Flottenmanagement-Software: Nach einem Jahr amortisiert

Flottenverwaltung ist mehr als nur die Abrechnung der laufenden Ausgaben. Richtig eingesetzt, wird sie zum Planungstool, das Verwaltungsaufwand minimiert und alles schriftlich dokumentiert.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Flottenmanagement: So organisieren Sie Ihren Fuhrpark!

Timo Schultz hat aufgelegt. "Das war ein typischer Anruf", kommentiert der Dachdeckermeister und Chef eines 30-Mann-Betriebs. "Der Kunde beschwert sich, wo mein Team bleibt – und ein Blick auf mein Flottenmanagement-System sagt mir, dass meine Mannschaft schon längst auf dem Hof steht." Handwerker kennen diese Anrufe – und nicht selten leiten sie einen Streit um die Rechnung ein, weil Kunden versuchen wollen, den Preis zu drücken.

Eine Methode ist, mit der Nichtanwesenheit der Meister, Gesellen und Lehrlinge zu argumentieren. Genau hier hilft eine Flottenmanagement-Software aus der Bedrouille. Sie kann An- und Abfahrtszeiten, aber auch Routen und Anwesenheitszeiten vor Ort dokumentieren  – und zwar schwarz auf weiß. Tatsache ist: Eine gute Software ist ein Verwaltungstool für die gesamte Fahrzeugflotte, sie erleichtert die Verwaltung, man kann damit die Mitarbeiter effizienter einsetzen und in der Buchhaltung und im Auftragswesen viele Schritte vereinfachen. Wer Aufwand und Ertrag gegenrechnet, stellt als Betriebsinhaber fest, dass sich die Kosten für so ein System ziemlich schnell amortisiert haben.

Dachdecker Timo Schultz testet Webfleet

Diese Argumente haben Timo Schultz aus dem rheinland-pfälzischen Imsbach überzeugt, sich auf Webfleet von TomTom Telematics einzulassen. Für das Deutsche Handwerksblatt (DHB) nimmt der Dachdecker mit sechs seiner insgesamt rund 20 Fahrzeuge umfassenden Flotte das System unter die Lupe. Die erste Hürde überwindet es problemlos: Innerhalb weniger Stunden sind die Fahrzeuge auf das System umgestellt und die Fahrer eingewiesen. Allerdings sei die Menüführung gewöhnungsbedürftig, sagt Schultz. Er schwört auf das System von Mercedes-Benz, das in der Tat gerade in Sachen Bedienbarkeit zu den besten gehört. 

Eine Hürde muss der Betriebsinhaber aber noch nehmen, um die ganzen Vorzüge der Software zu nutzen: die Anbindung an die Software seines Unternehmens. "Wir stellen gerade unsere veraltete Software um und haben uns noch nicht für eine IT entschieden", erklärt der Rheinland-Pfälzer. "Wir müssen sehen, wie wir unsere alten Daten ins neue System bekommen, und dann die richtigen Schnittstellen für Webfleet definieren." Dieser Schritt steht kurz bevor, dann kann die nächste Phase des DHB-Tests starten. Schultz nimmt dafür die einzelnen Komponenten ins Visier und prüft, wie handhabbar, wie belastbar die Daten sind – und wie sich die Performance auf seinen Handwerksbetrieb auswirkt.

Anschaffung nach einem Jahr amortisiert

Praxiserfahrungen haben schon andere Unternehmen gesammelt. Thomas Jüngst, Maler- und Lackierermeister aus dem niedersächsischen Burgwedel,spart mit dem Einsatz ordentlich Sprit. "Wir haben die Kraftstoffkosten um bis zu 20 Prozent gesenkt." Damit haben sich für ihn die Kosten für Webfleet nach nur einjährigem Einsatz amortisiert.

Die record Türautomation GmbH hat durch eine clevere Verknüpfung von Aufträgen die Kilometerleistung ihrer Flotte reduziert. "Weniger Kilometer, weniger Sprit, weniger Verschleiß", bringt Bruno Imhasly, Prokurist, den Erfolg auf eine kurze Formel. Und Reinhard Buchsdrücker, Fahrtrainer, Kraftverkehrsmeister und Projektleiter bei der Dekra Akademie, die die begleitenden Fahrertrainings von Webfleet organisiert, ist überzeugt, dass die Unternehmen bis zu mehreren 1000 Euro pro Jahr und Fahrzeug einsparen können. Die Einsparungen setzen sich aus niedrigeren Benzinkosten – die immerhin rund ein Viertel der Gesamtkosten eines Fahrzeugs ausmachen –, optimierten Fahrtrouten, geringerem Verschleiß und damit niedrigeren Wartungs- und Reparaturkosten zusammen.

Auch wenn die Kosteneinsparungen als Erstes in der Gewinn-und-Verlustrechnung oder der Bilanz am Ende des Jahres einschlagen, ist die Dokumentation, das Tracking und das Reporting, eines der wichtigsten Argumente für Handwerksunternehmer beim Einsatz einer Flottensoftware. Das ist das Ergebnis der Trendstudie "Flottenmanagement im Handwerk 2016", die das Deutsche Handwerksblatt im Frühjahr 2016 durchgeführt hat. Für fast neun von zehn Handwerkern ist die Erstellung von Fahrtzeitenbelegen der wichtigste Kaufgrund für eine Flottenmanagement-Software.

Alle Faktoren im Blick

Mehr als nur ein Navi: Die Flottensoftware kann, wenn sie richtig eingesetzt wird, dabei helfen, Kosten zu senken und Effizienz zu steigern. Foto: © ejkrouse/123RF.com

Flottensoftware ist mehr als Navigation und Dokumentation. Richtig eingesetzt, kann eine leistungsfähige Software die Kosten senken und die Effizienz des Fuhrparks steigern. Sie kann Routen planen, analysieren und dokumentieren, die Daten der Buchhaltung und dem Auftragswesen zur Verfügung stellen, bietet optimale Planungsgrundlagen für schnelle Aufträge und sichert die Kommunikation mit dem Fahrer: Flottenmanagementsoftware nimmt dem Betriebsinhaber viel Arbeit ab, erleichtert die Fuhrparkverwaltung und senkt nachhaltig die Kosten.

Was eine Flottenmanagement-Software alles leisten kann, erläutert Wolfgang Schmid, Sales Director DACH von TomTom Telematics.

Fahrzeugortung

Die Monteure sind alle unterwegs, plötzlich kommt ein Notfall-Auftrag rein. Die Software zeigt die Standorte aller Fahrzeuge in Echtzeit an und erleichtert die Entscheidung, wer am besten einspringen kann. Tipp: Ortungsfunktionen immer im Team besprechen, die Vorteile erläutern und so Vertrauen schaffen.

Tracking

Die Fahrzeugortung erlaubt es, stets den aktuellen Status von Lieferungen abzurufen und Kunden frühzeitig das Eintreffen von Waren oder Mitarbeitern anzukündigen.

Dokumentation

Reportings dokumentieren den exakten Streckenverlauf inklusive Zeiten – von der Abfahrt bis zum Erreichen des Ziels. Die Daten können in die Buchhaltung einfließen, inklusive Auftragsabwicklung, um dem Kunden Zeiten und Wege zu belegen.

Arbeitszeiterfassung

Die Dokumentation von Daten schließt auch den Fahrer mit ein und ermöglicht die exakte Erfassung von Arbeitszeiten für die Gehalts- und Lohnabrechnung, aber auch für die Spesenabrechnung.

Lenk- und Ruhezeiten

Es gibt nur wenige Regelungen, die komplizierter sind als Lenk- und Ruhezeiten sowie das Führen eines digitalen Tachografen. Auch wenn das Handwerk von Vorgaben und dem Tachografen zum Teil nicht betroffen ist: Wer an diese Vorgaben gebunden ist, kann die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben perSoftware erleichtern und belegen.

Routenplanung

 Mehr, als nur auf dem kürzesten Weg von A nach B zu gelangen: Eine Routenplanung berücksichtigt die aktuelle Verkehrslage, optimiert Routen und bringt das Team schneller und effizienter zum Kunden.

Spritsparen

Bausteine wie Optidrive 360 geben Fahrern aufgrund von Geodaten und Routenverlauf Tipps, wie sie spritsparender mit dem Gaspedal umgehen können. Ein optimierter Fahrstil reduziert den Spritverbrauch sowie den Schadstoffausstoß. Reportings und spezielle Fahrertrainings zeigen, wie sich Fahrer fahrtechnisch verbessern können.

Analysen

Reportings liefern sämtliche Daten rund um den Fuhrpark und zeigen im direkten Vergleich der Fahrzeuge Einspar- und Optimierungspotenziale auf. Sie erlauben auch komplexe Kostenanalysen, verbessern Serviceintervalle und sind durch Echtzeit-Daten Basis fundierter Entscheidungen.

Zuzahlungen mindern die Steuerlast

Muss der Arbeitnehmer bei seinem Dienstwagen aus eigener Tasche einen Teil der Kosten finanzieren, mindert das die Steuerlast. Zahlt er dabei sogar mehr als den geldwerten Vorteil, den er aus der Nutzung seines Dienstwagens erzielt, kann er den Fehlbetrag nicht auf seine Steuerzahlung anrechnen. Das hat der Bundesfinanzhof jetzt in zwei Urteilen (Az. VI R 2/15 und VI R 49/14) entschieden.

Üblich ist, dass ein Arbeitnehmer – sofern er nicht per Fahrtenbuch die realen Kosten nachweist – bei seinem dienstlich genutzten Fahrzeug ein Prozent des Listenpreises und zusätzlich pro Entfernungskilometer des einfachen Heimwegs weitere 0,03 Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil versteuern muss. Im vorliegenden Fall hatte sich ein Arbeitnehmer mit seinem Chef den Dienstwagen geteilt. Der Arbeitnehmer durfte ihn auch privat nutzen und trug sämtliche Kraftstoffkosten – rund 5.600 Euro im Jahr. Das minderte den geldwerten Vorteil von 6.300 Euro um 5.600 Euro.

Der Kläger wollte seine Spritkosten als Werbungskosten aus nicht selbstständiger Arbeit berücksichtigt wissen. Zu Recht, fand der Bundesfinanzhof und setzte den Vorteil auf nur noch 700 Euro fest. Muss der Kläger aber mehr aus eigener Tasche zahlen, als der geldwerte Vorteil wert ist, kann er die zusätzlichen Kosten nicht steuermindernd ansetzen. Denn im zweiten Fall hatte der Kläger reale Kosten von 6.000 Euro, denen ein geldwerter Vorteil von nur 4.500 Euro entgegenstand. Den Versuch, die 1.500 Euro steuermindernd geltend zu machen, schmetterte der Bundesfinanzhof ab.