Stimmt die Rechnung?

Die Ansprüche an eine korrekte Rechnung haben sich in den letzten Jahren verschärft. Gerade bei Eingangsrechnungen lohnt es sich, alle Angaben genau zu überprüfen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Rechnungen: Darauf kommt es an

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit: Wer arbeitetet, will auch Geld dafür. Und dennoch wird die Rechnung manchmal als lästiger Papierkram empfunden und nachlässig behandelt. Nicht nur, dass sie oft erst Wochen später verschickt wird, auch formale Fehler schleichen sich dann ein. Wer keine korrekte Rechnung schreibt oder Eingangsrechnungen nicht richtig prüft, bekommt früher oder später unnötige Probleme.

Die Ansprüche an eine ordnungsgemäße Rechnung haben sich in den letzten Jahren verschärft. Sogar kleine formale Fehler können steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Nicht nur wegend des kritischen Blicks des Finanzamts – auch für das Marketing lohnt es sich, seine Rechnungen noch einmal unter die Lupe zu nehmen.

Die Rechnung sagt viel über das Unternehmen aus

"Es gibt einige Bestimmungen, welche Angaben in Rechnungen enthalten sein müssen. Wie eine Rechnung aber optisch aussehen sollte, dafür gibt es keine Vorlage", sagt die Steuerjournalistin und Buchautorin Constanze Elter. "Wie die Rechnung formuliert wird und ob sie rechtzeitig verschickt wird, sagt viel über das Unternehmen aus", betont die Expertin: "Wer erst spät eine Rechnung stellt, gibt sich selbst nach Außen den Anschein, sein Geschäft zu vernachlässigen." Außerdem freut sich der Kunde auch in der Rechnung über eine freundliche Ansprache und über ein Dankeschön für den Auftrag.

Entscheidend für das Finanzamt sind die Pflichtangaben, nicht die äußere Form

Ob man ein Firmenlogo einbaut oder einen Feedback-Bogen anhängt, ob man Geschäftspapier nutzt oder dem Kunden ein Tütchen Gummibärchen mit in den Briefumschlag steckt – dem Finanzamt ist das alles herzlich egal. Noch nicht einmal das Wort "Rechnung" muss in der Abrechnung auftauchen. Entscheidend für die Finanzbehörden ist, dass die Angaben korrekt und vollständig sind. Da kommt es auf Kleinigkeiten an.

Ein Klassiker: Falsche Rechtsform in der Adresse

"Ein klassischer Fehler ist zum Beispiel, dass in der Adresse die falsche Rechtsform angegeben wird. Malermeister Müller statt Müller GmbH", weiß Thilo Hartmann, Leiter der Mahn- und Inkassostelle der Handwerkskammer zu Leipzig. In der Rechnung muss unbedingt das eigene Unternehmen samt korrekter Anschrift genannt sein. Ebenfalls Klassiker: Die Rechnungsnummer wurde doppelt vergeben, der Leistungszeitpunkt fehlt oder der Mehrwertsteuersatz ist falsch.

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Eingangsrechnungen prüfen

Gerade bei der Kontrolle eingehender Rechnung sollten selbstständige Handwerker sehr sorgfältig sein. Weil es umständlich ist, nachträglich während einer laufenden Betriebsprüfung eine korrigierte Rechnung anzufordern. Nicht nur das: Erfüllen die Rechnungen nicht alle Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug und kann keine korrigierte Rechnung angefordert werden, droht eine Rückforderung der geltend gemachten Vorsteuer und eine Verzinsung der Steuernachzahlung von sechs Prozent pro Jahr.

Sind die Angaben vollständig?

Es lohnt sich also, bei Eingangsrechnungen, egal ob auf Papier oder elektronisch, nicht nur nachzuschauen, ob der Betrag stimmt, sondern auch ob alle anderen Angaben vollständig und richtig sind. Ist die Rechnung richtig adressiert – also an den Betrieb mit korrektem Unternehmensnamen und -adresse und nicht an die Privatperson? Stimmen die Angaben zur Leistung, zum Leis­tungszeitraum oder -zeitpunkt? Sind Nettobetrag und Umsatzsteuer getrennt voneinander ausgewiesen? Ist die Umsatzsteuer korrekt angegeben, also nicht nur der Betrag sondern auch der Mehrwertsteuersatz?

Checkliste auf den Schreibtisch legen

Steuer-Expertin Constanze Elter empfiehlt, sich ein Prüfschema für erhaltene Rechnungen auf den Schreibtisch zu legen. Das kann man dann Punkt für Punkt abhaken. "Wenn etwas fehlt, muss man den Ball rechtzeitig an den Dienstleister oder Lieferanten zurückspielen. Da sollte man sich nicht scheuen, denn sonst fällt das bei der Prüfung auf. Wenn die Firma nicht mehr existiert und keine korrigierte Rechnung schreiben kann, ist der Vorsteuerabzug futsch und ich muss Umsatzsteuer nachzahlen", so Elter.

Pflichtangaben sollen Umsatzsteuerbetrug verhindern

Viele Unternehmer würden nicht verstehen, warum das Thema so streng gehandhabt wird, sagt die Autorin. "Aber die Pflichtangaben sind dazu da, den Umsatzsteuerbetrug zu verhindern, nicht um die Unternehmer zu knechten." Die Betriebsprüfer sollen anhand der Pflichtangaben ohne größeren Aufwand feststellen können, ob die Umsatzsteuer korrekt erhoben wurde.

Und das tun sie auch: Die Umsatzsteuer ist neben der Lohnsteuer die wichtigste Einnahmequelle für den Haushalt von Bund und Ländern. Da die Umsatzsteuer auch am anfälligsten ist für Betrügereien, gehört sie zu den wichtigsten Punkte bei jeder Kontrolle durch das Finanzamt.

Checkliste Eingangsrechnung

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