Perso­nal­aus­weise kopieren? Verstößt meistens gegen den Datenschutz!

Im Geschäftsleben wird oftmals eine Kopie des Personalausweises verlangt oder angefertigt. Hierbei wird jedoch meistens der Datenschutz missachtet. Ein Experte erklärt, wann es verboten ist und welche Ausnahmen es gibt.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Das aktuelle Datenschutzrecht

Im Arbeitsalltag weiß man gerne, mit wem man es zu tun hat. Deshalb verlangen Geschäftpartner gelegentlich eine Kopie des Personalausweises zur Identifizierung des Gegenübers oder machen gleich selbst eine. Der Datenschutz wird dabei aber oft vernachlässigt. Datenschutzexperte Andreas Steinberger erklärt, wann eine Kopie des Personalausweises zulässig ist und wann nicht.

Kopien sind nicht mehr generell verboten

Die Anfertigung von Personalausweiskopien war bis zum Inkrafttreten des Personalausweisgesetzes (PAuswG) im Jahr 2010 in Deutschland gesetzlich verboten. Seitdem steht es der ausweisinnehabenden Person selbst aber frei, eine Kopie des Ausweises anzufertigen.

Grundsätzlich besteht jedoch keine Pflicht, Dritten eine Kopie des Personalausweises zu überlassen. Nach § 20 Abs. 2 PAuswG ist dies auch nur mit ausdrücklicher Zustimmung der ausweisinnehabenden Person zulässig. Zudem muss die Ausweiskopie eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Ferner ist die Weitergabe der Ausweiskopie – außer durch die ausweisinnehabenden Person selbst – an Dritte nicht zulässig. Personen innerhalb der gleichen Organisation– etwa Behörden oder Unternehmen – gelten jedoch nicht als Dritte. Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzrechts über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bleiben unberührt.

Datenschutz verschärft die Anforderungen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) brachte jedoch strengere Regeln für die Speicherung persönlicher Daten. Nach Artikel 5, Absatz 1 (c und e) DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden, wenn dies dem Zweck angemessen und auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt ist. Außerdem dürfen die Daten nicht länger als erforderlich gespeichert werden und sind nach Zweckerfüllung unverzüglich zu löschen.

"Mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung muss sich ein Unternehmen immer fragen, ob es unbedingt einer Ausweiskopie bedarf", betont Andreas Steinberger. Denn häufig ist die Speicherung sämtlicher im Personalausweis festgehaltener Daten nicht angemessen.

Recht auf Schwärzung nicht benötigter Daten

Aus dem Grundsatz der Datenminimierung folgt auch, dass Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, auf der Kopie zu schwärzen sind. "Ausweisinhaberinnen und Ausweisinhaber sind in allen Fällen immer auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen", betont Steinberger. Durch die Schwärzung kann ebenfalls Missbrauch durch beispielsweise einen Identitätsdiebstahl verhindert werden. Das gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangsnummer sowie für die Dokumentennummer, sofern nicht gesetzliche Regelungen wie etwa das Geldwäschegesetz diese Angaben erfordern.

Wer kann trotz DSGVO eine Ausweiskopie verlangen?

In manchen Branchen gibt es spezielle Regelungen, die eine Ausweiskopie erlauben. Bestimmte Betriebe wiederum müssen die Daten auf anderem Wege erfragen.

Erlaubt sind Kopien hier:

• Finanzdienstleister: Ausweiskopien sind zum Zweck der Identifizierung von Personen bei Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten, Versicherungsunternehmern, Steuerberatern, Immobilienhändlern sowie Güterhändlern zulässig. Nach § 8 Absatz 2 Geldwäschegesetz ist die erforderliche Identifizierung der an einer Transaktion beteiligten Akteure sogar zwingend vorgeschrieben.
  
  
• Telekommunikationsdienstleister: Telekommunikationsanbieter dürfen nach § 172 Absatz 2 Telekommunikationsgesetz Personalausweise kopieren. Sie müssen die Kopie aber unverzüglich wieder vernichten, wenn sie die Angaben festgestellt haben, die für den Vertragsabschluss erforderlich sind.
  
  
• Verkäufer und Händler: Bei Rechtsgeschäften des täglichen Lebens und Handelsgeschäften darf die andere Vertragspartei Daten aus dem Personalausweis entnehmen und notieren, soweit diese für das Vertragsverhältnis notwendig sind.
  
  

Nicht erlaubt sind Kopien hier:

• Hoteliers: Nach § 30 Absatz 1 Bundesmeldegesetz haben Hoteliers die Pflicht, Angaben zu beherbergten Personen in einem Meldeschein zu dokumentieren. Nach allgemeiner Meinung enthält die Vorschrift keine Rechtsgrundlage, die Vorlage eines Personalausweises zu verlangen.
  
  
• Güterkraftverkehr: Im Güterkraftverkehr darf der Auftraggeber eines Fracht- oder Speditionsvertrags nach § 7 c Güterkraftverkehrsgesetz anhand der Vorlage des Personalausweises die Identität, Nationalität und Gültigkeitsdauer eines Dokuments überprüfen. Diese Angaben dürfen auch notiert werden, eine Kopie des Personalausweises ist jedoch nicht erlaubt.

Quelle: Ecovis

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