Neue Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Seit Ende Mai müssen Gewerbetreibende, die nicht mir einer Firma im Handelsregister eingetragen sind, auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift angeben.

Der Paragraf 15 b der Gewerbeordnung wurde insoweit geändert, berichtet die Handwerkskammer Düsseldorf. Dies betrifft die Handwerksbetriebe, die als Einzelfirma geführt werden. Neben der Verpflichtung, die ladungsfähige Anschrift auf den Geschäftsbriefen anzugeben, sollte die ladungsfähige Anschrift auch in E-Mails also elektronischen Geschäftsbriefen, angegeben werden.

Hintergrund

Seit dem 1. Januar 2007 gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben an Geschäftspartner müssen demnach zumindest den Inhaber / Geschäftsführer / Vorstand / Aufsichtsrat, die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift und die Handelsregister-Nummer enthalten.

Diese Verpflichtung ist in den §§ 37b und 125a HGB, 35a GmbH-Gesetz sowie 80 Abs. 1 Aktiengesetz niedergelegt. Sie gilt für Kapitalgesellschaften, ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften, sowie für eingetragene Einzelunternehmer, also eingetragene Kaufleute.

Diese Pflichten gelten zunächst nicht für die nicht ins Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer bzw. GbRs. Ab dem 22. Mai 2007 müssen mit einer Ergänzung im §13 der Gewerbeordnung aber auch Personenunternehmen und Nicht-Kaufleute in ihren Geschäftsbriefen und geschäftlichen E-Mails neben dem Vor- und Zunamen eine zustellfähige Adresse angeben.

Durch die Änderungen in den oben angesprochenen Paragraphen wird dort nicht mehr nur von "Geschäftsbriefen" gesprochen, sondern von "Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form". Damit macht der Gesetzgesetzgeber klar, dass E-Mails und konventionelle postalische Schreiben in der geschäftlichen Korrespondenz grundsätzlich als gleichwertig zu betrachten sind. Somit muss in Zukunft jeder Geschäftsbrief, der auf elektronischem Wege verschickt wird, die genannten Mindestinformationen enthalten.

Jedoch nicht jede E-Mail ist auch automatisch ein Geschäftsbrief: Der Gesetzgeber nimmt beispielsweise "Mitteilungen oder Berichte" aus, "die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden". Ebenso keine Geschäftsbriefe sind E-Mails, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten, wie bspw. Werbemailings, Newsletter oder Beiträge zu Internetforen.

Betroffen sind also E-Mails und postalische Schreiben, in denen es beispielsweise um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Reklamationen, Gutschriften oder ähnliche Transaktionen geht. Demnach müssen alle Geschäftsbriefe gleich welcher Form, also auch E-Mails, künftig die folgenden Angaben enthalten:

• Name des Inhabers des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratvorsitzenden,
• die Firma und den Rechtsformzusatz,
• den Sitz des Unternehmens (Anschrift) und
• das zuständige Handelsregister (soweit eingetragen) sowie
• die Handelsregister-Nummer.

Die mitzuteilenden Angaben lassen sich in eventuell bereits bestehende E-Mail-Signaturen zu integrieren. Vereinzelt wird bereits über Abmahnungen berichtet, wenn die entsprechenden Angaben nicht in E-Mails enthalten sind.

Quelle: Handwerkskammer Düsseldorf