Geschäftspost senden aus dem (Home-)Office

Den Versand ihrer Geschäftspost können Unternehmen heute komplett auslagern. Sie können Rechnungen und Angebote vom eigenen PC per Druckbefehl auf den Weg bringen und die Briefe kommen gedruckt und kuvertiert beim Empfänger im Briefkasten an.

Die analoge und die digitale Welt verschmelzen immer mehr. Das gilt auch für Geschäftspost, deren Versand Unternehmen heute komplett auslagern können. Firmen können Rechnungen, Angebote oder Briefe an Mitarbeiter vom eigenen PC per Druckbefehl auf den Weg bringen – auch aus dem Homeoffice – und die Briefe kommen anschließend ganz klassisch gedruckt, kuvertiert und frankiert beim Empfänger im Briefkasten an.

Keine Lust die Post zum Briefkasten zu bringen? Es gibt Lösungen, die Geschäftspost digital auf den Weg zu bringen. Foto: © auremar/123RF.com

Diesen Service kann auch jeder Handwerker nutzen, der seine Geschäftspost nicht selbst drucken, "eintüten" und wegbringen möchten. Es gibt inzwischen eine Reihe von Dienstleistern, die das Drucken und Verschicken der Geschäftspost übernehmen. 

Zu den größten Anbietern zählen die Deutsche Post AG mit ihrer "E-Post" und die Datev eG mit ihrer Lösung "Geschäftspost Druck". Der Nürnberger IT-Dienstleister ist den meisten Arbeitgebern und Arbeitnehmern bekannt für seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

14 Millionen Menschen in Deutschland bekommen ihre Abrechnung monatlich von der Datev. Für Unternehmen und deren Steuerberater bietet die Datev etliche Lösungen und Programme, die die Digitalisierung des Büroalltags voranbringen, so beispielsweise auch den Druckservice für die Ausgangspost.

Einfaches Prozedere

Das Prozedere ist bei beiden Anbietern denkbar einfach. Der Handwerker installiert einmalig den entsprechenden Druckertreiber auf seinem PC oder Laptop. Danach kann er Briefe und Dokumente wie gewohnt in Office-Programmen oder anderen Programmen erstellen, die über einen Druckdialog verfügen.

Man schreibt also einfach ausgedrückt einen Brief, drückt auf den "Druck"-Button und wählt im Drucker-Menü statt des lokalen Druckers das Programm des Anbieters.

Dieser druckt, kuvertiert, frankiert und verschickt die Briefe dann umgehend. Dabei ist es egal, ob es sich um eine einzelne Rechnung oder gleich um einen Werbebrief im Seriendruck handelt.

Auch ein zeitversetzter Versand ist möglich, wenn man die Briefe zu einem bestimmten Termin verschicken möchte.

Der Datenschutz ist umfassend gewährleistet

Die sensiblen Kundendaten gelangen bei der Datev-Lösung zum Beispiel gesichert auf einem Server im Datev Rechenzentrum in Nürnberg. Von dort aus werden das Anschreiben und die dazugehörigen Anlagen versendet. Im Digital & Print Solution Center (DPSC) der Datev werden täglich tausende Briefe gedruckt und verarbeitet - für Steuerberater, Unternehmen, Kommunen und Behörden.

Man spart Zeit, Energie, Papier und Tonerkosten

Auch die Post gewährleistet die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes sowie der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Unternehmen können mit dem Datev-Programm alternativ zur Papierform die Inhalte auch in elektronischer Form an ihre Empfänger zustellen oder gleich beides veranlassen.

"Aufträge können in Kombination verarbeitet und den Empfängern jeweils in der von ihnen bevorzugten Form zugestellt werden - ohne dass der Versender die Daten zur physischen und elektronischen Versendung getrennt übermitteln muss", erklärt Hans Martin Bauer, Leiter Markt Digital & Print Lösungen der Datev.  Auch die Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung können darüber abgebildet werden.

Wie bei vielen der Datev-Produkte üblich, kommt bei den Preisen der Steuerberater ins Spiel. "Neben der erstmaligen Einrichtung für etwa 300 Euro (netto) fallen dann Kosten für die Briefe an, die aber teilweise günstiger sind als die reguläre Briefmarke, die das Unternehmen für den regulären Versand benötigen würde", erklärt Bauer. Auch bei der Post gibt es verschiedene Tarife. 

Diese hybride Lösung helfe auch in der Phase, wo einiges im Betrieb schon digitalisiert ist, aber noch nicht alles und einige Kunden auch noch lieber Briefe auf Papier erhalten möchten. Man kann die Post also so bequem wie eine E-Mail verschicken, ohne von seinem Schreibtisch aufstehen zu müssen und spart gleichzeitig Zeit, Energie, Papier und Tonerkosten. Das funktioniert bei kleinen und großen Mengen, Rechnungen oder Serienbriefen.

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