Werbekalender von der Steuer absetzen

Unternehmer können die Kosten für die Herstellung von Geschenkkalendern steuerlich absetzen. Sie müssen aber strenge Buchhaltungsvorschriften beachten.

Zu Weihnachten sind sie wieder ein beliebtes Werbegeschenk: Jahreskalender mit dem Firmenaufdruck. Die Ausgaben für die Herstellung von Kalendern mit Firmenlogo werden aber nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die Kosten einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben in der Buchhaltung aufgezeichnet werden. Dies geht aus einem Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg hervor (Az. 6 K 2005/11). 

Im konkreten Fall ließ eine GmbH Kalender mit Firmenlogo und Grußwort der Geschäftsführerin herstellen, die sie Kunden und Geschäftspartnern übergab. Hauptsächlich wurden die Kalender mit einer Grußkarte in der Weihnachtszeit versandt. Die Herstellungskosten pro Kalender betrugen weniger als 40 Euro.

Kosten für Geschenke auf besonderen Konten erfassen

Die Klägerin machte die Kosten für die Kalenderherstellung als Betriebsausgaben geltend. Das Finanzamt versagte den Betriebsausgabenabzug, wogegen die GmbH Klage beim Finanzgericht einreichte. Allerdings ohne Erfolg. Das Finanzgericht entschied, dass es sich bei den Kalendern um Geschenke handelt. Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug ist dann, dass die Kosten auf einem besonderen Konto erfasst werden und die Geschenkefreigrenze von aktuell 35 Euro nicht überschritten wird.

Die GmbH hielt zwar die Freigrenze ein, aber nicht die strengen Aufzeichnungspflichten. Dies sei jedoch zwingend für die steuerliche Berücksichtigung, so die Richter. Die Formvorschriften für Geschenke müssen Unternehmer vor allem dann beachten,wenn Werbeträger an individualisierbare Empfänger verschickt werden. Die Aufwendungen müssen auf einem besonderen Konto oder mehreren besonderen Konten innerhalb der kaufmännischen Buchführung verbucht werden. 

Im konkreten Fall hatte die Klägerin die Kosten auf einem Konto gebucht, das nicht ausschließlich für Geschenke vorgesehen war. Aufzeichnungen außerhalb der Buchführung reichten auch bei einer datenmäßigen Verknüpfung nicht aus. Die besonderen Aufzeichnungspflichten seien verfassungsgemäß, so die Richter, auch wenn deshalb betrieblich veranlasster Aufwand nicht abgezogen werden könne.

Quelle: Finanzgericht Baden-Württemberg; Bund der Steuerzahler