Aufbewahrungsfristen: Was darf 2022 entsorgt werden?

In vielen Büros und Arbeitszimmern wird jetzt aufgeräumt. Dabei stellt sich die Frage, welche Unterlagen und Dateien man 2022 unwiderruflich löschen darf und welche man weiterhin archivieren muss. Eine Übersicht.

Geschäftsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, müssen immer über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs Jahren und zehn Jahren.

Checkliste: Diese Unterlagen können ab dem 1. Januar 2022 vernichtet werden

• Buchführungsunterlagen aus 2011 und aus früheren Jahren, Aufzeichnungen und Inventare, die bis zum 31.12.2011 aufgestellt worden sind,
• Registrierkassen: Insbesondere die Tagesendsummen und alle Einzelbewegungen (Einzelbons) von elektronischen Registrierkassen oder EC-Kassen müssen täglich aufgezeichnet und in maschinell auswertbarer Form für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) archiviert werden.  
• Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2011 oder früher erfolgt ist.
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2011 oder davor aufgestellt worden sind.
• Buchungsbelege aus dem Jahre 2011 oder früher.
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2015 oder früher empfangen oder abgesandt wurden.
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2015 oder davor. Dabei muss man die Fristen für die Steuerfestsetzungen beachten

Welche Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden?

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind 

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
• Man muss außerdem darauf achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können bei Bedarf vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Neu seit 2020 

Nach einem Systemwechsel der Steuersoftware oder einer Datenauslagerung müssen Unternehmen die alten Programme nicht mehr zehn Jahre aufbewahren, sondern nur noch fünf Jahre. Danach müssen sie die Steuerunterlagen lediglich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger speichern. Das regelt das dritte Bürokratieentlastungsgesetz der Bundesregierung.

Die Regelung gilt allerdings nur für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 begonnen hat.

Fristen gibt es auch für Lohn- und Gehaltsunterlagen

"Für Lohn- und Gehaltsunterlagen bestehen Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren", sagt Rechtsanwältin Anna Rehfeldt aus Berlin. Die Sechs-Jahres-Frist sei zum Beispiel für Lohnkonten, Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher maßgeblich.

"Sind die Lohnunterlagen hingegen auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung, dürfen diese erst nach zehn Jahren gelöscht werden." Betriebe sollten hierzu unbedingt mit dem Steuerbüro Rücksprache halten, rät die Expertin. "Schließlich bestehen auch Aufbewahrungsfristen bezüglich der Arbeitszeitdokumentation."  Mehr dazu lesen Sie hier

Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr 2021 betragen hat, müssen Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren.

Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinander folgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Handwerkerrechnungen müssen Privatleute zwei Jahre aufbewahren um nachzuweisen, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelt.

Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten sogar fünf Jahre lang archiviert werden. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen über Bauleistungen, Reparaturen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten und Reinigungsarbeiten.

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