Handwerksblatt Logo

Anzeige

DSGVO: Abmahnung muss raus aus der Personalakte

Der Arbeitgeber muss unzulässige oder überholte Abmahnungen aus der Personalakte entfernen. Der Mitarbeiter kann das nach den neuen Datenschutzregeln verlangen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Das neue Datenschutzrecht
Bei einer Abmahnung handelt es sich um personenbezogene Daten, die der Arbeitgeber auf Verlangen löschen muss, wenn der Mitarbeiter ausgeschieden ist. Foto: © auremar/123RF.com
Bei einer Abmahnung handelt es sich um personenbezogene Daten, die der Arbeitgeber auf Verlangen löschen muss, wenn der Mitarbeiter ausgeschieden ist.

Arbeitnehmer können sich auf den datenschutzrechtlichen Anspruch auf Datenlöschung nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berufen, um eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen. Das gilt selbst dann, wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist und die Akte nur in Papierform vorliegt. Das sagt das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt. Erstmals wendete ein Gericht hier den datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach Art. 17 der DSGVO an.

Der Fall

Der Marktleiter eines Supermarktes kündigte, nachdem es arbeitsrechtliche Streitigkeiten zwischen ihm und seinem Chef gegeben und dieser ihm eine Abmahnung erteilt hatte. Die Abmahnung wurde in der – nur in Papierform geführten – Personalakte aufbewahrt.

Nach seiner Kündigung verlangte der Ex-Mitarbeiter, seine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen, da diese unzulässig ergangen sei. Der Arbeitgeber weigerte sich, weil er der Ansicht war, dass diese rechtmäßig erteilt worden sei.

Das Urteil

Die Richter stellten sich auf die Seite des Arbeitnehmers. Das Unternehmen muss die Abmahnung aus der Personalakte löschen. Das Gericht leitet den Anspruch direkt aus der DSGVO her. Bei einer Abmahnung handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Angaben in der Abmahnung sind personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 4 DSGVO: "alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen". Die Tatsache, dass die Daten – also die ganze Personalakte und auch die Abmahnung – in Papierform vorliegen und nicht in digitaler Form, hält das Gericht nicht für erheblich.

Denn auch in Papierform geführte Personalakten enthalten Daten, die "strukturiert gespeichert und nach bestimmten Kriterien zugänglich gemacht werden". Nach Art. 17 DSGVO muss der Arbeitgeber die erhobenen Daten – also die Abmahnung – löschen, wenn der Zweck der Erhebung entfallen ist. Die Richter erklärten, dass mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der ursprüngliche Zweck der Abmahnung, nämlich die Warnfunktion mit der Folge einer möglichen Kündigung, in jedem Fall entfallen ist. Es bestehe für den Arbeitgeber kein Grund mehr, die Abmahnung in der Personalakte zu behalten.

Löschen heißt Entfernen

Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Löschung seiner Daten. "Löschen" bedeutet in diesem Fall, dass der Arbeitgeber die Abmahnung physisch aus der Personalakte entfernen muss. Das Recht auf Löschung wird auch nicht durch das Bundesdatenschutzgesetz eingeschränkt, meint das Gericht. Das Entfernen der Abmahnung sei mit keinerlei Aufwand für den Arbeitgeber verbunden.

Praxistipp: Bislang hatten Mitarbeiter nur Anspruch auf Entfernen der Abmahnung im bestehenden Arbeitsverhältnis. Nach dessen Beendigung entfalle meist das Rechtsschutzbedürfnis, da die Abmahnung ja nicht mehr schaden könne, sagte die Rechtsprechung. Der datenschutzrechtliche Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO hat die Rechtslage geändert. Danach muss der Arbeitgeber jegliche Daten löschen, sobald der Zweck der Datenerhebung entfallen ist. 

Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt, Urteil vom 23. November 2018, Az. 5 Sa 7/17

Der Chef muss seinen Mitarbeitern Auskunft geben, welche Daten er über sie gesammelt hat – sogar in Form einer Datenkopie. Dies garantiert die Datenschutz-Grundverordnung. Hier mehr lesen!
Text: Anne Kieserling
Was Sie sonst noch interessieren könnte
Foto: © qwasyx/123RF.com
Service & Infos > Themen-Specials 
Handwerk 4.0: Das gilt jetzt im Internet
Die neue Datenschutzgrundverordnung hat in den ­letzten Wochen hohe Wellen geschlagen. Doch es gibt noch viele weitere Gesetze, die Handwerksbetriebe beachten müssen.
Foto: © Natalia Lukiyanova/123RF.com
Service & Infos > Themen-Specials 
Fragen und Antworten zur DSGVO
Mit dem 25. Mai 2018 und der Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung sind für Handwerksbetriebe viele Fragen aufgekommen. Der ZDH hat die wichtigsten gestellt und beantwortet.
Foto: © ginasanders/123RF.com
Service & Infos > Themen-Specials 
FDP-Erklärung zur DSGVO
Verwarnung vor Bestrafung: Akzeptanz für besseren Datenschutz bei KMU braucht Verhältnismäßigkeit und duldet keine Abmahnwellen. Das sagt MdB Manfred Todtenhausen (FDP) zur DSGVO.
Foto: © aurielaki/123RF.com
Service & Infos > Themen-Specials 
Regierung will die neuen Datenschutzregeln lockern
Bundeskanzlerin Angela Merkel hat angedeutet, möglicherweise Änderungen am neuen Datenschutzrecht vorzunehmen, um Betriebe zu entlasten.
Foto: © kuzma/123RF.com
Service & Infos > Themen-Specials 
Datenschutz: Was Betriebe jetzt tun sollten
Die Zeit wird knapp: Das neue Datenschutzrecht gilt bald. Viele Betriebe haben noch Fragen dazu. Der ZDH hat aktuell neue, praxisgerechte Mustervorlagen für Handwerker herausgegeben.
Foto: © EU-Kommission, Europäische Union
Service & Infos > Themen-Specials 
EU-Kommissarin gibt Entwarnung für Handwerker
Vera Jourova, EU-Kommissarin für Justiz, beruhigt im Interview mit dem DHB alle Handwerker, die sich vor der Umsetzung des neuen Datenschutzrechts scheuen. Für kleine Betriebe sei gar nicht so viel zu tun.

Leserkommentare

nach oben