E-Rechnung ab 2025 Pflicht: Checkliste für Unternehmen

Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks und die Datev bieten eine Checkliste zur Umsetzung.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung wird Pflicht: Tipps für Handwerksbetriebe

Ab dem 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen, zum Beispiel von Lieferanten, annehmen und verarbeiten zu können. 

Die E-Rechnung ist keine PDF, sondern ein strukturiertes Format, das den Vorgaben der EU-Richtlinie EN 16931 entspricht. In Deutschland sind dies vor allem die Rechnungsformate "XRechnung" und das hybride Format "ZUGFeRD" (ab Version 2.0.1). 

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und die Datev haben gemeinsam eine Checkliste für kleine und mittlere Unternehmen des Handwerks erarbeitet. Diese können anhand der Fragen klären beziehungsweise abhaken, inwieweit sie ausreichend informiert sind, ob sie E-Rechnungen ab Januar 2025 empfangen können und dafür ein E-Mail-Postfach haben, ob sie die Rechnungen mit entsprechenden Tools visualisieren können (zum Beispiel mit dem kostenfreien Quba-Viewer) und ob sie die E-Rechnungen GoBD-konform archivieren können.

Zur Checkliste: Umsetzung der E-Rechnung für KMU➔➔➔ Hier geht es zur kostenfreien Checkliste zur Umsetzung der E-Rechnung für KMU von ZDH und Datev als PDF.

Rechnungen verschicken

Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht. Verbände wie der ZDH konnten aber erreichen, dass es Übergangsfristen gibt.   

Ab Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend E-Rechnungen an Geschäftspartner ausstellen. Bis dahin sind auch noch Papierrechnungen ("sonstige Rechnungen" genannt) erlaubt. Ab 2028 sind auch alle anderen Unternehmen (auch Kleinunternehmer) dazu verpflichtet.

Auch wenn es für die Ausstellung von E-Rechnungen lange Übergangsfristen gibt, raten der ZDH und die Datev dazu, sich schon heute damit zu beschäftigen, damit es zu den genannten Umstellungszeitpunkten nicht zu Engpässen bei den IT-Dienstleistern kommt. Gleichzeitig sollte die Digitalisierung weiterer Prozessschritte erwogen werden, um weitere Einsparpotenziale zu heben.

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