Umsatzsteuervoranmeldung: Was Handwerker beachten sollten

Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich oft auch als Mehrwertsteuer bezeichnet und sollte jedem aus dem Alltag bekannt sein.

Für selbstständige Handwerker stellt die Umsatzsteuer eine der wichtigsten Steuerarten dar und muss zwingend auf der Rechnung ausgewiesen werden – sofern keine Umkehr der Steuerlast vorliegt oder die Kleinunternehmerregelung greift. Wer jedoch Umsatzsteuer ausweist, der ist auch zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. In welchen Abständen diese erfolgen muss, hängt von der Zahllast ab.

Umsatzsteuerpflicht im Handwerk

Ganz egal, ob Fensterbauer oder Fliesenleger: Umsätze, die Handwerker mit ihren Leistungen erwirtschaften sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Im Arbeitsalltag spielt dieser Umstand immer dann eine Rolle, wenn nach getaner Arbeit die Rechnung an den Kunden gestellt wird. Auf der Rechnung muss die besagte Steuer konkret ausgewiesen sein. Der Handwerksbetrieb darf die Umsatzsteuer anschließend aber nicht behalten, sondern gibt sie an das Finanzamt weiter. Für den selbstständigen Handwerker bedeutet dies jedoch auch, dass er selbst ebenfalls Umsatzsteuer zahlen muss, wenn andere Unternehmer Leistungen oder Lieferungen für den Betrieb in Rechnung stellen. Dieser Umstand wirkt sich direkt auf die Zahllast an das Finanzamt aus, weil er die bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen darf. 

Wer im Vorjahr unter einer gewissen Umsatzgrenze geblieben ist, der profitiert von der sogenannten Vorsteuerpauschalierung. Dem Handwerker steht es damit frei, die Vorsteuern pauschal anhand der aktuellen Jahresumsätze zu schätzen. Der zugestandene Prozentsatz hängt jedoch von der Branche ab. Besonders Handwerker, die ihre selbstständige Tätigkeit nebenberuflich ausüben, können auf diesem Weg ganz gezielt Steuern sparen.

Ohne Authentifizierung läuft nichts 

Für die korrekte Umsatzsteuervoranmeldung muss man sich im Vorfeld für das entsprechende Online-Zertifikat registrieren. Diese Vorgehensweise ist alternativlos, da die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch in digitaler Form über das Steuerportal "Elster" möglich ist. Der eigentliche Registriervorgang ist zwar in wenigen Minuten erledigt, doch erfolgt anschließend noch die postalische Zustellung des Authentifizierungs-Codes. Dies kann unter Umständen bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen.

Folgende Schritte sind für den Abschluss der Anmeldung erforderlich:

• Registrierung bei Elster-Online (Steuer-ID und Steuernummer werden benötigt).
• Bestätigung der Anmeldung über einen E-Mail-Link.
• Authentifizierung mit dem postalisch zugesandten Code.

Wann die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird

Sobald die Anmeldung und Authentifizierung erfolgt sind, kann es direkt losgehen. Zu welchem Zeitpunkt die Voranmeldung der Umsatzsteuer erfolgen muss, ist von der Zahllast abhängig. Bei niedrigen Summen zwischen 1.000 und 7.500 Euro genügt der vierteljährliche Turnus. Sind es jedoch mehr als 7.500 Euro, dann wird die Voranmeldung monatlich fällig. Gleiches gilt auch für neue Betriebe, die noch keine Zahlen aus dem Vorjahr vorzuweisen haben.

Wichtig ist dabei immer, dass es feste Fristen gibt. Allerspätestens am 10. des Folgemonats muss die Voranmeldung eingereicht werden. Verpasst man diese Deadline, ist die Abgabe weiterhin möglich, doch das Finanzamt kann Versäumniszuschläge erheben.

Umkehr der Steuerschuldnerschaft als Sonderfall

Trotz grundsätzlicher Umsatzsteuerpflicht kann es Situationen und Konstellationen geben, in denen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen wird und es trotzdem zu einer Erstattung kommt. Genauer gesagt ist dies der Fall, wenn eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG greift.

In solchen Fällen führt nämlich der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt ab. Beispiele sind Bauleistungen oder Leistungen im Bereich der Gebäudereinigung. Diese Vorgehensweise ist auch als "Reverse-Charge-Verfahren" bekannt und kommt zudem häufig im Rahmen von grenzüberschreitenden B2B-Geschäften innerhalb der EU vor.

Befreiung durch KleinunternehmerregelungHintergrund Wer besonders geringe Umsätze zu verzeichnen hat, kann sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Voraussetzung für die Nutzung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist die Einhaltung bestimmter Umsatzgrenzen. Wer im vorherigen Geschäftsjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Geschäftsjahr weniger als 50.000 Euro erwirtschaftet, der kann von der Regelung Gebrauch machen. Ein Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer ausweisen und kann dementsprechend auch keine Vorsteuer abziehen.