E-Rechnung: Das sollten Unternehmer jetzt wissen

Ab 27. November 2020 akzeptieren Bundesbehörden nur noch elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten. Auch die Länder und Kommunen stellen um.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung wird Pflicht: Tipps für Handwerksbetriebe

Bis 26. November können Handwerker und andere Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes oder Bundesbehörden zusammenarbeiten, ihre Rechnungen noch ganz klassisch auf Papier oder per Fax schicken.

Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung Pflicht. Das betrifft zum Beispiel Rechnungen an Arbeitsagenturen, Finanzämter, Polizei, Bundeswehr, Zollämter, Universitäten und andere Einrichtungen des Bundes. Ausgenommen sind nur Rechnungen bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro.

Die E-Rechnung muss in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung als E-Mail-Anhang reichen nicht aus und dürfen von den Behörden zurückgewiesen werden.

Herausforderung für kleinere und mittlere Unternehmen

Die Rechnungen an die Bundesbehörden können über das zentrale Rechnungsportal des Bundes (ZRE) in dem einheitlichen Format XRechnung erstellt, digital hochgeladen und gesendet werden.

Dafür muss sich der Rechnungsteller einmalig registrieren. Alternativ ist auch der Versand per E-Mail und auch mit anderen Standards wie etwa ZUGFeRD möglich.

Für nicht wenige, vor allem kleinere Unternehmen, ist diese Umstellung eine Herausforderung. Laut einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom erstellt noch ein Drittel der Unternehmen seine Rechnungen überwiegend oder ausschließlich in Papierform.   

Tipps für die E-Rechnung Der Digitalverband Bitkom hat zehn Merksätze für die E-Rechnung zusammengestellt. Die Tipps richten sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen.

Auch bei den Ländern und Kommunen spielt die E-Rechnung eine immer wichtigere Rolle, allerdings gibt es hier unterschiedliche Regelungen. Gemeinsam ist, dass die Länder seit April 2020 E-Rechnungsportale anbieten und elektronische Rechnungen annehmen müssen.

Es besteht noch keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Öffentlichen Auftraggebern in Rheinland-Pfalz und NRW steht es aber bereits frei, eine entsprechende Verpflichtung vertraglich zu vereinbaren. 

Die Einführung der E-Rechnung geht  auf eine EU-Richtlinie zurück. Dies soll den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken.   

30 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen die E-Rechnung

Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, sagt: "In Deutschland hat sich in den vergangenen zwei Jahren schon viel getan: Nutzten 2018 noch 19 Prozent der Unternehmen die E-Rechnung, sind es in diesem Jahr bereits 30 Prozent. Es ist wichtig, dass sich jetzt auch alle anderen Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen."