Eine Notfallplanung ist existenziell für den Betrieb

Ein professioneller Notfallplan ist Chefsache und darf in keinem Betrieb fehlen. Auch bei der Kreditvergabe ist er ein wichtiges Argument gegenüber der Bank.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen

Einen Versicherungsschaden von rund 15.000 Euro selbst zahlen? Diese böse Überraschung erlebte ein Kollege von Johannes D., ein Unternehmer aus dem Rheinland. Dabei ging es um einen Wasserschaden, der wohl dazu führen wird, dass der kleine Betrieb für einige Tage schließen muss und in dieser Zeit nichts verdienen wird. D. weiß, dass das Gewerbegebiet, in dem der Betrieb des Kollegen liegt, als hochwassergefährdet eingestuft ist. Zu D.s Überraschung hatte der Kollege aber bei der Betriebsversicherung auf eine – für entsprechende Schäden vorgesehene – Elementarversicherung verzichtet. Er habe für eine solche Erweiterung der Versicherung "bisher keinerlei Anlass gesehen", erklärte er D.

Kritische Reaktion der Bank

Der geschädigte Unternehmer bat daraufhin seine Bank um eine Finanzierung dieser Kosten durch eine kurzfristige Erhöhung seines Überziehungskredites auf dem Geschäftskonto. Doch dort musste er sich nicht nur heftige Vorwürfe gefallen lassen: "Gibt es denn bei Ihnen keine entsprechenden Vorsorgeplanung?"

Darüber hinaus machte der Bankberater deutlich, dass ein Vorsorge- oder Notfallplan im Rahmen seiner Kreditbeurteilung und damit bei der Kreditvergabe als wichtiger Punkt gilt. Erst nach langem Hin und Her stimmte der Bankmitarbeiter dem Kreditwunsch zu, aber nur unter der Bedingung, dass sofortig und sorgfältig der Versicherungsschutz des Betriebes überprüft wird.

D. sah sich nach der Erzählung seines Kollegen noch am gleichen Abend die eigenen Versicherungsunterlagen an. Er war erstaunt darüber, dass er eine Neuordnung sowohl der privaten als auch der betrieblichen Versicherungen zuletzt vor vier Jahren vorgenommen hatte. Danach gab es zwar seitens seines Versicherers immer wieder Versuche, ein Vier-Augen-Gespräch zu führen.

Tatsächlich geschah aber nichts, da D. dazu keine Veranlassung sah und regelmäßig Gründe fand, sich vor einem solchen Gespräch mehr oder weniger zu drücken. Erst jetzt, nach dem Katastrophenbericht seines Kollegen, denkt D. anders darüber und geht die Sache an.

Vielschichtige Notfallplanung

D. ist mit seiner bisherigen Einstellung zum Thema Vorsorge kein Einzelfall im Mittelstand. Es gibt je nach Betrieb zum Teil erhebliche Mängel in der Notfallplanung. Der Plan sollte sich aber auf sämtliche unternehmensrelevanten Bereiche erstrecken. Zweifellos gehört dazu auch ein ständig anzupassender Versicherungsschutz, der sich an der jeweiligen Entwicklung des Betriebes orientiert. Hier sollte ähnlich verfahren werden wie bei privaten Versicherungspolicen, die möglichst auch an die sich verändernden Lebensverhältnisse des Unternehmers und seiner Familie anzupassen sind.

Controlling und Forderungsmanagement in Schuss?

Ein weiteres wichtiges Instrument der unternehmerischen Vorsorge ist ein funktionierendes Controlling. So kann der Unternehmer durch rechtzeitiges Auswerten betriebswirtschaftlicher Kennzahlen auf Rückgänge beim Umsatz- und Ertrag direkt reagieren.

Außerdem sollte das Forderungsmanagement funktionieren, damit für Liquidität gesorgt ist. Das gilt auch für die Fremdkapitalfinanzierung durch eine oder mehrere Hausbanken. Der obligatorische Überziehungskredit und die betrieblichen Darlehen sollte der Unternehmer bezüglich Höhe und Laufzeit regelmäßig überprüfen. Mögliche Umschuldungen können hier genauso wichtig sein wie ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen Bank und Kunde – beispielsweise über Sonderkredite oder über öffentliche Förderprogramme. 

Auch eventuelle Mängel in der Datentechnik dürfen nicht unterschätzt werden: Verwahren Sie Sicherungskopien mit wichtigen betrieblichen Daten sorgfältig? Aktualisieren Sie Ihre Hard- und Software regelmäßig?

Planungsfaktor Unternehmer

Bei aller Sorgfalt im Hinblick auf betriebliche Details darf aber nicht übersehen werden, dass die Arbeitskraft des Unternehmers die wohl größte Bedeutung für den Fortbestand des Betriebes besitzt. Konkret bedeutet das für Betriebsinhaber: Stellen Sie sicher, dass bei einem plötzlichen Ausfall das Unternehmen weitgehend reibungslos fortgeführt werden kann! Dazu gehören Bankvollmachten ebenso wie klare und verbindliche Regelungen beim täglichen Geschäftsverkehr.

Nochmals zurück zu Herrn D.: Er hat nun mit seinem Steuerberater und seiner Hausbank sämtliche relevanten Punkte besprochen. Er wird ein betriebsinternes Organisationshandbuch erstellen, das für alle Mitarbeiter verbindliche Regeln einführt. Davon verspricht er sich auch eine Verbesserung seines betrieblichen Kreditratings. Immerhin zeigt er seiner Bank damit, dass er auch an dieser Stelle deren Vorstellung von einer professionellen Unternehmensführung Rechnung trägt.

Checkliste

• Egal ob Vorsorge- oder Notfallplan: Betriebsinhaber sollten sich bei erkannten Lücken kurzfristig um entsprechende Maßnahmen zur Schließung bemühen
• Hilfe leisten können dabei neben Standesorganisationen vor allem Banken und Steuerberater, da sie den jeweiligen Betrieb meist gut kennen und auch Erfahrungen mit vergleichbaren Unternehmen (selbstverständlich anonymisiert) einbringen können
• Einmal getroffene Regelungen sollten nicht statisch gesehen, sondern vielmehr regelmäßig aktualisiert werden
• Wichtig ist die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei fast allen Maßnahmen. Immerhin sind sie für die jeweilige Umsetzung weitgehend mitverantwortlich

 

Was gehört in einen Notfallordner hinein? Die Antwort lesen Sie hier