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Handwerk 4.0: Digitale Rechnungen - Strategie und Struktur

Foto: © nonwarit /123RF.com Fakturieren: digital und sicher

Wenn die Strategie und ­Struktur zur ­Verarbeitung von elektronischen ­Rechnungen erst einmal festgelegt sind, profitieren ­Betriebe im ­Arbeitsalltag von vielen Vorteilen.

Vor dem Zusammenstellen der ersten eigenen papierlosen Rechnung stehen einige organisatorische Vorbereitungen: So kann für den Empfang und Versand von digitalen Rechnungen die Nutzung einer eigenen Mail-Adresse hilfreich sein, zum Beispiel: rechnungen@meinbetrieb.de. Der Vorteil: Alle Nachrichten, die Rechnungen enthalten oder sich darauf beziehen, können direkt identifiziert werden. Wenn im E-Mail-Postfach zusätzlich eigene Verzeichnisse für ein- und ausgehende Rechnungen angelegt werden, sind diese außerdem jederzeit schnell durchsuchbar. Bei Bedarf ist auch eine weitere Unterteilung der jeweiligen Ordner möglich, zum Beispiel nach Jahr, Kunde oder Geschäftspartner. Damit eingehende Rechnungen nicht unbemerkt im Spam-Filter verschwinden, sollte dieser regelmäßig durchgesehen werden.

Links

- Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das Steuervereinfachungs­gesetz 2011: bit.ly/2Q0Vyjb

-  FeRD: Die elektronische Rechnung – ein Praxisleitfaden für ­Unternehmen: bit.ly/2Rm6I2o

Ausgehende Rechnungen

Wenn Betriebe selbst papierlose Rechnungen versenden wollen, ist die Vorgehensweise zunächst identisch wie bei Papierrechnungen. Im ersten Schritt erfolgt die Erstellung der Rechnung, zum Beispiel manuell per Textverarbeitungsprogramm oder per Rechnungssoftware – natürlich mit allen formal und rechtlich vorgeschriebenen Informationen. Abschließend wird diese jedoch nicht ausgedruckt, sondern in einem Format gespeichert, das sich nachträglich nicht bearbeiten lässt. Besonders bewährt hat sich das PDF-Format, da dieses mit wenig Aufwand speicher- und lesbar ist. Abschließend wird die PDF-Datei per Mail an den Geschäftspartner oder Kunden versendet. Um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten, sollte vorab eine Absprache erfolgen, an welche Mail-Adresse die Rechnung gewünscht ist. Zur abschließenden Archivierung empfiehlt es sich, getrennte Verzeichnisse für versendete und bereits bezahlte Rechnungen zu erstellen – am besten jeweils unterteilt nach Jahreszahlen und/oder Kunde.

Eingehende Rechnungen

Wenn ein Betrieb entschieden hat, dass eingehende Rechnungen künftig auch in elektronischer Form akzeptiert werden, ist das folgende Vorgehen empfehlenswert: Direkt nach Eingang einer Rechnung sollte geprüft werden, ob diese alle formalen Kriterien erfüllt – vor allem die des Steuerrechts. Ist alles korrekt, kann sie zur Weiterbearbeitung in einen anderen Ordner verschoben werden, zum Beispiel "Geprüft". So sind ungeprüfte und geprüfte Rechnungen jederzeit sauber voneinander getrennt. Die inhaltliche Prüfung (Echtheit der Herkunft, erbrachte Leistungen, Absender und Rechnungsaussteller) kann gleichzeitig oder in einem nachfolgenden Schritt erfolgen. Ist eine Rechnung fehlerhaft, sollte dies dem Absender umgehend mitgeteilt werden – mit der Bitte um eine Korrektur. Denn fehlerhafte Fakturen dürfen ausschließlich vom Fakturisten bearbeitet werden. Änderungen durch andere Personen werden strafrechtlich als Urkundenfälschung behandelt. Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten beanstandete Rechnungen in einem eigenen Ordner gespeichert werden, zum Beispiel "Neu angefordert".

Verbuchen und archivieren

Beim Verbuchen von digitalen und Papierrechnungen gibt es keine Unterschiede, solange die vom Bundesfinanzministerium formulierten "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) eingehalten werden. Allerdings kann es hilfreich sein, für beide Rechnungsarten getrennte Konten anzulegen, um schnellere Auswertungen zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, alle positiv geprüften Rechnungen zeitnah an die eigene Buchhaltung oder den Steuerberater weiterzuleiten. Um intern den Überblick zu behalten, sollten beglichene Fakturen in einen eigenen Ordner verschoben werden, zum Beispiel mit dem Namen "Bezahlt".

Die finale Archivierung sollte immer nach einem nachvollziehbar strukturierten Schema erfolgen, zum Beispiel nach Datum und Rechnungsnummer. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Um Datenverlust zu vermeiden, sollte ein Backup-System zum Einsatz kommen, das täglich Kopien aller Rechnungen anfertigt und sicher speichert.

Foto: © Thomas Busch Foto: © Thomas Busch

Text: Thomas Busch
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