Kassennachschau: Was darf der Finanzbeamte?

Mehr und mehr nutzen die Finanzämter die Kassennachschau ohne Voranmeldung. Unternehmer sollten sich und ihre Mitarbeiter auf die Besuche vom Prüfer gut vorbereiten.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Dr. Michael Burg, Leiter der Abteilung Betriebsberatung bei der Handwerkskammer (HWK) Potsdam, kennt einige Fälle, wo Mitarbeiter der brandenburgischen Finanzämter spontan bei Handwerksbetrieben in der Tür standen: "Die betroffenen Handwerker sind in der Regel erzürnt, wenn eine Kassennachschau unangemeldet stattfindet. Vor allem dann, wenn sich die Finanzbeamten zunächst wie Kunden verhalten und auf diese Art die Lage sondieren. Oder aber, wenn der Chef oder die Mitarbeiter sich gerade in einem Beratungsgespräch mit einem Kunden befinden. Dann kann man derartige Kontrollgänge so ganz und gar nicht gebrauchen."

Fiskus will Umsatzbetrügern auf die Schliche kommen

Mit dieser neuen Kontrollmöglichkeit sollen die Finanzämter in die Lage versetzt werden, Umsatzsteuerbetrügern vor Ort auf die Schliche zu kommen. Eine durchaus verständliche Maßnahme, die jedoch auch einen Haken hat.

Denn die Basis für eine Entscheidung des Finanzamtes, bei einem Handwerksbetrieb unangekündigt zu erscheinen, ist Misstrauen. Dr. Michael Burg: "Auf diese Weise fühlen sich viele Betriebsinhaber überwacht und reagieren sehr verärgert."

Handwerk fordert: Kassennachschau sollte angemeldet werden

Betriebsberater Burg bringt die Forderungen der Handwerkskammern auf den Punkt: "Die Kassennachschau sollte künftig nicht mehr unangemeldet erfolgen. Und schon gar nicht, wenn Kundschaft im Laden ist. Insgesamt fordern wir einen klaren Leitfaden rund um die Kassennachschau, damit die Unsicherheiten ausgeräumt werden. Darin sollte auch geregelt sein, wie man mit den Betrieben umgeht, bei denen in der Ladenkasse nur kleine Beträge anfallen. Wir könnten uns vorstellen, dass hier Bagatellgrenzen eingeführt werden." 

Bislang haben die Finanzbehörden die praktischen Anregungen der Handwerkskammern nicht aufgegriffen. Auch aus diesem Grund sollten sich die Handwerksbetriebe mit ihren Mitarbeitern besonders gründlich auf eine mögliche Kassennachschau einstellen.

Folgende Regeln sollte man unbedingt beachten:

• Steht ein Finanzbeamter unangemeldet vor der Tür bzw. direkt im Geschäft, sollte er nicht einfach weggeschickt werden. Denn dann droht beim nächsten Besuch nicht nur eine Kassennachschau, sondern gleich eine vollständige Betriebsprüfung.
• Die Prüfer haben zwar ein Prüfrecht, aber keinen Durchsuchungsbefehl. Daher ist es ihnen nicht gestattet, Privaträume ohne Erlaubnis zu betreten.
•  Sie dürfen weder Schränke und Schubladen in Geschäftsräumen öffnen noch Unterlagen mitnehmen.
• Der Firmenchef muss bei einer Kassennachschau nicht zwingend dabei sein. Es reicht aus, wenn ein Mitarbeiter anwesend ist, der im betrieblichen Alltag Kunden abkassiert und somit auch die Kasse bedient. Dieser Mitarbeiter sollte jedoch umgehend den Inhaber und den Steuerberater informieren.
•  Es kann versucht werden, den Finanzbeamten um etwas Geduld bis zum Eintreffen des Chefs zu bitten. Dieser Bitte muss der Prüfer jedoch nicht folgen. 
• Da eine Kassennachschau durchaus auch zum Repertoire von Trickbetrügern gehört, sollte sich der Finanzbeamte vor Beginn der Kassennachschau ausweisen und seinen schriftlichen Prüfauftrag vorlegen.
• Die Kontaktdaten des Prüfers sollten notiert werden. Im Zweifelsfall sollte im zuständigen Finanzamt angerufen werden, um die Identität des Prüfers abzugleichen.

Bei der Kassennachschau hat der Finanzbeamte erhebliche Befugnisse. Er darf die Kasse per USB-Stick oder Schnittstelle auslesen, die Kassenberichte und die Kassenbuchführung des Vortags, die täglichen Kassenaufzeichnungen sowie kassenrelevante Unterlagen, wie etwa Gutscheindokumentationen und Reservierungen, einsehen.

Unter Aufsicht kann ein Kassensturz vorgenommen werden

Im Zusammenhang mit der Prüfung ist es außerdem gestattet, Unterlagen zu scannen oder zu fotografieren. Unter Aufsicht kann ein Kassensturz vorgenommen und bei offenkundigen Mängeln sogar ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Selbstverständlich haben Inhaber und Mitarbeiter weiterhin wichtige Rechte, wenn es zur Kassennachschau kommt.

Sie können nicht nur den Zutritt zu privaten Räumlichkeiten untersagen; sie dürfen den Prüfer bei seinem Tun auch beaufsichtigen und nachzählen, falls beim Kassensturz eine Differenz festgestellt wird.

Tipp: Betriebe sollten sich mit einem Notfallordner für eine Kassennachschau wappnen. Dieser sollte alle wichtigen Kontaktdaten des Inhabers und Steuerberaters, eine Checkliste mit den Rechten und Pflichten der Mitarbeiter sowie eine Übersicht über alle Unterlagen und Vorgänge enthalten, die der Prüfer kontrollieren darf.