Keine Pflicht zur elektronischen Kasse

Auch ab 2020 gibt es keine Pflicht, eine elektronische Kasse einzusetzen. Die offene Ladenkasse ist also weiterhin erlaubt.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

"Für die Finanzverwaltung ist jeder Unternehmer, der ausschließlich oder überwiegend mit Bargeld hantiert, ein potenzieller Steuerhinterzieher", sagt Steuerberaterin Bettina Rau-Franz aus Velbert. "Einzelhandel und Gastronomie sind permanent im Kreuzfeuer der Betriebsprüfung", so die Expertin. Vor allem im Visier der Finanzbehörden sind elektronische Registrierkassen und PC-gestützte Kassensysteme, da sie zu oft mit Hilfe der Hersteller manipuliert werden können. Das Finanzministerium NRW schätzt den Steuerverlust auf bundesweit auf fünf bis zehn Milliarden Euro pro Jahr.

Gegen Steuerbetrug an elektronischen Registrierkassen

Bäcker, Fleischer, Friseure und alle anderen Ladeninhaber in Deutschland müssen deshalb ihre elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System umstellen. Die Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, damit das Löschen von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die technischen Lösungen sollen "technologieoffen und herstellerunabhängig" sein. 

Was das für Unternehmen bedeutet

• Die neuen Anforderungen an elektronische Registrierkassen gelten ab 1. Januar 2020. Alle ab diesem Datum neu angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die ab dem ersten Tastendruck alle Eingaben in das System unveränderlich und verschlüsselt erfasst. 

• Auch für bereits bestehende Registrierkassen wird der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung verpflichtend, damit digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für ­Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). 

• Übergangsfrist! Wer Kassensysteme im Einsatz hat, die nicht mehr nachgerüstet ­werden können, hat Zeit bis Ende 2022.

• Geschäfte müssen künftig an jeden Kunden einen Bon ausgeben. Von der Belegausgabepflicht kann man sich bei seinem Finanzamt befreien lassen, etwa wenn man Verkaufsstände auf Wochenmärkten oder Volksfesten hat.

• Seit 2018 haben die Finanzämter die Möglichkeit zur unangekündigten Kassen-Nachschau. Das ist ein eigenständiges Verfahren und kann zusätzlich zur Außenprüfung stattfinden. Bei Verstößen droht hier eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro. Dabei ist es egal, welches Kassensystem man hat, also elektronische Registrierkasen oder die offene Ladenkasse, geprüft wird beides. Mehr dazu hier

Sehr alte Kassen ersetzen!

Unabhängig von dem Gesetz sind seit dem 1. Januar 2017 elektronische Kassen­systeme vorgeschrieben, die unter anderem Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern. Wer ein solches Kassensystem in seinem Betrieb im Einsatz hat und dieses weiterhin nutzen möchte, muss dafür sorgen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt werden. Er muss seine alten Kassen also aufrüsten oder – wenn das nicht mehr möglich ist – neue anschaffen. Sonst drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder oder aber der Prüfer verwirft und schätzt die Buchführung, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Jedes System birgt Gefahren und Fallen

Es wird aber keine Pflicht geben, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen, auch nicht 2019 oder 2020. "Wenn jemand eine offene Ladenkasse führt, kann er nicht verpflichtet werden, auf elektronische Kassensysteme umzusteigen", betont Steuerberaterin Rau-Franz. Trotzdem würden immer wieder Herstellerfirmen über ihre Mitarbeiter das Gegenteil behaupten und so ihre Käuferschicht verunsichern.

Die Expertin stellt klar: "Der Gesetzgeber verpflichtet nicht, elektronische Kassensysteme einzusetzen, die offene Ladenkasse ist nach wie vor möglich!" Es bestehe momentan sogar rechtlich die Möglichkeit, dass jemand, der ein elektronisches Kassensystem im Einsatz hat, dieses entsorgt und auf die offene Ladenkasse umstellt. Also eine Barkasse, die auf jegliche Technik verzichtet.

Egal, welches Kassensystem man nutzt: "Jedes System birgt Gefahren und Fallen, die die Betriebsprüfer schamlos ausnutzen." Rau-Franz empfiehlt deshalb den Unternehmen, sich bei der Kassenführung strikt an die gesetzlichen Vorgaben zu halten, sonst komme es spätestens bei der Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen. 

Darauf muss man bei der offenen Ladenkasse achten!

Im Fall der offenen Ladenkasse muss ein Kassenbericht täglich geführt werden, der es ermöglicht, dass die Tageseinnahmen rechnerisch ermittelt werden und zwar wie folgt:

Kassenendbestand (Ermittlung durch Zählung)
– Kassenendbestand des Vortages
– Bareinlagen
+ Ausgaben
+ Barentnahmen
= Tagesseinnahmen.

Es sei zwingend erforderlich, so Rau-Franz, eine tägliche Kassenbestandsaufnahme vorzunehmen und zu dokumentieren. Ein Kassenbuch ersetze auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden.