Typische Kassenfehler im Handwerk – und wie man sie vermeidet

Im Frühjahr stehen nicht nur die Jahresabschlüsse an, auch Kassen-Nachschauen häufen sich gerade. Wir haben mit Markus Bernhart, CEO von ready2order, über typische Kassenfehler im Handwerk – und wie man sie vermeiden kann – gesprochen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Der Jahresabschluss steht an: Aktuell prüfen daher viele Handwerksbetriebe, ob ihre Kassenunterlagen vollständig und GoBD-konform sind. Gleichzeitig häufen sich im Frühjahr die Betriebsprüfungen und Kassen-Nachschauen. Wir haben mit Markus Bernhart, CEO von ready2order – einer der Marktführer im Bereich digitale Kassensysteme – über typische Kassenfehler im Handwerk und wie man sie vermeiden kann gesprochen.

DHB: Herr Bernhart, warum ist die Kassenführung gerade im Handwerk ein so sensibles Thema?
ready2order-CEO Markus Bernhart Foto: © ready2order / Gregor SchwarzacherMarkus Bernhart: Die Kassenführung ist im Handwerk deshalb besonders sensibel, weil Bargeld weiterhin eine zentrale Rolle spielt. Laut einer aktuellen ZDH-Umfrage* unter mehr als 800 Handwerksbetrieben in Deutschland akzeptieren nahezu alle Betriebe Bargeld, zwölf Prozent sogar ausschließlich.

In bestimmten Bereichen liegt dieser Anteil deutlich höher, etwa bei persönlichen Dienstleistungen wie Friseuren (33 Prozent) oder im Lebensmittelhandwerk (28 Prozent). Gleichzeitig nimmt die Prüfungsintensität deutlich zu. Nach dem Evaluierungsbericht des Bundesfinanzministeriums** stieg die Zahl der Kassen-Nachschauen von 2023 auf 2024 um 24 Prozent auf über 19.000 an.

Die Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden, ist also spürbar gestiegen. Wo Bargeld eine große Rolle spielt, ist auch die formale Anforderung an Dokumentation, Tagesabschlüsse und ordnungsgemäße Aufzeichnung besonders hoch. Das macht das Thema für viele Handwerksbetriebe sensibel, insbesondere, wenn die Zuständigkeiten für diese Aufgaben nicht klar definiert sind.

DHB: Und was sind die häufigsten Kassenfehler, die Ihnen in Handwerksbetrieben begegnen?
Markus Bernhart: Die häufigsten Beanstandungen betreffen Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnung. Laut Evaluierungsbericht wurden 2024 bei elektronischen Aufzeichnungssystemen über 4.200 entsprechende Verstöße festgestellt. Ein weiteres großes Problem ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE). In über 2.400 Fällen wurde 2024 festgestellt, dass eine TSE fehlte oder nicht ordnungsgemäß eingesetzt wurde, obwohl sie seit 2023 verpflichtend ist.

Besonders auffällig ist die Situation bei offenen Ladenkassen: Von knapp 2.800 geprüften Fällen im Jahr 2024 wurden etwa 2.250 beanstandet, was einer Beanstandungsquote von rund 82 Prozent entspricht. Die Fehler treten vor allem dort auf, wo manuell gearbeitet wird oder keine klare Aufgabenverteilung herrscht.

DHB: Sie sagen, dass gerade Tagesabschlüsse häufig fehlerhaft oder unvollständig sind – ist das Zeitmangel oder fehlendes Wissen?
Markus Bernhart: In der Praxis entstehen Fehler häufig durch organisatorische Defizite. Tagesabschlüsse werden nicht am selben Tag durchgeführt, sondern erst am Folgetag nachgeholt. Das erschwert die eindeutige Zuordnung der Umsätze und wirkt sich bei Prüfungen negativ aus. Die Ursachen sind meist Zeitmangel, fehlende Zuständigkeiten oder unklare interne Prozesse. Dabei beginnt der Jahresabschluss nicht im Dezember, sondern entsteht über das gesamte Jahr hinweg durch konsequente, zeitnahe und vollständige Dokumentation im Sinne der GoBD.

DHB: Welche Probleme treten bei mobilen Einsätzen – etwa im Kundendienst – besonders auf?
Markus Bernhart: Die ZDH-Befragung zeigt, dass es deutliche Unterschiede nach Betriebsgröße gibt. Während nur 31 Prozent der Ein-Personen-Betriebe bargeldlose Zahlungen akzeptieren, sind es bei Betrieben mit mehr als 50 Mitarbeitenden 84 Prozent. Gerade kleinere Betriebe, die häufig mobil oder beim Kunden tätig sind, arbeiten daher überdurchschnittlich oft mit Bargeld. Das erhöht die Anforderungen an saubere Dokumentation, zeitnahe Erfassung und ordnungsgemäße Kassenführung.

DHB: Gibt es denn typische Fehler bei der Nutzung elektronischer Kassensysteme?
Markus Bernhart: 2024 wurden fast 1.000 Fälle dokumentiert, in denen Prüfungen an technischen Problemen scheiterten, etwa beim Export der Daten über die DSFinV-K-Schnittstelle, dem bundeseinheitlichen Standardformat zur digitalen Übermittlung von Kasseneinzeldaten an die Finanzverwaltung. Das entspricht grob jedem zwanzigsten Prüffall.

Technische Probleme sind zwar kein Massenphänomen, die Zahlen zeigen aber, dass selbst formale Anforderungen wie der korrekte Datenexport Prüfungsrisiko werden können. Wenn der Prüfer die Daten nicht vollständig und korrekt digital auslesen kann, wird das als Mangel gewertet. Häufig sind veraltete Systeme oder unzureichend konfigurierte Schnittstellen die Ursache.

DHB: Woran hapert es beim Einsatz der TSE?
Markus Bernhart: Obwohl elektronische Kassensysteme seit Januar 2023 verpflichtend mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein müssen, zeigen die Zahlen weiterhin zahlreiche Verstöße. Viele Betriebe nutzen noch Kassensysteme ohne TSE oder setzen die vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung nicht ordnungsgemäß ein.

In der Praxis zeigen sich dabei unterschiedliche Problembereiche. Bei rein hardwarebasierten TSE-Lösungen, etwa wenn das TSE-Modul lediglich am Drucker angebunden ist, ist nicht immer das gesamte Kassensystem abgesichert. Dadurch entstehen Sicherheitslücken, die bei Prüfungen beanstandet werden können. Cloudbasierte Kassensysteme mit zentral integrierter TSE und automatisierten Updates reduzieren erfahrungsgemäß bestimmte technische Fehlerquellen.

Eine häufige Fehlerquelle bleibt jedoch unabhängig vom System bestehen: die Meldepflicht. Nach Inbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems müssen die relevanten TSE- und Unternehmensdaten innerhalb eines Monats an das Finanzamt übermittelt werden, entweder über Elster oder direkt über das Kassensystem. Diese Pflicht gilt für cloudbasierte genauso wie für lokal betriebene Systeme. In der Praxis kann die Frist aber nicht immer eingehalten werden.

Gerade kleinere Handwerksbetriebe stehen häufig vor der Herausforderung, neben dem operativen Geschäft zahlreiche gesetzliche Vorgaben fristgerecht umzusetzen.

DHB: Welche Fehler beobachten Sie bei Teil- und Anzahlungen?
Markus Bernhart: Typisch sind unvollständig dokumentierte oder verspätet erfasste Teil- und Anzahlungen. Gleiches gilt für Barausgaben oder Überträge von Bargeld zur Bank, die erst Tage später ins Kassenbuch eingetragen werden. Ursächlich dafür ist häufig organisatorischer Zeitdruck und keine fehlende Sorgfalt, Allerdings widersprechen solche Lücken dem Grundsatz der zeitnahen und vollständigen Erfassung und können bei einer Kassen-Nachschau als formelle Mängel gewertet werden.

DHB: Wie oft fehlt eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation – und was genau wird hier vergessen?
Markus Bernhart: Häufig fehlen klare Prozessbeschreibungen zur Kassenführung, zur Zuständigkeit für Tagesabschlüsse oder zur Protokollierung nachträglicher Änderungen. Gerade Änderungen dürfen nicht ohne Dokumentation erfolgen. Jede Anpassung muss nachvollziehbar und prüfbar protokolliert sein.

DHB: Welche Rolle spielen Bargeldanteile heute noch im Handwerk?
Markus Bernhart: Bargeld bleibt im Handwerk Standard. Die ZDH-Befragung zeigt, dass zwei Drittel der Betriebe neben Barzahlung zwar auch Kartenzahlung oder digitale Verfahren anbieten, jedoch akzeptieren zwölf Prozent ausschließlich Bargeld. Besonders hoch ist dieser Anteil bei Ein-Personen-Unternehmen sowie in Gewerken mit kleineren Einzelumsätzen. Interessant ist dabei die wirtschaftliche Dimension: Die Gebühren für Ein- und Auszahlung von Bargeld liegen durchschnittlich bei über ein Prozent des Transaktionsumsatzes.

Hinzu kommt ein organisatorischer Aufwand von im Schnitt fast einer Stunde pro Woche für Einzahlung und Wechselgeldbeschaffung. Auch wenn nur 18 Prozent der Betriebe die Bargeldkosten als zu hoch bewerten, ist die immer noch weit verbreitete Annahme, dass Bargeld im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden praktisch kostenfrei ist, falsch. Das zeigt: Bargeld wird im Handwerk nicht nur akzeptiert, sondern vielfach als praktikabel und verlässlich wahrgenommen, auch wenn es administrativen Aufwand verursacht.

Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis, dass viele Betriebe die Vorteile bargeldloser Zahlungen noch unterschätzen. Kartenzahlungen können Abläufe vereinfachen, Zahlungsprozesse transparenter machen und sind häufig weniger kostenintensiv als angenommen.

DHB: Nachträgliche Änderungen werden gerne nicht protokolliert – sieht das das Finanzamt bei einer Kassennachschau?
Markus Bernhart: Ja. Ziel des Kassengesetzes ist die Sicherstellung der Unveränderbarkeit digitaler Grundaufzeichnungen. Die TSE erzeugt fortlaufende Signatur- und Transaktionsnummern. Dadurch können Lücken oder nachträgliche Änderungen sichtbar werden. Bei einer Kassen-Nachschau werden insbesondere Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit geprüft. Nicht protokollierte Änderungen sind daher riskant.

DHB: Was prüfen Finanzämter bei der Kassen-Nachschau zuerst und worauf achten sie Ihrer Erfahrung nach besonders stark?
Markus Bernhardt: Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt und dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Geprüft werden insbesondere: Vorhandensein und korrekter Einsatz der TSE Einhaltung der Belegausgabepflicht digitale Datenexporte Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen Je nach Fall kann die Prüfung von einer kurzen Sichtprüfung bis zur vollständigen Auslesung der Kassendaten reichen.

DHB: Wann wird aus einem "Versehen" beziehungsweise einem Formfehler ein steuerstrafrechtliches Problem?
Markus Bernhart: Bestimmte Verstöße, etwa gegen den Einsatz einer TSE oder die ordnungsgemäße Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme, können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden (§ 379 AO). Dieses Bußgeld kann unabhängig davon verhängt werden, ob es tatsächlich zu einer Steuerverkürzung gekommen ist. Wenn die elektronischen Kassendaten bei einer Prüfung nicht über die vorgeschriebene digitale Schnittstelle (DSFinV-K) zur Verfügung gestellt werden, berechtigt dies die Finanzbehörde, die sachliche Richtigkeit der Buchführung zu beanstanden und sie zu verwerfen.

Auch ein simpler Verstoß gegen die Belegausgabepflicht wird als Indiz dafür gewertet, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde, was direkt eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben kann. Steuerstrafrechtlich relevant wird es in der Regel, wenn dem Handelnden Vorsatz oder Leichtfertigkeit, zum Beispiel bei nachweisbarer Manipulation, nachgewiesen werden kann.

DHB: Mitarbeiter spielen bei der Kassenführung eine wichtige Rolle. Wie können Betriebsinhaber ihre Teams besser schulen?
Markus Bernhart: Entscheidend ist, dass Kassenführung als kontinuierlicher Prozess verstanden wird. Dazu gehören: Klare Zuständigkeiten für Kassenführung und Tagesabschluss definieren Prozesse schriftlich festhalten (Verfahrensdokumentation). Wichtig ist eine Schulung zu GoBD-Grundsätzen: zeitnah, vollständig, nachvollziehbar Sensibilisierung für die Bedeutung der TSE und der Meldepflicht. Außerdem regelmäßige interne Plausibilitätsprüfungen statt nur Vorbereitung zum Jahresende. Die Zahlen zeigen: Fehler entstehen selten aus Vorsatz, sondern häufig aus mangelnder Prozessklarheit. Wer Strukturen schafft, reduziert Risiken deutlich. 

Die Fragen stellte: Kirsten Freund 

*Bundesweite Betriebsumfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH), durchgeführt von August bis September 2025.
** Bericht zur Evaluierung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom Bundesfinanzministeriums (Stand: November 2025)

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