Öffentliche Aufträge: E-Rechnung wird Pflicht in Rheinland-Pfalz

Unternehmen, die für die öffentliche Hand in Rheinland-Pfalz arbeiten, müssen ab April 2025 zwingend E-Rechnungen im Format XRechnung stellen. Das Land hat dafür eine zentrale Plattform: das E-Rechnungsportal ZRE.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung wird Pflicht: Tipps für Handwerksbetriebe

Handwerksbetriebe und andere Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, dürfen ihre Rechnungen in vielen Bundesländern schon seit einiger Zeit nur noch als E-Rechnung im Format XRechnung einreichen. Für Rheinland-Pfalz gilt das ab dem 1. April 2025. Das sieht die neue E-Rechnungs-Verordnung (E-RechVORP) des Landes vor, die am 10. Januar 2024 verkündet wurde. Seit April 2020 war es den Unternehmen überlassen, ob sie die Rechnung auf klassischem Weg einreichen oder als E-Rechnung. Diese Übergangsfrist endet im März 2025. 

Die Unternehmen müssen sich hierzu zunächst auf dem E-Rechnungsportal ZRE des Landes (mit eigener Umsatzsteuer-ID) registrieren. Danach können Sie die E-Rechnungen an Rechnungsempfänger in Rheinland-Pfalz und dem Saarland in der aktuell gültigen Fassung der XRechnung  auf dem Portal hochladen. Alternativ können sie die Rechnung von der im Profil hinterlegten ZRE-E-Mail-Adresse an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de schicken. Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind auch möglich. Reine PDF-Dateien werden nicht akzeptiert, da es sich hierbei nicht um eine E-Rechnung handelt.

Der Zentrale elektronische Rechnungseingang (ZRE) Mit dem Zentralen elektronischen Rechnungseingang (ZRE) des Landes gibt es für Unternehmen einen kostenfreien Zugang für die elektronische Rechnungsstellung an Behörden und Einrichtungen des Landes Rheinland-Pfalz sowie der Kommunen. 

Ablauf bei Rechnungsstellung über den ZRE

• Über den ZRE werden E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle (E-Mail, Upload, manuelle Erfassung via Webformular) entgegengenommen
• Die E-Rechnungen werden formal geprüft (u. a. Virenprüfung, Einhaltung der Dateigrößen, Anzahl und Typ der Anlagen, Prüfung der Leitweg-ID sowie Vorhanden aller Pflichtangaben)
• Danach werden die E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID übermittelt
• Der Rechnungsteller erhält eine Benachrichtigung

Was macht der ZRE nicht?

• Der Zentrale E-Rechnungseingang RLP prüft die Rechnung nicht auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
• Das System setzt keinen automatischen Zahlungsprozess in Gang
• Das System prüft nicht, ob eine Rechnung einmal oder mehrfach eingereicht wurde

"Die Bearbeitungszeiten durch die Verwaltung wird verkürzt"

"Ziel der neuen Regelungen ist es, das elektronische Rechnungsaufkommen zu erhöhen und dadurch Einsparpotenziale auf Seiten der Verwaltung zu nutzen. Von digitalen Abrechnungen profitieren insbesondere auch die Unternehmen, die öffentliche Aufträge des Landes erhalten", sagt Fedor Ruhose, Digitalisierungsstaatssekretär des Landes Rheinland-Pfalz. Durch den digitalen Prozess würden nicht nur Sachkosten für Porto, Papier und Druck eingespart, sondern auch die Bearbeitungszeiten durch die Verwaltung verkürzt.

Alle öffentlichen Auftraggeber in Rheinland-Pfalz sind übrigens bereits seit Juni 2020 zur Entgegennahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, sofern diese einem bestimmten Standard entsprechen.

Unterschied zwischen E-Rechnung und pdf Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte - anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei (etwa einer pdf) - in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz (Standard XRechnung) dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können. Quelle: MASTD

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Quellen: Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung des Landes Rheinland-Pfalz; DHB

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