Vorsteuer: Antrag auf Steuererstattung noch bis 30. September möglich

Unternehmer können ausländische Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen. Haben sie in der EU gearbeitet, müssen sie den Antrag auf die Steuererstattung bis 30. September einreichen.

Wer im EU-Ausland Geschäfte macht, zahlt dort auch regelmäßig Umsatzsteuer, etwa bei Geschäftsreisen oder Messeauftritten. Unternehmerinnen und Unternehmer, die in Deutschland zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich diese Vorsteuerbeträge über ein besonderes Vergütungsverfahren zurückholen. Wie das geht, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Madlen Pampel aus Halle (Saale). 

"Entscheidend sind die Frist bis zum 30. September und eine präzise Antragstellung beim Bundeszentralamt für Steuern. Viele Betriebe verschenken Geld, weil sie das digitale Verfahren scheuen oder wichtige Fristen verpassen", so Steuerberaterin Madlen Pampel.

Vorsteuervergütungsverfahren 

Das Erstattungsverfahren richtet sich an Betriebe, die ihren Sitz in Deutschland haben und die im jeweiligen Erstattungsstaat keine steuerpflichtigen Umsätze erzielen und dort nicht steuerlich ansässig sind. "Wer im jeweiligen Land bereits eine Betriebsstätte unterhält, darf das vereinfachte Vergütungsverfahren nicht nutzen", so die Expertin. Ein klassisches Beispiel dafür seien Bauunternehmen mit einer ausländischen Betriebsstätte. Sie müssen ihre Vorsteuer über die regulären Umsatzsteuervoranmeldungen des jeweiligen Landes geltend machen.

Wie ist der Ablauf?

Deutsche Unternehmerinnen und Unternehmer stellen den Antrag über das Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt). Das BZSt prüft die Eingaben und leitet das Formular an den Zielstaat weiter. Ab bestimmten Beträgen – in der Regel ab 1.000 Euro, bei Kraftstoffrechnungen bereits ab 250 Euro – sind zusätzlich elektronische Kopien der Originalbelege notwendig.

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Zudem ist ein Antrag ab einem Mindestvergütungsbetrag von 50 Euro möglich. Jedes Land wende dabei eigene Regeln an: Während Österreich beispielsweise keinen Vorsteuerabzug für Pkw-Kraftstoffe erlaubt, haben andere EU-Staaten Beschränkungen bei Hotel- oder Gastronomierechnungen. "Betriebe müssen daher vorab exakt prüfen, welche Posten das jeweilige Land anerkennt", so Pampel.

Ein Antrag nach Fristende ist nicht mehr möglich

Unternehmen müssen für alle Rechnungen aus dem Jahr 2025 den Antrag auf die Steuererstattung bis zum 30. September 2026 stellen . "Wer diesen Termin verpasst, verliert seinen Anspruch unwiederbringlich", erklärt Pampel.

Neben der fristgerechten Abgabe lohne sich auch die wirtschaftliche Vorabprüfung. Wer beispielsweise vor einer Dienstreise nach Österreich noch auf deutscher Seite tankt, nutzt den unkomplizierten inländischen Vorsteuerabzug über die eigene Umsatzsteuervoranmeldung und spart sich das ausländische Vergütungsverfahren.

Welche ausländischen Vorsteuern nicht abzugsfähig sind

Unternehmerinnen und Unternehmer können sich jedoch nicht alle Vorsteuern erstatten lassen. Es gelten je nach Land unterschiedliche Regelungen. Einige Länder haben zum Beispiel Beschränkungen bei Hotel-, Bewirtungs-, Benzin- und Mautkosten oder bei Kosten der Personenbeförderung wie Taxi, Bus und Bahn.

"Österreich lässt beispielsweise nur in besonderen Fällen die Erstattung der Vorsteuer für Benzinkosten zu. Dabei ist eine Erstattung für normale Pkw nicht gewährt, für Kleinlastwagen ist sie hingegen zulässig. Die Vorsteuer für Hotelkosten ist in Österreich dagegen voll abzugsfähig", berichtet die Steuerexpertin.

Alle Belege sammeln und den Antrag stellen

Zuerst muss man alle Belege zusammensuchen und den Antrag stellen. "In einigen Fällen ist es aber am besten, einen Einkauf mit ausländischer Umsatzsteuer von vornherein zu vermeiden. Gerade bei Kraftstoff für einen Pkw kann es sich für deutsche Unternehmerinnen und Unternehmer lohnen, in Deutschland zu tanken", sagt Pampel. Denn der Vorsteuerabzug in Deutschland sei deutlich einfacher durchzuführen.

Im Ausland werde dieser teilweise gar nicht gewährt oder nur ab bestimmten Beträgen. "Oft ist das Vorsteuervergütungsverfahren aufwendig und es gibt sogar Beschränkungen", sagt Pampel. "Man sollte also unbedingt abwägen, ob sich der Preiseffekt im Ausland lohnt oder durch die Bürokratie und Beschränkungen überlagert und damit uninteressant ist."

Quelle: Ecovis

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