Kassendaten einfach und sicher archivieren

Das Thema "Registrierkasse" treibt alle bargeldintensiven Branchen um. Das neue "Datev Kassenarchiv online" richtet sich vor allem an kleine und mittlere Betriebe wie Bäcker, Fleischer oder Friseure.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

"Mit dem neuen 'Datev Kassenarchiv online' können Unternehmen aus den bargeldintensiven Branchen ihre Kassendaten revisionssicher im Datev-Rechenzentrum archivieren",  meldet der Nürnberg IT-Dienstleister.  

Anmeldung im Portal www.datev.de/kassenarchiv 

Hintergrund für das Angebot sei unter anderem das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen", das die Vorgaben für die Kassenführung in Unternehmen deutlich verschärft hat. Seit Anfang 2018 gibt es hierzu unter anderem die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden.

Im Fokus der Betriebsprüfer 

Das "Kassenarchiv online" richtet sich laut Datev vor allem an mittelständische Betriebe, wie beispielsweise Bäcker, Friseure, Gastwirte und selbstständige Einzelhändler, die beim Thema Bargeld im Fokus des Fiskus stehen.

"Sie erhalten mit der Lösung eine praktische und sichere Möglichkeit, die gesetzliche Pflicht zur Archivierung der Kassendaten einzuhalten und sich präventiv auf den Besuch des Prüfers vorzubereiten – gegebenenfalls gemeinsam mit dem Steuerberate", hieß es auf der Jahrespressekonferenz in Nürnberg.

So funktioniert es:

• Über das Kassenarchiv-Portal werden die Tagesendsummen und Einzelaufzeichnungen aus den Kassen  in die Datev-Cloud hochgeladen.
• Daneben lassen sich auch andere archivierungspflichtige Unterlagen, wie Verfahrensdokumentationen, Programmierprotokolle, Rabattaktionen oder Speisekartenhier ablegen.
• In der Datev-Cloud werden die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Archivierung erfüllt, das heißt die Daten werden GoBD-konform sicher und unveränderbar mindestens zehn Jahre zuverlässig archiviert.
• Im Fall einer Kassen-Nachschau oder einer Betriebsprüfung können die Daten über eine Exportfunktion wie vorgeschrieben unkompliziert dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden.

Daten automatisch weitergeben

Noch einfacher werde es für die Anwender, wenn sie die Kassendaten nicht manuell hochladen müssen, sondern der Kassenhersteller eine Schnittstelle zu "Datev Kassenarchiv online" ins Kassensystem implementiert und darüber die Archivierung zuverlässig automatisch angestoßen wird, wirbt der IT-Dienstleister für sein neues Angebot.

Würden auf diesem Weg strukturierte Daten an das Rechenzentrum geliefert, könnten diese zukünftig automatisiert nach "Datev Kassenbuch online" oder "Datev Unternehmen online" und in das von den Kanzleien genutzte "Datev Rechnungswesen" übernommen werden. 

Quelle: Datev eG