Elektronische Rechnungen: Änderungen bei der GoBD beachten

Warum es so wichtig ist, dass Unternehmen im Bereich der Buchführung die GoBD einhalten und was sich mit der Pflicht zur E-Rechnung geändert hat.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung wird Pflicht: Tipps für Handwerksbetriebe

Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufzeichnungen, stellen gerade kleinere Handwerksbetriebe vor Herausforderungen.

Die Richtlinien beziehen sich unter anderem auf die

• strukturierte, revisionssichere Archivierung,
• auf die Verfahrensdokumentation,
• die GoBD-konforme Arbeitsweise und
• den Software-Einsatz. 

Steuerlich relevante Daten müssen also für das Finanzamt nachvollziehbar, korrekt und sicher gespeichert werden.

Jetzt müssen Unternehmen ihre GoBD anpassen - das Bundesfinanzministerium hat die Verwaltungsanweisung erneut angepasst. Hintergrund ist die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung zwischen inländischen Unternehmen (§ 14 UStG). Die neuen Regeln gelten seit dem 14. Juli 2025 und erfordern moderne IT-Systeme im Unternehmen.

Warum ist es so wichtig, dass Unternehmen die GoBD beachten und anpassen? 

Unternehmen müssen sicherstellen, dass jede Buchung einzeln, vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgt. "Die GoBD bilden das Fundament für eine steuerlich anerkannte Buchführung", betont Ecovis-Steuerberater Dirk Eichler. Nur wenn Unternehmen diese Grundsätze einhalten, akzeptiert die Finanzverwaltung die Buchführung als Grundlage der Besteuerung. 

Die GoBD enthalten auch Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen. "Weil sich technische Möglichkeiten fortlaufend ändern, passen die Behörden die Details regelmäßig an. Unternehmen sollten die Änderungen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Schon kleine Abweichungen können zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen", sagt Steuerberater Eichler.

Das sind die wichtigsten Änderungen seit Juli 2025

PDF-Kopien entfallen

Unternehmen, die ein Fakturierungsprogramm einsetzen, müssen Ausgangsrechnungen nicht zusätzlich als PDF-Dokument speichern. "Es genügt, wenn das System auf Anforderung jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung erzeugen kann", erklärt Eichler.

Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen:

Bei elektronischen Rechnungen reicht es aus, den strukturierten Datenteil aufzubewahren, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Die strukturierten Daten müssen vollständig vorliegen und dürfen nicht durch eine Umwandlung verloren gehen.

"Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Unternehmen nur dann archivieren, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke enthält", so der Experte.

Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen:

Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen Unternehmen grundsätzlich im empfangenen Format sichern. Eine Umwandlung in ein anderes Format sei zwar möglich, aber nur unter der Bedingung, dass das Originaldokument ebenfalls erhalten bleibt.

Warum Unternehmen die GoBD regelmäßig prüfen sollten

Die Einführung der elektronischen Rechnung machte eine Überarbeitung der GoBD unausweichlich. Mit den neuen Regelungen sorgt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) für mehr Klarheit. "Sicher ist jedoch auch, dass dies nicht die letzte Anpassung der GoBD war", erklärt Steuerberater Dirk Eichler. Deshalb sollten Unternehmen die Entwicklungen aufmerksam verfolgen und ihre Buchführungsprozesse regelmäßig prüfen.

Quelle: Ecovis

Tipp: Bei Fragen zur GoBD können sich Handwerksbetriebe jederzeit an die Unternehmensberatung ihrer Handwerkskammer wenden. 

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