Auch als selbstständiger ist ein ruhiger Urlaub, ohne ständig klingelndes Handy, möglich. Hier Tipps und eine Checkliste zur Planung.

Auch als selbstständiger ist ein ruhiger Urlaub, ohne ständig klingelndes Handy, möglich. Hier Tipps und eine Checkliste zur Planung. (Foto: © goodluz/123RF.com)

So fahren Handwerker entspannt in den Urlaub

Urlaub? Schön wär's! Für Selbstständige ist es oft eine Herausforderung, sich einige Wochen von der Firma freizunehmen. Doch auch für Handwerksunternehmer sind entspannte Tage möglich – wenn sie es richtig organisieren.

Als sich Ursula Löchte das letzte Mal mit ihren Kolleginnen der Unternehmerfrauen traf, sprach man auch über den Urlaub. "Ich kann doch gar keinen ausgedehnten Urlaub machen. Wer bezahlt dann meine Rechnungen und die Gehälter meiner Mitarbeiter?" Der Aussage einer Unternehmerin stimmten die anderen zu: Fast alle stöhnten auf und waren sich einig: "Urlaub – so was kenn' ich gar nicht."

Doch Ursula Löchte, die zusammen mit ihrem Mann einen Sanitär- und Heizungsbaubetrieb führt, hat eine Lösung gefunden: "Wenn es nicht anders funktioniert, fahren wir auch mal getrennt in den Urlaub." Dann lacht sie: "Schließlich sehen wir uns sowieso den ganzen Tag, da ist das nicht so schlimm."

Aufgaben verteilen und kritische Projekte besprechen!

Natürlich war Löchte auch schon mit ihrem Mann verreist, erst vergangenes Jahr mit der ganzen Familie. Zuvor ging es aber rund im Zwölf-Mann-Betrieb. Die Urlaubsvertretung und die Monteure mussten instruiert, die Aufgaben verteilt und kritische Projekte besprochen werden.

Daneben führte das Ehepaar eine weitere Maßnahme ein. Mit ihrer langjährigen und kompetenten Mitarbeiterin machten die beiden eine Uhrzeit aus, zu der sie täglich vom Ferienort aus im heimischen Betrieb anriefen. "Unsere Vertretung konnte dann Fragen stellen oder terminliche Absprachen mit uns treffen", berichtet die Kauffrau. Dieses Ritual hat sich bewährt. Das Gespräch dauert im Schnitt eine Stunde. Danach ist das Paar beruhigt und kann den Urlaub genießen. Löchte: "Ich könnte nicht wegfahren, ohne zu wissen, was daheim los ist."

Frühzeitige Planung für einen ruhigen Urlaub

Bereitet der Unternehmer den Urlaub gut vor, bleibt ihm viel Stress erspart. Den Mitarbeitern einen Berg von Akten und Aufträgen auf den Tisch zu knallen und sich anschließend aus dem Staub zu machen ist tabu. Ratsam ist es, schon einige Wochen vor dem Urlaub Notizen für die Vertretung aufzuschreiben. Darin sollten ein Ansprechpartner, Kundenkontaktdaten und Besonderheiten vermerkt werden.

Auf keinen Fall sollte ein Chef alles auf den letzten Tag schieben. So geraten er und seine Mitarbeiter unter Druck. In dringenden Fällen muss der Unternehmer auch im Urlaub für seine Mitarbeiter erreichbar sein. Vorteilhaft ist es hier, vorher abzusprechen, in welchem Fall eine Kontaktaufnahme nötig ist. "Mein Mann sollte im letzten Urlaub ein Angebot durchschauen, das ging auch mit dem Smartphone und war kein Problem", sagt Löchte.

Müssen Löhne oder Gehälter in der Urlaubszeit überwiesen werden, vereinbart die Unternehmerin einen Stichtag mit der Bank und lässt alles durch diese abwickeln. Ist das Handwerksunternehmen kleiner und der Urlauber möchte nicht die ganze Arbeit seiner überlasteten Sekretärin hinterlassen, gibt es auch externe Unterstützung. Professioneller Telefonservice – wie zum Beispiel bueroservice24.de.de – verspricht Hilfe. Daniel Dimpker, Leiter beim Dienstleister weiß: "Werden wichtige Anrufe nicht angenommen, droht Kundenverlust."

Kein ständig klingelndes Handy stört den Urlaub...

Das Angebot der Firma richtet sich bundesweit vor allem an kleine und mittelständische Betriebe, die sonst zusätzlich Personal einstellen oder ihren Urlaub absagen müssten. Beim Büroservice arbeiten Fachsekretärinnen, die sich immer persönlich und mit dem jeweiligen Firmennamen melden. Am Ende des Telefonats notieren sie Telefonnummer, Name und den Gesprächsanlass und schicken alles per E-Mail an den Handwerker.

Die Büroagentur kann bei kurzfristigen Urlaubs- und Krankheitsvertretungen gebucht werden.  Dann werden ein individuelles Kundenprofil und eine eigene Servicenummer angelegt. Für Notfälle ist eine Notfallnummer hinterlegt. Bueroservice24 kostet zum Beispiel kleine Betriebe in der Regel zwischen 120 bis 160 Euro im Monat, je nach Anrufaufkommen. So kann der Handwerker in Ruhe mit den Kunden reden, ohne dass ständig das Handy klingelt, oder eben ganz beruhigt in den Urlaub fahren. Handwerkerfrau Löchte traut sich das für maximal zehn Tage am Stück: "Ich gehe dann lieber öfter nur ein paar Tage weg, beispielsweise an Ostern."

Checkliste: Entspannt in den Urlaub starten

Wenn Sie als Selbstständiger entspannt in den Urlaub starten wollen, sollten Sie fünf Grundregeln zur Vorbereitung beherzigen:

  1. Multimedia: Richten Sie einen Autoresponder für Ihre E-Mails ein. In der Mail-Antwort sollten Stellvertreter mit Name und Kontaktdaten genannt werden. Zusätzlich ist es ratsam, den Anrufbeantworter neu zu besprechen und eine Anruf-Umleitung zu veranlassen.
  2. Kundeninformation: Teilen Sie Kunden und Geschäftspartnern Ihren Urlaubstermin vorher mit. Das geht persönlich, mit einem Papieraushang am Laden oder in einem Mailing.
  3. Mitarbeiter: Ernennen Sie einen festen Stellvertreter und arbeiten diesen rechtzeitig ein. Hinterlassen Sie schriftliche Notizen, in denen die wichtigsten Fragen geklärt werden.
  4. Erreichbarkeit: Vereinbaren Sie Zeiten, in denen Mitarbeiter Sie erreichen können. Besprechen Sie Fälle, in denen Sie informiert werden möchten.
  5. Hilfe holen: Ist der Handwerksbetrieb zu klein oder wollen Sie Ihre Mitarbeiter nicht überlasten, holen Sie sich Hilfe bei Agenturen. Wenn Sie Stichworte wie "professioneller Büroservice" googlen, finden Sie ein großes Angebot. Empfehlungen bekommen Sie vielleicht auch von anderen Handwerksunternehmern.
Text: / handwerksblatt.de

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