Notfallordner: Welche Dokumente sofort greifbar sein sollten

Ein Notfallordner sichert im Ernstfall schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Hier finden Betriebsinhaber Tipps, wie sie richtig vorsorgen.

Im Ernstfall zählt jede Minute. Nur wer zentral und übersichtlich vorsorgt, bewahrt im Krisenmoment den Überblick. Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen, wie Sie mit einem Notfallordner Angehörigen und Bevollmächtigten helfen, schnell zu handeln – und so Zeit, Nerven und oft auch Geld sparen.

Weshalb ist ein Notfallordner unverzichtbar?

Viele Menschen lagern wichtige Unterlagen verstreut: in Schubladen, Ordnern, am Computer oder in der Cloud. Bei einem Unfall, plötzlicher Erkrankung oder im Pflegefall fehlen dann oft die Sekunden, um alles zusammenzutragen. Ein Notfallordner bündelt alle wesentlichen Dokumente an einem Ort. Er schützt vor dem zeitraubenden Suchen und rettet unter Umständen auch Daten, falls das Original bei Feuer, Hochwasser oder Hackerangriff verloren geht.

Welche Dokumente sind besonders wichtig?

Zentrale Papiere wie Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Bankvollmacht und Testament gehören immer hinein. Achten Sie auf korrekte Formulare, denn formfehlerhafte Vollmachten erkennt man im Ernstfall nicht an. Sie können eine Vorsorgevollmacht im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registrieren lassen. Sagen Sie Angehörigen und Bevollmächtigten, wo die Originale liegen. Legen Sie Kopien von Ausweis, Reisepass, Geburtsurkunde, Sozialversicherungsnummer und gegebenenfalls einen Hinweis auf Ersatzschlüssel bei.

Informationen zu Gesundheit und Medikamenten 

Auch ein kurzer Krankenhausaufenthalt oder eine Reha kann Angehörige ohne vollständige Informationen überfordern. Halten Sie die eigene Krankengeschichte, aktuelle Medikamente, Allergien, Impfpass und – falls vorhanden – Blut- oder Organspendeausweis im Notfallordner bereit. Notieren Sie Name und Kontakt Ihrer Hausärztin oder Ihres Hausarztes. Wer Haustiere hat, sollte die Versorgung ebenfalls dokumentieren.

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Versicherungen, Vermögen und Verträge im Blick 

Im Ernstfall müssen Sie häufig viele Stellen informieren. Fügen Sie Kopien aller Versicherungen wie Kranken-, Lebens- oder Rentenversicherung hinzu. Machen Sie eine Übersicht über Geldanlagen wie Girokonten, Sparbücher, Tagesgeldkonten, Wertpapierdepots oder Bankschließfächer inklusive Bankname und Bevollmächtigten. Bei Immobilien sollten Kopien der Grundbuchauszüge beigefügt sein. Listen Sie laufende Miet- oder Leasingverträge, Vereinsmitgliedschaften oder Abonnements auf, damit Angehörige alle finanziellen Verpflichtungen erfassen können.

Wie sollten Sie Ihren digitalen Nachlass regeln?

Bestimmen Sie, wer Zugang zu E-Mail-Konten, Cloud-Diensten oder sozialen Netzwerken erhalten soll. Speichern Sie Passwörter für Online-Banking, E-Mail oder soziale Netzwerke nicht offen im Notfallordner. Sichern Sie diese stattdessen auf einem passwortgeschützten USB-Stick im versiegelten Umschlag.

Wo ist der Notfallordner am besten aufgehoben? 

Bewahren Sie den Notfallordner zu Hause gut zugänglich auf. Ein Banksafe schützt zwar, ist aber außerhalb der Öffnungszeiten nicht zugänglich. Übergeben Sie Kopien oder ein zweites Exemplar an eine Vertrauensperson. Diese Person sollte im Ernstfall wissen, wie sie damit umgeht und wo sich der Ordner befindet. Eine digitale Version kann ergänzen: Speichern Sie die Unterlagen verschlüsselt auf einem USB-Stick oder in der Cloud. Das Handy als Speicherort eignet sich nicht: Geht es verloren oder wird es gestohlen, können Unbefugte schnell auf sensible Daten zugreifen.

Quelle: ARAG

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