachweise. Eine Übersicht von Berichtsheft-Apps verschiedener Berufe ist etwa im Online-Artikel "Berichtheft-Apps für die Ausbildung im Handwerk" auf handwerksblatt.de zu finden.

Partner aus dem Handwerk

Aus dem Handwerk setzen fünf Verbände auf die Berichtsheft-App von Zubido. Dazu gehören der Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks, der Deutsche Fleischer-Verband, der Deutsche Konditorenbund, der Zentralverband der Deutschen Elektro- und Informationstechnischen Handwerke und der Bundesverband Parkett und Fußbodentechnik. Sie nutzen den digitalen Ausbildungsnachweis als sogenannte White-Label-Lösung.

Dabei stellt Zubido ihnen die Software zur Verfügung, die sie in ihrem Design gestalten und als eigenen Service mit ihren Inhalten vermarkten können. "Rechtssicher und DSGVO-konform", betont Markus Müller. Er sei mit einigen weiteren interessierten Verbänden aus dem Handwerk im Gespräch. "Wir sind offen für neue Kooperationen und freuen uns darauf, der dualen Berufsausbildung mit unserer Berichtsheft-App raus aus der Mottenkiste helfen zu können."

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