b:work soll kleine Handwerksbetriebe branchenspezifisch digitalisieren

Kleine Handwerksbetriebe und Existenzgründer können mit der Community-Edition von b:work kostenlos Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen und sich an die Online-Shops von Großhändlern anbinden lassen.

IN285 kann seine als bezahlt gekennzeichneten Rechnungen nicht löschen. André kommt dem neuen Nutzer von "b:work" zu Hilfe. Auch auf dessen Frage, wie er die Artikel eines Großhändlers in seinen Warenkorb legen kann, hat der Community-Betreuer eine Antwort. "Diesen Austausch im Forum finde ich klasse. Anwender gehen auf die Fragen anderer Anwender ein oder einer unsere Produktmanager schaltet sich ein", sagt Christof Schäfer, Geschäftsleiter bei der blue:solution software GmbH.

Das IT-Haus aus Rheine (Nordrhein-Westfalen) hat die kostenlose Handwerkersoftware vor rund anderthalb Jahren auf den Markt gebracht. "Dank unserer Community, die ihre Probleme mit der Software und ihre Wünsche für neue Funktionen mit uns teilt, können wir kleine Handwerksbetriebe und Existenzgründer im Handwerk branchenspezifisch digitalisieren."

Schnittstellen IDS und OMD

Bislang haben sich rund 1.500 Nutzer für die Community-Edition von b:work registriert. Den Anmeldeprozess, aber auch die Handhabung der Software bezeichnet Danny Braunsteiner als "kinderleicht". "Mit b:work können Handwerker nicht nur uneingeschränkt Angebote erstellen, Aufträge bestätigen und Rechnungen schreiben, sondern sie erhalten auch Zugang zu den Online-Shops von Großhändlern", erklärt der für Marketing und Vertrieb verantwortliche Geschäftsleiter bei blue:solution.

Ermöglicht wird dies durch die "Integrierte Daten Schnittstelle" (IDS). Darüber kann der Kunde seinen Warenkorb mit von ihm ausgewählten Artikeln mit dem Großhändler austauschen. Als weitere Schnittstelle ist "Open Masterdata" (OMD) integriert. Sie verhilft den Nutzern von b:work zu den aktuell gültigen Produktstammdaten der Großhändler. "Die Schnittstellen IDS und OMD sind bei uns kostenlos dabei. Andere Softwareanbieter nehmen dafür Geld", sagt Danny Braunsteiner.

b:work im Überblick

In das Angebot lassen sich auch alternative Vorschläge einarbeiten, die unter derselben Position gelistet werden. Foto: © blue:solution software GmbH

Die Software b:work soll Handwerkern dabei helfen, ihre kaufmännischen Prozesse zu digitalisieren und möglichst einfach Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen zu erstellen. Beim Öffnen des Programms erscheint als Willkommensseite ein Dashboard. Darauf sind übersichtlich einige Schlüsselkennzahlen wie die Zahl der erstellten Angebote und der offenen Rechnungen visualisiert.

In b:work lassen sich die Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Material und Löhnen verwalten sowie Rollen und Rechte zur Nutzung des Programms vergeben. Die Betriebe können ihr Firmenlogo und das eigene Briefpapier hinterlegen.

Verschiedene Standard-Textbausteine sind vorgegeben und lassen sich je nach Bedarf aktivieren. Dazu zählen etwa der Hinweis auf § 19 des Umsatzsteuergesetzes, § 35a des Einkommenssteuergesetzes zu Handwerkerleistungen oder die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für Privatpersonen. "Diese und andere Textbausteine können aber auch individuell angepasst werden", versichert Danny Braunsteiner. Ein nützliches Feature: Bei der Rechnungsstellung wird der Lohnanteil ausgewiesen, den Privatkunden bei ihrer Steuererklärung geltend machen können. Danny Braunsteiner: "Unser kostenloses b:work liefert den Anwendern einen echten Mehrwert."

Die Handhabung des Programms ist intuitiv. Wer einmal nicht weiter weiß, findet Hilfe in der FAQ-Liste oder im Forum von b:work. Unterstützend dazu produziert blue:solution jedoch auch kurze Videos mit Tipps und Tricks. "Wir veröffentlichen die 30-Sekünder zunächst bei Instagram und Facebook, später stellen wir sie auch bei YouTube und im Forum ein", sagt Danny Braunsteiner.

Unterstützung des Großhandels

Bei den Überlegungen, wer neben den Handwerkern von b:work profitieren könnte, ist Christof Schäfer schnell auf Industrie und Handel gestoßen. "Sie erhalten die Preisanfragen und Bestellungen über sehr viele Kanäle. Dies ist vor allem bei kleinen Warenkörben mit großem Aufwand und hohen Kosten verbunden", weiß der für Produktmanagement und Business Development zuständige Geschäftsleiter aus zahlreichen Gesprächen mit dem SHK- und Elektro-Großhandel.

Schäfers Vorschlag, dies für alle Großhändler über eine Software wie b:work stärker zu bündeln, standen sie zunächst verhalten gegenüber. Ihre Vorgabe: "Wir machen nur mit, wenn alle dabei sind. Wir müssen eine große Community aus Handwerk, Handel und IT-Experten werden." Bislang unterstützen rund ein Dutzend Großhändler und andere Fachpartner b:work (siehe Info-Kasten).

Unterstützer von b:work Einige Fachpartner des Handwerks stellen ihren Kunden die Handwerkersoftware b:work kostenlos zur Verfügung. Zu den Unterstützern zählen verschiedene Großhändler aus den Bereichen Haustechnik und Elektrotechnik wie die GC-Gruppe, Mainmetall, die Obeta-Gruppe, die Hardy-Schmitz-Gruppe, die Eugen König GmbH, die Witte GmbH, die Wiedemann-Gruppe, die HBG-Gruppe und Honig Baustoffe. "Weitere Partner – auch aus anderen Gewerken – werden folgen", versichert Christof Schäfer. Zurzeit sei man etwa mit einigen Großhandelsgruppen aus dem Malerhandwerk im Gespräch. 

Die kostenlose Software ist direkt bei b:work verfügbar, sie wird aber auch im Online-Shop der Partner als zusätzlicher Service angeboten. "Die Kunden können sich mit wenigen Klicks registrieren, sind direkt an ihren Großhändler angebunden und können innerhalb von fünf bis zehn Minuten ihr erstes Angebot in b:work erstellen", erklärt Danny Braunsteiner. Neben den bereits gelisteten Unterstützern könnten sich die Handwerker auch mit anderen Händlern oder Herstellern verknüpfen. "Deren Online-Shop muss lediglich über eine IDS- oder OMD-Schnittstelle verfügen."

GoBD- und DSGVO-konform

"b:work haben wir mit einer neuen Technologie ausgestattet", sagt Christof Schäfer. Die Nutzer installieren die Software nicht auf ihrem PC, Laptop oder Tablet, sondern sie greifen über den Browser jedes internetfähigen Endgeräts darauf zu. blue:solution stellt seinen Kunden das Programm b:work in der Cloud zur Verfügung. Diese – in der Regel kostenpflichtige – Dienstleistung wird im Fachjargon als "Software-as-a-Service" (SaaS) bezeichnet.

Alle Daten liegen dem Unternehmen zufolge auf Servern in Deutschland. "b:work erfüllt die Anforderungen zur ordnungsgemäßen Verwaltung steuerrelevanter Dokumente und zur Verarbeitung personenbezogener Daten", erklärt Christof Schäfer mit Blick auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Kostenpflichtige Premium-Funktionen

Zur kostenlosen Community-Edition gesellen sich seit September Premium-Funktionen, die gegen Aufpreis hinzubuchbar sind. "Auf Anregung unserer Community bieten wir als Erstes den Login für einen zweiten Arbeitsplatz an", erklärt Danny Braunsteiner. Als weitere denkbare Bezahl-Funktionen könnten die detaillierte Berechnung einer Maßkette, die Darstellung von Artikel-Fotos im Angebot, eine GAEB-Schnittstelle oder die kumulierte Teilschlussrechnung nach VOB folgen.

Die kostenpflichtigen Helferlein sollen wie beim In-App-Kauf eines Spiels an die Handwerkersoftware angedockt, aber nur so lange bezahlt, wie sie gebraucht werden. "Es gibt kein teures Abo mit langfristigen Laufzeiten", versichert Christof Schäfer. Die Anschaffung der Premium-Funktionen soll transparent und finanziell überschaubar, die Gesamtkosten beim Kauf mehrerer Funktionen "adäquat gedeckelt" sein. Danny Braunsteiner könnte sich auch vorstellen, die Produkte externer Partner hinzuzunehmen. "Denkbar wäre etwa eine gute Dokumentations- oder Zeiterfassungs-Software."

Zielgruppe von b:work

Im Forum von b:work können sich Anwender austauschen und erhalten Tipps und Tricks, wie sie die Handwerkersoftware am besten nutzen können. Foto: © blue:solution software GmbH

Als potenzielle Nutzer von b:work visieren Christof Schäfer und Danny Braunsteiner vor allem kleine Handwerksbetriebe und Existenzgründer an, die noch nicht mit einer kaufmännischen Software oder die mit veralteten oder den Anforderungen der GoBD widersprechenden Programmen arbeiten. "Wir machen hier etwas ganz Neues", ist Christof Schäfer überzeugt. Der Vertrieb einer kostenlosen Software über den Großhandel und die Interaktion aller Nutzer im Forum sind aus seiner Sicht einzigartig.

Dem stimmt Danny Braunsteiner zu. Er arbeitet sehr mehr als zwei Jahrzehnten in der Branche für Handwerkersoftware. Im Frühjahr 2023 ist er zu blue:solution gewechselt. Kurz zuvor habe er den Markt sondiert. Seine Erkenntnis: "Ich habe keine andere Handwerkersoftware gefunden, die kostenlos und mit so vielen Funktionen wie b:work ausgestattet ist."

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