Digitaler Helfer von ToolTime übernimmt den Telefondienst

ToolTime hat seine Software um einen KI-Telefonassistenten erweitert. Er nimmt Anrufe entgegen, erfasst die Anliegen der Kunden strukturiert und überträgt die Daten in die Software.

Der neue ToolTime-Assistant ist ein KI-basierter Telefonassistent und Teil des digitalen Betriebssystems der Software, erklärt das Unternehmen in einer Pressemitteilung. Er lasse sich direkt in den ToolTime-Einstellungen aktivieren, ohne dass eine zusätzliche Anwendung nötig sei.

Funktionsweise des ToolTime Assistant

Nutzer der ToolTime-Software können die Stimme der KI-Telefonassistenz auswählen und Fragen an die Anrufer eingeben Foto: © ToolTime

Vor dem ersten Einsatz legen Betriebe anhand von wenigen Klicks grundlegende Einstellungen fest: Sie richten zunächst eine Rufumleitung zum ToolTime Assistant ein, wodurch die bisherige Telefonnummer für Endkunden unverändert bleibt.

Außerdem wählen Betriebe eine Stimme für den Assistenten, hinterlegen Öffnungszeiten, eine Notfallnummer, ihr Gewerk und bis zu acht individuelle Fragen, an denen sich der Telefonassistent orientiert.

Telefonassistent erkennt akutes Problem

Ist der ToolTime-Assistant aktiv, übernimmt er eingehende Anrufe und erfasst Anliegen, Adresse und Dringlichkeit. Aus den erfassten Daten lassen sich mit wenigen Klicks neue Kundendatensätze anlegen oder Anrufe bestehenden Projekten zuordnen, so ToolTime.

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Zusätzlich gleiche der Assistant die Telefonnummer des Anrufers in Echtzeit mit der ToolTime-Kundendatenbank ab und ordne bereits bekannte Kunden automatisch der passenden Kundenakte zu. Äußere ein Anrufer ein akutes Problem, erkenne die KI dies anhand des Gesprächsinhalts und leite den Anruf direkt an die hinterlegte Notfallnummer weiter.

Vollständiges Transkript oder Zusammenfassung

Der ToolTime Assistant fasst den Anruf kompakt zusammen und priorisiert ihn. Foto: © ToolTime

Für jedes Gespräch lasse sich optional das vollständige Transkript einsehen. "Im Arbeitsalltag praktischer ist jedoch die kompakte Zusammenfassung, die die Software automatisch erstellt", erklärt das Softwarehaus aus Berlin. Betriebe sehen dabei auf einen Blick, welche Anfragen zu einem Auftrag führen können und priorisieren ihre Rückrufe entsprechend.

Kennzahlen wie Gesamtzahl der Anrufe, Anrufdauer, Notfälle und Neukunden seien zudem im zeitlichen Verlauf im Dashboard einsehbar – "so starten Betriebe den nächsten Tag mit einer vorsortierten Übersicht offener Anfragen statt mit einer vollen Mailbox".

KI im Handwerk Auf handwerksblatt.de finden Sie weitere aktuelle Anwendungsbeispiele für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Handwerk – etwa in unserer 16-teiligen Themen-Special "Künstliche Intelligenz im Handwerk – eine Assistenz namens KaI" oder beispielsweise in den Online-Artikeln "Angebote erstellen und nachkalkulieren mit KI" (Software "das programm"), "'Kiki' ist immer zu sprechen" (KI-Telefonassistenz von "Heykiki"), "Chatbot von handz.on unterstützt im Büro und auf der Baustelle" (Chatbot von "handz.on") oder "Alle Kommunikationskanäle in einem System bündeln" (KI-System vom Softwarehaus "plancraft").

Weitere KI-Anwendungen geplant

"KI im Handwerk bedeutet für uns die Befreiung von repetitiven Büroaufgaben", so Marcel Mansfeld, CEO von ToolTime. Der ToolTime-Assistant sei erst der Anfang. Das Unternehmen plant nach eigenen Angaben für dieses Jahr weitere KI-Anwendungen. 

Quelle: ToolTime

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