Wichtige Änderung: Registrierkassen-Meldung ab 2025

Am 1. Januar 2025 startet die lange angekündigte Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Für Kassen, die schon in Betrieb sind, gibt es eine Übergangsregelung. Die Meldung erfolgt über "Mein Elster".

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Elektronische Kassensysteme sollten ursprünglich schon ab 2020 beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Die Meldepflicht wurde allerdings mehrfach verschoben, weil es kein Verfahren dafür gab - weder auf Papier noch digital. Laut Bundesfinanzministerium wird es in Kürze aber soweit sein. Das Mitteilungsverfahren über das Programm "Mein Elster" und die ERiC-Schnittstelle stehe ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung, heißt es aus dem Ministerium.

Was bedeutet das für die Händler, Handwerker und Gastronomen? 

✔ Sie müssen ihre Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme (zum Beispiel Waagen mit Kassenfunktion) und die dazugehörige TSE bei ihrem zuständigen Finanzamt melden. Also im Grunde alle Kassen, die mit Strom versorgt werden müssen.

✔ Eine Übermittlungsmöglichkeit wird ab 1. Januar 2025 über das Programm "Mein Elster" zur Verfügung gestellt.

✔ Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Das Ministerium hat also eine Übergangsfrist für Altfälle geschaffen.

✔ Alle Aufzeichnungssysteme, die Unternehmer und Selbstständige ab dem 1. Juli 2025 anschaffen, mieten oder leasen, müssen sie stets innerhalb eines Monats nach Anschaffung über "Mein Elster" melden.

✔ Auch alle Systeme, die nicht mehr im Einsatz sind (Außerbetriebnahme), müssen künftig innerhalb eines Monats gemeldet werden. Das gilt nicht nur, wenn man sich eine neue Kasse anschafft und die alte ausmustert, sondern auch, wenn die alte Kasse nicht mehr funktioniert oder gestohlen wurde. 

✔ Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden, müssen aber nur gemeldet werden, wenn die Meldung der Anschaffung dieses Systems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

✔ Bei jeder Mitteilung müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung übermittelt werden, so das BMF-Schreiben. Diese Mitteilungspflicht regelt Paragraf 146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO). 

✔ Bei Fragen und Problemen sollten man sich an seinen Steuerberater oder Kassenfachhändler wenden.

Checkliste: Folgende Angaben müssen übermittelt werden

1. Name des Steuerpflichtigen,
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen, 
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), 
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, 
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. 

Wegstreckenzähler und Taxameter

Die Meldepflicht betrifft auch Wegstreckenzähler und Taxameter. Ausgenommen sind Taxameter und Wegstreckenzähler, die ohne eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verwendet werden und für die die Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung (längstens bis 31. Dezember 2025) in Anspruch genommen wird. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern muss bei dem elektronischen Aufzeichnungssystem auch das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs mitgeteilt werden.

Quellen: Bundesfinanzministerium; Gesetze im Internet; ETL

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