Perspektivwechsel – mit KaI auf der grünen Wiese

Dies ist der elfte Beitrag unserer KI-Reihe. Bisher haben wir uns mit den Kompetenzen von KaI, unserer Assistenz mit künstlicher Intelligenz, beschäftigt. Nun gehen wir die ersten Schritte, um KI in einem Handwerksbetrieb einzuführen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Künstliche Intelligenz im Handwerk – eine Assistenz namens KaI

Heute möchte ich Sie mit auf eine Reise nehmen. Stellen Sie sich doch bitte vor: Der Betrieb, den Sie leiten möchten, muss erst gegründet werden. Sie stehen sozusagen auf der "grünen Wiese" und möchten einen innovativen Betrieb aufbauen, erfolgreich führen, dabei ein erfülltes und gesundes Leben bis ins hohe Alter führen und keine Probleme bei der Nachwuchsgewinnung sowie nur glückliche Mitarbeitende haben. Wie müsste dieser Betrieb aussehen? Wie würden Sie Ihre Aufgabenpakete am besten erledigen? Was würden Sie sich – als Mitarbeitender – wünschen?

Die häufigsten Hindernisse bei Veränderungen beziehungsweise bei der Digitalisierung sind die vorhandenen Strukturen, also das Personal und/oder die vorhandene Infrastruktur. Deshalb ist es wichtig, mal aus einer anderen Perspektive zu schauen – ungeachtet all der Gegebenheiten – sich also auf die grüne Wiese zu begeben und mal ganz neu zu denken. Stellen Sie sich die Frage: Wenn Sie heute ganz neu beginnen würden, würden Sie Ihre Projekte so abwickeln wie bisher?

Vermutlich lautet Ihre Antwort "Nein", denn Sie wissen: Für Betriebe, die langfristig überleben wollen, ist die Digitalisierung und Automatisierung entscheidend. Wer statt eines Papierformulars nun ein Online-Formular verwendet, hat faktisch digitalisiert; aber im Wettbewerb gegen den Betrieb verloren, der keine Formulare mehr einsetzt. Wer schon einmal ein modernes Legitimationsverfahren bei einer Bank erlebt hat – ein paar Daten eingeben, einen kurzen Videoanruf starten, Gesicht und Ausweis vor die Kamera halten, und fünf Minuten später ist das Konto eröffnet und die Kreditkarte unterwegs –, der wird kaum begeistert sein, wenn seine Bank stolz verkündet, dass sie keine Papierformulare mehr nutzt, sondern Sie jetzt auf dem Tablet unterschreiben können.

Und da sind wir schon beim ersten Grund für dieses "Nein": Unser Kundenverhalten hat sich durch digitale Einflüsse massiv verändert. Wir erwarten, auch von einem Handwerksbetrieb, eine 24/7-Erreichbarkeit, Transparenz in der Umsetzung sowie effiziente und solide Arbeitsweisen. Nicht nur KaI kann hier helfen, diesen gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden und eine moderne, kundenorientierte Leistungserbringung anzubieten.

KI-Serie und Anwendungsbeispiele Alle Teile der KI-Serie finden Sie in unserem Themen-Special "Künstliche Intelligenz im Handwerk – eine Assistenz namens KaI". Darüber hinaus gibt es auf handwerksblatt.de weitere Beiträge über KI, beispielsweise die Online-Artikel "Eine mächtig schlaue Art zu kommunizieren" über die Voicemail-App mit KI-Chatbot des Start-ups "meiti", "KI – so profitieren Handwerker im Betriebsalltag" oder "ChatGPT: Mit KI Zeit und Geld sparen" aus dem Themen-Special "Digitales Handwerk". 

Erleichterung bei Personalmangel

Der zweite Grund liegt im Arbeitskräftemangel: KaI kann durch Automatisierung von Routineaufgaben und Optimierung von Arbeitsprozessen helfen, den Personalmangel zu kompensieren, während das vorhandene Personal, sich anderen – wichtigeren – Aufgaben widmen kann.

Ein weiterer Grund liegt in der steigenden Menge an Informationen, die es zu bewältigen gilt. Denn die Kommunikationsflut und dann auch noch auf den vielen unterschiedlichen Kanälen, stellt so manchen jeden Tag vor eine Herausforderung, die durch KaI gemindert werden könnte.

Allein zu digitalisieren, reicht leider jedoch nicht aus. Der bekannte Spruch des Managers Thorsten Dirks "Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess" trifft es auf den Punkt – dennoch wird dieser Punkt leider in vielen Projekten ignoriert. Wer einen schlechten Prozess einfach automatisiert, hat am Ende nur einen schlechten Automatismus geschaffen, der meist mehr Arbeit macht als weniger. Und deshalb hört man so manchen nach der Umsetzung nur noch fluchen.

Die Grundlage einer Umsetzung ist immer ein guter Plan. Um diesen zu entwickeln, ist bei der Umsetzung der Digitalisierung und damit auch bei der Implementierung von KaI die Betrachtung der Abläufe – hier wird auch gern von Prozessen gesprochen – der notwendige erste Schritt.

Ausflug auf die grüne Wiese

Jetzt möchte ich noch mal mit Ihnen auf die grüne Wiese gehen, auf der Sie frei von Zwängen sind und sich den perfekten Ablauf in Ihrem Unternehmen ausmalen können. Träumen und spinnen Sie sich Ihren perfekt digitalisierten Betrieb zusammen. Nutzen Sie KaI, um Ihre Gedanken und Ideen mitschreiben zu lassen. So dass Sie einfach nur träumen können, ohne unterbrochen zu werden. Dieser Traum soll Ihre Vision werden, die Sie verfeinern und anpassen müssen, bis Sie eine Strategie haben, auf deren Basis Sie die Umsetzung in Ihrem Betrieb planen können. Das wäre der Weg zur großen Umsetzung, auf die wir in der Reihe noch später eingehen werden.

Um einen ersten Schritt in die KI-Welt zu machen, empfiehlt sich der folgende Weg:

• Sensibilisierung: Investieren Sie in die Qualifizierung Ihrer Mitarbeitenden, um das Verständnis für KI und potenzielle Anwendungen zu verbessern.
• Schmerzen identifizieren: Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse oder sprechen Sie mit Ihrem Personal, welche lästigen (Routine-)Aufgaben es gibt, auf die nun wirklich keiner Lust hat und die dank Digitalisierung andere übernehmen können, zum Beispiel KaI.
• Leitfaden KI: Erstellen Sie einen Leitfaden, der den Umgang mit KI in Ihrem Betrieb regelt.
• Experimentieren: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, KI-Tools auf Basis des KI-Leitfadens zu erkunden. Beginnen Sie mit bereits vorhandenen KI-Lösungen, wie KI-Funktionen in Microsoft 365 oder in Projektmanagement-Tools.
• Pilotprojekte: Nach dem Experiment folgt die pilothafte Einführung für mehr Mitarbeitende, um die Wirksamkeit zu bewerten und Erfahrungen zu sammeln. Ein positives Pilotprojekt kann zur Implementierung führen.

Die Aussage "Daten sind das neue Gold" haben Sie bestimmt schon mal gehört. Wenn Ihnen bisher also die Zeit für den großen oder den kleinen Weg fehlt, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Daten korrekt, gut organisiert und für potenzielle KI-Anwendungen leicht zugänglich vorhanden sind.

Die Autorin ist Mitarbeiterin des vom Bundeswirtschaftsministerium geförderten Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk. Es unterstützt Handwerksbetriebe und Handwerksorganisationen seit 2016 dabei, die Chancen digitaler Technologien, Prozesse und Geschäftsmodelle zu nutzen – kostenfrei, anbieterneutral und deutschlandweit. Seit 2024 liegt ein besonderer Fokus auf künstlicher Intelligenz.

handwerkdigital.de

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