Ein Zehn-Punkte-Plan für die Liquidität

Die Krise holt alle irgendwann ein, deshalb ist es wichtig, liquide zu bleiben. Lesen Sie hier, wie Betriebe ihre Forderungen am effektivsten einziehen.

Wer flüssig bleiben will, muss regelmäßig seine offenen Forderungen eintreiben. "Bei manchen hapert es meiner Erfahrung noch häufig an Konsequenz, gerade beim Forderungseinzug", erklärt Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH." Schuld daran ist nicht zuletzt die bei manchen Unternehmern vorherrschende Unsicherheit darüber, welche Vorgehensweise die eigene Liquidität letztlich bestmöglich sichert."

Drumanns Zehn-Punkte-Plan fasst die wichtigsten Schritte zur Absicherung der betrieblichen Liquidität zusammen.

Punkt 1: Basis allen Handelns sind die Geschäftsbedingungen

"Ein erfolgreicher Forderungseinzug beginnt bereits mit dem ersten Kundenkontakt und eigenen, den Alleinstellungsmerkmalen des Unternehmens individuell angepasst formulierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die unbedingt Regelungen zum normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten sollten" so Drumann. Unternehmer und Mitarbeiter sollten den Inhalt der Firmen-AGB kennen und verstehen, denn sie sind die Basis des unternehmerischen Handelns.

Punkt 2: Alles schriftlich 

"Ein Angebot sollte ebenso nur schriftlich abgegeben werden, wie auch eine Auftragsbestätigung nur schriftlich erfolgen sollte, rät der Experte. "Achten Sie dabei auf die genaue Benennung des Auftraggebers!" Beides sollte unbedingt den Hinweis enthalten, dass Lieferungen und Leistungen auf der Basis der eigenen Geschäftsbedingungen erbracht werden. Darüber hinaus sollte man sich später auch die vertragsmäßige Lieferung oder Leistung vom Auftraggeber schriftlich bestätigen lassen, wie auch die Rechnungstellung und gegebenenfalls Mahnungen schriftlich erfolgen sollten.

Punkt 3: Rechnung zeitnah und sorgfältig verfassen

"Bei der Erstellung der Rechnung ist Sorgfalt gefragt, besonders bei der Benennung des Adressaten. Die Rechnung sollte zeitnah zur Erledigung des Auftrages erstellt werden und ein Datum tragen", so der Inkasso-Fachmann. Die der Rechnung zugrunde liegende Lieferung oder Leistung sollte genau benannt werden.

Ein Zahlungsziel sollte so festgelegt werden, dass es nicht missverstanden werden kann. Zum Beispiel: "Der Rechnungsbetrag ist bis Mittwoch, den 07.04.2021, bei uns eingehend zu zahlen".

Das Zahlungsziel sollte nach den in der jeweiligen Branche üblichen Fristen gesetzt werden, wenn nicht in den AGB eine Fälligkeitsregelung getroffen wurde. Handelsüblich sind 10 bis 14 Tage, nach deren Ablauf die Rechnung zur Zahlung fällig ist.

Punkt 4: Zugang der Rechnung belegen können

"Nicht nur, dass oft auf eine Rechnung erst einmal gar nicht reagiert wird, bis ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet wird, Rechnungen sind `plötzlich` auch nie eingegangen", kritisiert Drumann die Zahlungsmoral mancher Kunden.

Da der Rechnungssteller möglicherweise für die Erstattung der Anwalts- oder Inkassokosten den Nachweis über den Zugang der Rechnung erbringen muss, sollte er vorsorgen. So empfiehlt sich etwa bei Problemkunden das Versenden einer Rechnung per Einwurf-Einschreiben oder ihre persönliche Zustellung bei Belieferung. Vorab die Rechnung zu faxen oder per Mail zu schicken, empfiehlt sich ebenso. Dann sollte man das Faxprotokoll aufheben oder eine Lesebestätigung anfordern und diese speichern.

Punkt 5: Bestätigung der vertragsgemäßen Leistung

Für die Fälligkeit einer Rechnung über Handwerkerleistungen ist normalerweise die Abnahme durch den Auftraggeber erforderlich. Durmann: "Ist ein Auftrag erledigt, sollte man sich vom Auftraggeber schriftlich bescheinigen lassen, dass die Arbeit zu dessen Zufriedenheit erledigt wurde. Bei Warenanlieferungen sollte der Kunde gut leserlich den Lieferschein unterschreiben. Gegebenenfalls sollte man eine Kopie des Personalausweises der annehmenden Person hinzufügen."

Punkt 6: Nicht abwarten – mahnen!

"Vor einer sofort nach Fälligkeit der Rechnung freundlich und respektvoll verfassten Mahnung sollte kein Unternehmer zurückschrecken", rät der Experte. "Die Angst, so einen redlichen Kunden zu verlieren, ist nach seiner Erfahrung eher unbegründet. Auch Kunden möchten ihren Ruf wahren und machen eher Geschäfte mit Unternehmern, die auch buchhalterisch ihren Laden im Griff haben." Denen, die dann doch mehr Aufmerksamkeit benötigen, sollte man zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von sieben bis zehn Tagen zukommen lassen, rät der Inkassospezialist.

Mahngebühren und Fristsetzung

 Ab der zweiten Mahnung kann ein Gläubiger grundsätzlich Mahngebühren geltend machen. Hier akzeptieren Gerichte ohne Nachweis oft Pauschalen zwischen 1,00 und 5,00 Euro pro Mahnschreiben. Die Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein. Ebenso sollte die Grundlage der Forderung deutlich benannt werden. Die letzte Mahnung sollte eine klar formulierte Zahlungsfrist beinhalten wie etwa "Zahlung bis zum … bei uns eingehend‘."

Punkt 7: Schadensersatz bei Zahlungsverzug des Kunden 

Mit dem Eintreffen einer Mahnung beim Schuldner tritt der Zahlungsverzug ein, wenn sich der Schuldner nicht ohnehin schon – etwa durch Verstreichen einer vertraglichen Zahlungsfrist – im Verzug befand. Wichtig hierbei ist: Eine Mahnung vor Fälligkeit der Rechnung ist unwirksam!

"Der Zahlungsverzug des Kunden ist die Voraussetzung für den Ersatz von Verzugsschaden, der gegen ihn geltend gemacht werden kann. Dazu gehören in der Regel auch die Kosten für die Beauftragung eines Rechtsanwaltes oder eines fachkundigen Inkassounternehmens", weiß Drumann. Ist der Kunde Unternehmer, kommt dieser auch ohne Mahnung automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung in Zahlungsverzug. Ist der säumige Kunde jedoch Verbraucher, kommt diese besondere Verzugsregelung nur zur Anwendung, wenn in der Rechnung deutlich darauf hingewiesen wurde.

Punkt 8: Verzugszinsen berechnen

Kommt ein Kunde in Zahlungsverzug, so darf der Gläubiger ihm Verzugszinsen mit Beginn des Zahlungsverzugs berechnen. Das gilt sowohl für säumige Unternehmer als auch Verbraucher", erklärt der Experte. Der Zinssatz für Letztere beträgt fünf Prozentpunkte über dem flexiblen Basiszinssatz, der halbjährlich anhand der Entwicklung der Zinsen der Europäischen Zentralbank neu festgelegt wird. Seit 2016 liegt er unverändert bei -0,88 Prozent, und somit sind 4,12 Prozent pro Jahr Verzugszinsen für Verbraucher zu berechnen. Ist der Schuldner hingegen Unternehmer, so liegt der Zinssatz für Entgeltforderungen bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, also bei 8,12 Prozent pro Jahr.

Punkt 9: Experten-Hilfe holen

"Säumige Kunden sind einem Unternehmer im Grunde genommen nicht nur den Rechnungsbetrag schuldig, sondern sie haben oft auch jede Menge Zeitaufwand verursacht und darüber hinaus Nerven gekostet. Beides kann sich ein Gläubiger vom Schuldner nicht vergelten lassen", weiß der Fachmann. "Um jedoch nicht auch noch zusätzlich Verluste bei Zeit und Nerven verzeichnen zu müssen, kann jeder Gläubiger bei Verzug des Schuldners den Forderungseinzug an ein seriöses Inkassounternehmen oder an einen Rechtsanwalt abgeben. Diese Kosten für einen Rechtsdienstleister sind ein Verzugsschaden, den der Schuldner in der Regel zu ersetzen hat."

Punkt 10: Gerichtlichen Mahnbescheid beantragen

Um Forderungen im Wege des gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsverfahrens einzuziehen, sind gute Kenntnisse der Unternehmensrechtsformen, Vertretungsverhältnisse, Verjährung nötig. Jeder Gläubiger sollte spätestens an diesem Punkt die eigenen Fähigkeiten genau abschätzen und gegebenenfalls einen Rechtsdienstleister mit den nötigen Schritten beauftragen", rät Drumann"

Übrigens: "Ein respektvoller, wertschätzender Umgang im Miteinander von Auftraggeber und Auftragnehmer sollte selbstverständlich sein und macht auch oft schon manches wett!"

Quelle: Bremer Inkasso