KaI auswählen, etablieren und weiterentwickeln

In der 16. und letzten Folge unserer KI-Serie zum Einsatz von KI im Handwerk vervollständigen wir den Implementierungsprozess der digitalen Assistenz KaI.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Künstliche Intelligenz im Handwerk – eine Assistenz namens KaI

Insgesamt sechs Schritte sind notwendig um KaI – Ihre digitale Assistenz – im Unternehmen sinnvoll einzusetzen:

1. Schritt | Beobachten | Analyse des IST-Zustandes

2. Schritt | Handlungsbedarf entdecken | Entwicklung einer Strategie

3. Schritt | Herausforderung formulieren | Auswahl geeigneter Lösungen

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4. Schritt | Lösung identifizieren | Test der Lösungen und der Prozesse in Pilotprojekten

5. Schritt | Umsetzung | Implementierung und Nutzung im gesamten Betrieb

6. Schritt | Prozessmanagement | Skalierung und Weiterentwicklung

In dieser Folge beschäftigen wir uns mit den letzten drei Schritten.

Implementierung von KaI

Bei der Auswahl kann unterschieden werden nach Lösungen, die sie selbst entwickeln – vielleicht sogar mit Hilfe von KI – oder die zugekauft werden sollen. Wir gehen im Weiteren davon aus, dass sie die Lösung zukaufen möchten, so dass wir im vierten Schritt die ausgewählten KI-Lösungen in einem kleinen, überschaubaren Rahmen erproben. Ziel ist nicht, sofort den ganzen Betrieb umzustellen, sondern herauszufinden, ob das Werkzeug auch umsetzbar ist. Denn aus den verschiedenen Lösungen gilt es nun ihre Lösung zu finden, welche für eine Implementierung in ihrem Betrieb in Betracht kommt. Diese Identifikation läuft in zwei Stufen ab.

Zweistufiges Verfahren

Zuerst werden alle ausgewählten Tools evaluiert und erprobt, und in der zweiten Stufe wird das ausgewählte Tool in einem kleinen Team beziehungsweise an einem Pilotprojekt – je nach Art der Umsetzungsidee – umfangreich getestet. Sie prüfen also die verschiedenen Lösungen auf ihre Nutzerfreundlichkeit, Praktikabilität und vor allem im Hinblick auf die festgelegten Kriterien und ihre neuen Abläufe. Denn jede Art der Digitalisierung beziehungsweise des Einsatzes eines neuen Werkzeuges führt zu einer Veränderung im Ablauf. Um die Abläufe zu verifizieren, werden diese in der zweiten Testphase komplett mit dem KI-System erprobt. Dabei werden auch alle Schnittstellen und Daten getestet und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen.

Legen Sie eine Bewertungsmatrix fest, um die für sie passendste Lösung zu identifizieren. Bestandteile der Bewertungsmatrix sollten neben den Zielen beziehungsweise Erwartungen an das neue System auch der Terminplan, Kostenrahmen, technische und rechtliche Rahmenbedingungen und die Datenverfügbarkeit sein. Am Ende dieser Phase steht eine fundierte Entscheidung: Bewährt sich die Lösung, kann sie im gesamten Betrieb eingeführt werden. Wenn nicht, wird nachgebessert oder eine Alternative ausgewählt.

Implementierung genau planen

War die Pilotphase erfolgreich und soll die Lösung im gesamten Betrieb implementiert werden, stehen wir bei Schritt fünf. Die Phase der Implementierung muss genau geplant werden. Dabei geht es nicht nur um die technische Einführung, sondern auch um organisatorische Veränderungen. Systeme müssen eingerichtet, Schnittstellen geschaffen und Mitarbeiter geschult werden.

Voraussetzungen, die besonders zu beachten sind:

• Sind alle notwendigen Geräte, wie Smartphones, Tablets, PCs, Sensoren, Kameras et cetera vorhanden?
• Sind die bestehenden Systeme kompatibel?
• Gibt es ausreichend Speicherplatz und Serverkapazität?
• Funktionieren die Schnittstellen zwischen KI-Tool und bestehenden Programmen?
• Wurde die Datensicherheit wie Zugriffsrechte, Rollenmodelle et cetera geprüft? 

Wichtig ist, die Einführung schrittweise zu gestalten. Erstellen Sie einen umsetzbaren Zeitplan. Statt alle Arbeitsbereiche gleichzeitig umzustellen, muss in klar definierten Etappen vorgegangen werden. Es muss ausreichend Zeit eingeplant werden, um Fragen zu klären, Abläufe anzupassen und Erfahrungen zu sammeln. Ebenso wichtig ist es, Unterstützung anzubieten – etwa durch kurze Schulungen oder einfache Anleitungen, die den Umgang mit der neuen Lösung erklären. Eine erfolgreiche Umsetzung zeichnet sich dadurch aus, dass die Lösung nicht als Zusatzaufgabe empfunden wird, sondern sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt. Die Mitarbeiter sollen merken: KaI hilft uns, nimmt Arbeit ab, schafft Übersicht und verbessert die Qualität.

KI-Serie und Anwendungsbeispiele Alle Teile der KI-Serie finden Sie in unserem Themen-Special "Künstliche Intelligenz im Handwerk – eine Assistenz namens KaI".

Darüber hinaus gibt es auf handwerksblatt.de weitere Beiträge über KI, beispielsweise die Online-Artikel "Eine mächtig schlaue Art zu kommunizieren" über die Voicemail-App mit KI-Chatbot des Start-ups "meiti", "KI – so profitieren Handwerker im Betriebsalltag" oder "ChatGPT: Mit KI Zeit und Geld sparen" aus dem Themen-Special "Digitales Handwerk". 

Ebenfalls wichtig ist, dass alle Mitarbeiter auf diese Veränderung vorbereitet werden. Und dieses sogenannte Change- oder Veränderungsmanagement startet nicht erst jetzt, sondern schon mit dem ersten Schritt, der Analyse des Ist-Zustandes. Umso besser sie sich gesehen fühlen, umso einfacher verläuft der Veränderungsprozess.

Der Mensch ist ein "Gewohnheitstier" und auch wenn der Weg beschwerlich ist, halten wir gern an alten – wenn auch schlechten – Routinen fest. Und so stoßen wir immer an den Punkt, wo wir uns fragen, warum wir die Änderung überhaupt vornehmen. Aber: Wir können durch eine gute Vorbereitung die Täler im Veränderungsprozesses nicht so tief werden lassen und so schneller den Gipfel erklimmen. Bei der Umsetzung sollten positive Ergebnisse sichtbar gemacht werden, zum Beispiel durch Zeitersparnisse oder weniger Fehler. Aber dennoch läuft ein Veränderungsprozess immer gleich ab und auch darauf gilt es, die Mitarbeitenden vorzubereiten.

Aktives Prozessmanagement

Nach der Einführung beginnt die Phase der kontinuierlichen Evaluierung. KI-Lösungen entwickeln sich weiter – und auch der Betrieb verändert sich. Deshalb braucht es ein aktives Prozessmanagement. Dazu gehört, regelmäßig zu überprüfen, ob die Lösung weiterhin den gewünschten Nutzen bringt und wo Verbesserungen möglich sind. In dieser Phase wird auch über Skalierung nachgedacht: Kann die Lösung in weiteren Bereichen eingesetzt werden? Lassen sich zusätzliche Funktionen aktivieren? Gibt es neue Werkzeuge, die zum Betrieb passen könnten? 

Viele Handwerksbetriebe stellen fest, dass sich durch die ersten Erfahrungen neue Ideen ergeben. Ebenso wichtig ist es, die Datenqualität im Blick zu behalten. KI-Systeme funktionieren umso besser, je besser die Daten sind, die sie erhalten. Deshalb sollten Standards entwickelt werden: Wie werden Daten erfasst? Wer ist verantwortlich? Wie werden mögliche Fehler korrigiert?

Prozessmanagement bedeutet auch, im Austausch zu bleiben – intern mit den Mitarbeiter und extern mit Anbietern oder Partnerbetrieben. Regelmäßige Feedbackrunden helfen, Potenziale zu erkennen und Herausforderungen frühzeitig zu lösen. Lebenslanges Lernen ist also nicht nur für den Menschen, sondern auch bei KaI ein Thema. Und so ist ein Digitalisierungsprojekt kein Projekt mit einem festen Ende. Es hat eine fortlaufende Entwicklung. Dennoch, wenn sie diesen Weg aktiv gehen, werden sie langfristig profitieren – durch effizientere Abläufe, bessere Qualität und mehr Zeit für das Wesentliche.

Die Autorin war Mitarbeiterin des vom Bundeswirtschaftsministerium geförderten Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk. Es hat Handwerksbetriebe und Handwerksorganisationen von 2016 bis Juni 2026 dabei unterstützt, die Chancen digitaler Technologien, Prozesse und Geschäftsmodelle zu nutzen – kostenfrei, anbieterneutral und deutschlandweit. Seit 2024 lag ein besonderer Fokus auf künstlicher Intelligenz.

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