Wann ist Trinkgeld steuerfrei?

Egal ob das Trinkgeld bar, per Karte oder über einen QR-Code gegeben wird: Ein paar Euro extra für einen tollen Service sind eine feine Sache. Doch wenn es ums Geld geht, achtet das Finanzamt auf die Details. Darauf müssen Selbstständige und Arbeitnehmer achten.

Der Kuchen im Café war köstlich, der Service beim Friseur herzlich. Spätestens wenn es ans Bezahlen geht, stellt sich inzwischen nicht nur die Frage, wie viel Trinkgeld angemessen ist, sondern auch, wie man es am besten gibt. "Nach wie vor ist die gängigste und auch einfachste Vorgehensweise, das Trinkgeld – auch bei der Kartenzahlung – in bar an die jeweilige Friseurin oder den jeweiligen Friseur gezielt zu übergeben", sagt Bele Graniger, Pressesprecherin beim Zentralverband des Deutschen Friseurhandwerks. Häufig seien dazu ja passende Trinkgeldspardosen im Salon aufgestellt.

Doch es tut sich was: Mittlerweile könne man auch mittels bestimmter Apps oder individuell angefertigter QR-Codes pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter ein digitales Trinkgeld geben, berichtet Graniger. Die Kundin oder der Kunde muss dann nur den Code per Smartphone abscannen und kann den Betrag, den er oder sie geben möchte, auswählen. "Das wird vermutlich zukünftig immer weiter zunehmen und angeboten werden", ist sich Graninger sicher. 

Ein Thema für den Steuerberater

Moderne, digitale Kassensysteme wiederum haben integrierte Trinkgeld-Funktionen. In vielen Cafés und Restaurants, die solche Kassen im Einsatz haben, ist es zumindest für die Kunden kein Problem, die Rechnung aufzurunden. Für die Unternehmer selbst ist das Thema etwas komplizierter und es ist zu empfehlen, sich zusammen mit dem Steuerberater der ordnungsmäßigen Erfassung von Trinkgeldern anzunehmen. Soweit noch nicht vorhanden, ist es ratsam, zunächst eine Trinkgeld-Regelung für den Betrieb aufzusetzen. 

Tipps zum Trinkgeld Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat eine Broschüre zum Thema "Trinkgeld und Kassenführung" veröffentlicht. Der Verband rät allen betroffenen Betrieben dazu, das Trinkgeldhandling mit ihrem Kassenfachhändler zu besprechen, damit das elektronische Aufzeichnungssystem in der Kasse entsprechend programmiert wird, und zu einer Verfahrensdokumentation.

Bar oder mit Karte: Trinkgeld für Arbeitnehmer ist steuerfrei

Für Angestellte sind Trinkgelder steuerfrei. Dabei ist es egal, ob sie sie bar oder unbar erhalten haben. Wichtig ist aber,

• dass das Trinkgeld freiwillig gezahlt wird,
• dass es zusätzlich zum Rechnungsbetrag gegeben wird und
• dass es in Zusammenhang mit einer Dienstleistung gezahlt wird.

"Wenn ein Chef mit einem Schild um Trinkgeld für seine Mitarbeiter bittet, ist diese Freiwilligkeit des Trinkgeldes nicht mehr gegeben. Das Trinkgeld wäre dann nicht mehr steuerfrei", berichtet der Kassenhersteller "Orderbird".  

Es gibt auch Grenzen Trinkgeld ist für Arbeitnehmer steuerfrei. Aber es gibt Grenzen. Etwa dann, wenn es um 50.000 Euro oder sogar einen Millionenbetrag geht und auch sonst die Umstände nicht passen, so das Finanzgericht Köln. Lesen Sie mehr zu diesem spannenden Fall!

Kompliziert wird es, wenn zwischen Trinkgeldern und dem Geldbestand der Kasse physisch nicht sauber getrennt wird. Das ändert zwar nichts an der Steuerfreiheit des Trinkgelds für die Mitarbeiter, aber werden diese Trinkgelder (etwa aus dem Kellnerportemonnaie) am Ende des Arbeitstages in den Geldbestand der Kasse überführt, muss sowohl die Vereinnahmung als auch die Auszahlung über das elektronische Kassensystem aufgezeichnet und dokumentiert werden. Heißt: Alle Trinkgelder, die die Mitarbeitenden erhalten haben, müssen zur Sicherstellung der Kassensturzfähigkeit als separater Geschäftsfall in der Kasse erfasst werden, so der ZDH.

Foto: © Tyler Olson/123RF.com

Die Einnahme und spätere Auszahlung an den Arbeitnehmer muss mit der TSE abgesichert werden, sodass eine Nachverfolgung vom Finanzamt gewährleistet werden kann. Am Ende des Arbeitstages müssen die Mitarbeitenden die Entnahme des Trinkgeldes quittieren. Das gilt nur, wenn die Trinkgelder nicht vom restlichen Bargeld physisch getrennt aufbewahrt werden, wie beispielsweise in individuellen Trinkgeldspardosen. 

Wenn aber ein Sparschwein für das ganze Team inklusive der Chefin oder des Chefs auf dem Empfangstresen steht (Experten sprechen von einem "Trinkgeld-Pool"), sollte es eine klare und eindeutige Regelung im Betrieb geben, die alle Beteiligten unterschreiben, damit es keinen Streit über die gerechte Aufteilung gibt oder Missverständnisse mit dem Finanzamt. Ferner sollte eine zeitgerechte Zählung der erhaltenen Trinkgelder erfolgen.

Trinkgeld für die Arbeitgeber nicht steuerfrei

Bei Betriebsinhabern selbst – auch bei Soloselbstständigen – fallen Trinkgelder immer in die Umsatz- und Einkommensteuer. Wenn Unternehmer von Kunden oder Gästen also Trinkgelder erhalten und annehmen, müssen sie dies unbedingt in ihrer Buchführung erfassen. Nutzen sie ein Kassensystem, müssen sie das Trinkgeld dort eingeben und mit der TSE absichern.

Arbeiten sie mit einer offenen Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnungen, muss der Kassenbestand immer inklusive der Trinkgelder gezählt und im Kassenbericht dokumentiert werden.

Die Trinkgelder erhöhen bei Unternehmern und Selbstständigen die Betriebseinnahmen und werden als Entgelt in die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer mit einbezogen. 

Wichtig! Überlassen die Betriebsinhaber freiwillig ihr persönlich erhaltenes Trinkgeld den Beschäftigten, ändert das nichts an der Steuerpflicht. Außerdem führt das bei den Angestellten zum Zufluss von steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Beliebtes Thema bei der Betriebsprüfung

Wie der ZDH berichtet, ist die ordnungsgemäße Behandlung von erhaltenen Trinkgeldern ein regelmäßiges Prüfungsfeld bei Betriebsprüfungen und Kassennachschauen. Gerade die vom Arbeitgeber oder Betriebsinhaber angenommenen Trinkgelder würden nach den Prüfungserfahrungen der Finanzverwaltung häufig weder aufgezeichnet noch versteuert.

"In der Folge kommt es zu Schätzungen oder im ungünstigsten Fall zur Einleitung von Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren", heißt es da. Um Ärger zu vermeiden, rät der ZDH den Betrieben, sich zusammen mit dem Steuerberater dem Thema der zutreffenden und steuerlich ordnungsmäßig dokumentierten Behandlung von Trinkgeldern anzunehmen. 

Dokumentation der Trinkgeldpraxis

Die gelebte Trinkgeldpraxis im Betrieb sollte für das Finanzamt transparent und nachvollziehbar sein. Deshalb empfiehlt der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), die einzelnen Schritte des Trinkgeldhandlings in die Verfahrensdokumentation aufzunehmen. Die Unterlagen sollten zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine Praxishilfe des ZDH enthält hierzu ein Muster und zahlreiche Textbausteine.

Der ZDH rät auch dazu, die Trinkgeldpraxis im Betrieb den Mitarbeitenden zur Kenntnis zu geben, um fehlerhafte Erfassungen der Trinkgelder zu vermeiden. Außerdem sollte man sich den Erhalt der Trinkgeld-Anweisung unterzeichnen lassen. Zusätzlich oder alternativ dazu könnte es auch eine arbeitsrechtliche Regelung geben. Hierzu sollten die Unternehmen ihren Steuerberater ansprechen.

Eine gute Nachricht gibt es zum Schluss: Trotz der aktuellen Krisen spüren Dienstleister wie beispielsweise Friseure noch keinen Rückgang beim Trinkgeld. "Die Kunden und Kundinnen, die weiterhin Friseurdienstleistungen in Anspruch nehmen, geben auch gerne ein Trinkgeld", sagt Verbandssprecherin Bele Graniger.   

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