Fünf Tipps für den Schriftverkehr per E-Mail

Viele Anfragen werden heute per E-Mail beantwortet, doch das nicht immer mit Erfolg.

Auch an Mails stellen Kunden konkrete Anforderungen – und  bemängeln, dass diese von Handwerkern oft nicht erfüllt werden. Dazu  gehören Höflichkeit, Korrektheit und Schnelligkeit. Beachten Sie die folgenden Tipps und hinterlassen Sie so einen positiven ersten Eindruck bei Ihren Kunden!

Tipp 1: Der frühe Vogel fängt den Wurm

Grundsätzlich sollten alle Anfragen schnellstmöglich beantwortet werden. Gerade bei E-Mails erwarten die Kunden besondere Schnelligkeit. Die ideale Reaktionszeit liegt im Rahmen von ein bis zwei Stunden. Auch ein Tag ist kein Problem, länger sollten Sie sich aber nicht Zeit lassen. Sonst haben Sie womöglich Pech und der Interessent steht bereits mit Ihren Mitbewerbern in Kontakt.

Tipp 2: Höflichkeitsformen beachten und authentisch sein

80 Prozent der Handwerkskunden finden es wichtig, dass Mails keine Rechtschreibfehler enthalten. Ihnen ist es ebenfalls sehr wichtig, dass auch in E-Mails die klassischen Höflichkeitsformen eingehalten werden. Eine Grußzeile ist also Pflicht.

Außerdem sind korrekte Rechtschreibung und Grammatik wichtig, sonst hinterlassen Sie einen unprofessionellen oder gar unseriösen Eindruck. Der Interessent kennt Sie schließlich noch nicht.

Tipp 3: Mit unvollständigen Anfragen umgehen

Oft bekommt man Anfragen von Kunden, die dann so aussehen: "Ich interessiere mich für Ihre Leistungen, was kostet das und das? Gruß P. Müller". Es ist verständlich darauf verärgert zu reagieren. Doch versetzen Sie sich in die Lage des Kunden: Der ist vielleicht gerade gestresst und wühlt sich durch zahlreiche Websites. Außerdem können viele Kunden die Kosten Ihrer Leistung nicht einschätzen. Weil sie unsicher sind, wollen sie erst den Preis wissen. So testet der Kunde, ob er die gewünschte Leistung überhaupt bezahlen kann und will. Reagieren Sie mit einer freundlichen Mail und versuchen Sie die Fragen des Interessenten zu beantworten. Idealerweise nennen Sie ihm zunächst eine grobe Preisspanne zur Einordnung. Dann haben Sie vielleicht einen neuen Kunden gewonnen.

Tipp 4: Effizient antworten mit Textbausteinen

Die meisten E-Mail-Anfragen enthalten die gleichen Fragen. Was kostet die Leistung? Wie genau sieht der Ablauf aus usw. Hier eignen sich Textbausteine um E-Mails einerseits individuell und andererseits effizient zu beantworten. Textbausteine sollten so angelegt sein, dass Sie nur noch einzelne Passagen ändern müssen. Bei der Arbeit mit Textbausteinen sollten Sie trotzdem darauf achten individuell auf die Mail einzugehen!

Dabei reicht meist schon ein Satz, den Sie ändern oder hinzufügen können.

Tipp 5: Der konkrete Betreff

Der Betreff einer E-Mail entscheidet bereits darüber ob Ihre Nachricht direkt in den Papierkorb geht oder ob sie geöffnet wird. Der Betreff sollte möglichst nicht länger als fünf bis sieben Worte sein. Schreiben Sie genau, um was es geht und machen Sie kenntlich, von wem die E-Mail kommt. Dabei klingt "Angebot" sicherlich deutlich weniger attraktiv als z.B. "Ihr persönliches Angebot für die Treppenrenovierung".

Fazit

Es bedarf nicht viel, um gute und kundenfreundliche E-Mails zu verfassen. Bedenken Sie stets, dass jede E-Mail, die Ihren Betrieb verlässt, Auswirkungen auf den Ruf Ihrer Firma hat. Teilen Sie sich – wenn nötig – feste Zeiten ein, in denen Sie Ruhe haben, um Ihre Mails zu beantworten. So hinterlassen Sie stets einen positiven Eindruck.