Handwerk: IT-Prozesse aus der Cloud

Die Vallovapor Gruppe setzt auf Digitalisierung – mit SaaS von openHandwerk und Online-Buchhaltung der Cloud-Unternehmensplattform lexoffice.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet für Handwerksbetriebe eine große Chance. Arbeitsprozesse können leichter abgebildet werden und Informationen stets aktuell gehalten werden. Auch im Zuge der Corona-Pandemie zeigt sich: Digitalisierte Unternehmen sind krisenresistenter und konnten ihre Tätigkeiten zu einem hohen Grad auch während des Lockdowns weiterführen.

Aufgaben zentral steuern

Die Unternehmensgruppe Vallovapor setzt für ihre digitalen Geschäftsprozesse auf ein Plattformökosystem: Mit openHandwerk als Unternehmenszentrale lassen sich zusätzliche Schnittstellenlösungen wie die Cloud-Unternehmenssoftware lexoffice anbinden, sodass es möglich wird, wichtige unternehmerische Aufgaben wie Buchhaltung und Kundenmanagement zentral und vernetzt zu steuern und den Erfolg nachhaltig zu steigern. 

Eine Neuaufstellung wagen

Geschäftsführer der Vallovapor Gruppe ist Martin Urbanek. Er hat schon früh erkannt, welche Vorteile die Digitalisierung bringt. Vallovapor bietet deutschlandweit Dienstleistungen rund um die Schimmelbeseitigung an. Das Unternehmen ist stetig gewachsen: Heute werden circa 600.000 Wohneinheiten für Verwalter und Eigentümer betreut. Mit immer mehr Standorten, Projekten und Mitarbeitern in der Instandhaltung wurde Urbanek klar, dass er etwas ändern musste: "Die Unternehmensprozesse von Vallovapor gehörten dringend digitalisiert und in die Cloud", so der Geschäftsmann.

Lösung gefunden

Eine Lösung musste her, um den Betrieb operativ zu unterstützen, die Arbeitsprozesse zu vereinfachen und den Kurs auf Wachstum zu halten. Da Urbanek für seinen Bedarf keine passende Handwerkersoftware am Markt fand, ließ er kurzerhand selbst eine Lösung programmieren. Die wollte er dann auch anderen zugänglich machen – die Idee für die Plattform openHandwerk.de war geboren. "Mit der Software-as-a-Service von openHandwerk hatten wir endlich eine kostengünstige und intuitive Lösung für die Digitalisierung von Vallovapor gefunden", so Arkadij Treichler, Betriebsleiter bei Vallovapor.

Software als Schaltzentrale

IT-Prozesse aus der Cloud Foto: © Vallovapor

Nicht nur Vallovapor profitierte von SaaS über openHandwerk; immer mehr Betriebe nutzen die Plattform - auch dank der Möglichkeit, über Schnittstellen andere Unternehmenslösungen anzubinden. So auch lexoffice: Die Integration der Buchhaltungsfunktionen von lexoffice kam zustande, weil Vallovapor die Software bereits im Einsatz hatte und sich zeigte, dass auch viele weitere Anwender von openHandwerk eine Integration beider Lösungen wünschten.

Online-Anbindung der Buchhaltung

Die Rechnungsstellung bei Vallovapor erfolgt seitdem dank integrierter Schnittstelle zu lexoffice ebenfalls direkt über openHandwerk. Alle Angebots- und Rechnungsdaten sind mit den operativen Auftragsdaten und -unterlagen verknüpft. "Zu Beginn haben wir die Plattform lediglich für die Dokumente zum Auftrag und zur Kundenkommunikation genutzt. Für die Rechnungsstellung bedienten wir uns bis 2018 weiterhin unserer alten Branchensoftware", so Treichler. "Wir waren hier jedoch durch eine unflexible Festinstallation begrenzt; Arbeiten an mehreren Standorten war fast unmöglich. Hinzu kamen hohe Wartungsverträge und Serverkosten des Softwareanbieters", erinnert sich Urbanek.

Alles aus der Cloud

Für Vallovapor suchten die beiden Verantwortlichen nach einer Lösung, um die Buchhaltung bestmöglich in der Cloud zu vereinfachen; sie entschieden sich für lexoffice als Integrationspartner von openHandwerk. Für Vallovapor war neben vieler anderer Vorteile die Cloud-Fähigkeit das entscheidende Kriterium. "Der digitale Belegaustausch reduziert spürbar unproduktive Mehrarbeit. Wir konnten damit unsere Datenqualität und unsere Effizienz deutlich steigern. Stand heute erstellen wir unsere Angebote und Rechnungen aus openHandwerk in der Cloud. So sind wir deutlich schneller, haben zum ersten Mal keinerlei Medienbrüche mehr, sondern freuen uns über eine Lösung aus einer Hand", erläutert Treichler.

Mobile Belegerfassung per Scan App

Über die Schnittstelle in openHandwerk gelangen alle erstellten Ausgangsrechnungen direkt aus der Plattform in die lexoffice-Buchhaltung. So auch bei Vallovapor: Alle Rechnungsinformationen werden sicher und verschlüsselt übertragen. Mit der lexoffice Scan-App können Handwerker auch von unterwegs auf ihren Einsätzen Belege jederzeit ganz einfach abfotografieren. Diese sind dann als Scan automatisch im System verfügbar und werden dort dank Texterkennung (OCR) und intelligenter Kategorisierung automatisch richtig kontiert und gebucht. "Mit der App ist jetzt Schluss mit dem lästigen Papierkram, denn jeder Beleg ist sofort vor Ort erfasst und korrekt kategorisiert. Das ist für uns eine große Erleichterung", bestätigt Treichler.

Stets auf dem gleichen Stand

IT-Prozesse aus der Cloud Foto: © Vallovapor

Viele kleine und mittlere Handwerksbetriebe haben lexoffice bereits im Einsatz; die dort integrierte Schnittstelle ermöglicht eine problemlose Anbindung an openHandwerk.de. Die Vorteile dafür liegen auf der Hand: Es braucht keine manuelle Übertragung von Dokumenten und Rechnungsinformationen mehr, kein Kopieren von Ausgangsrechnungen für die Archivierung und die Rechnungen werden stets fristgerecht gestellt. Dank digitaler Auftragshistorie sind alle Mitarbeiter immer auf demselben Stand.

30.000 Euro Einsparung pro Jahr

"Bei Vallovapor wickeln wir mit nur zwei Bürokräften allein in Deutschland im Jahr über 1.200 Instandhaltungsaufträge ab, von der Angebotserstellung, Terminierung und Abwicklung sowie Dokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. Durch die digitale Archivfunktionen und die bestehenden Prozesse sparen wir jährlich circa 30.000 Euro an Kosten ein und erhöhen gleichzeitig beständig unsere Qualität in der Abwicklung. Unsere Mitarbeiter haben somit wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge", fasst Treichler zusammen. Damit macht Vallovapor eine Erfahrung, die typisch ist für lexoffice Anwender, weiß Frank Steinberg, Senior Market Designer bei lexoffice und zuständig für die Partneranbindungen. "Nicht umsonst lautet unser Slogan: Meine Buchhaltung macht sich von allein! Unser Ziel ist es immer, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und Digitalisierung voranzubringen. Da treffen wir im Handwerk auf einen echten Bedarf."

lexoffice auf einen Blick

Als die Cloud-Unternehmenslösung von Lexware bietet lexoffice Kleinunternehmern je nach Paketwahl ein breites Spektrum an kaufmännischen Lösungen: von der Rechnungserstellung über die Belegerfassung bis hin zum Jahresabschluss. Die mehrfach ausgezeichnete Software begleitet ihre Anwender mit viel Automatisierung und überträgt die buchhalterischen Vorgänge zusätzlich in verständliche Übersichten und Grafiken, die zeigen, wie sich das Unternehmen finanziell entwickelt. lexoffice ist von der TÜV Rheinland i-sec GmbH und ISO-zertifiziert, die Software ist made in Germany – und sämtliche Daten liegen ausschließlich auf deutschen Servern. 

openHandwerk auf einen Blick

Auf der Plattform können Handwerks-, Bau- und Dienstleistungsbetriebe kostengünstig die Cloudsoftware für Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – von der Auftragsverwaltung, dem Ressourcenmanagement und der Zeiterfassung über die Baudokumentation und das Mängelmanagement bis hin zum Rechnungswesen – per Lizenzmodell abonnieren. Darüber hinaus sind zahlreiche kostenfreie Schnittstellen, z.B. auch zur Buchhaltungssoftware lexoffice verfügbar, die dem Handwerker Mehrwerte entlang seines Arbeitsprozesses liefern. OpenHandwerk.de hat neue Standards für die Digitalisierung im Handwerk gesetzt und wurde bereits mehrfach mit Preisen ausgezeichnet. 

Vallovapor auf einen Blick

Vallovapor ist ein Dienstleister im Bereich Raumdesinfektion und bietet seinen Kunden einen branchenübergreifenden umfangreichen Service. In jahrelanger Forschungsarbeit ist es dem Unternehmen gelungen, ein wirkungsvolles Produkt auf den Markt zu bringen, das gleichermaßen effektiv gegen Schimmel, Gerüche sowie gegen Viren und Bakterien eingesetzt werden kann – und das auf schnelle, nachhaltige und vor allem gesundheitlich unbedenkliche Weise.