Kassenführung: Sind die vielen Vorschriften verhältnismäßig?

Das Kassengesetz verlangt von Händlern und Handwerkern einiges ab: Bonausgabepflicht, Kassenregistrierung, TSE und so weiter. In einer Umfrage klagen die Unternehmen über einen erheblichen Aufwand. Die Wirtschaft macht Vorschläge, wie es besser laufen könnte.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Laut Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD soll das Kassengesetz von 2016 auf den Prüfstand. Dort heißt es unter anderem, dass die Bonpflicht abgeschafft werden soll. Die vielfältigen Pflichten zur Kassenführung, wie etwa die Absicherung von elektronischen Kassensystemen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabepflicht und die Kassenregistrierung, werden gerade vom Bundeszentralamt für Steuern  (BZSt) evaluiert. 

Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag DIHK hält das für richtig, denn das Gesetz habe in den vergangenen neun Jahren zu einem erheblichen Kosten- und Bürokratieaufwand bei den Unternehmen geführt. Das bestätigt eine bundesweiten Befragung unter IHK-Unternehmen. Und es kamen immer neue Vorschriften dazu, zuletzt die Meldepflicht für Registrierkassen. Aus Sicht der Betriebe sollte auch geklärt werden, ob die Maßnahmen wirklich geeignet sind, Steuerbetrug zu verhindern und ob sie verhältnismäßig sind. Die befragten Unternehmen machten deutlich: Statt allen Betrieben durch umfangreiche Pflichten hohe bürokratische Lasten aufzubürden, sollte die Finanzverwaltung gezielter risikobehaftete Fälle kontrollieren. Auch der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat seine Mitgliedsbetriebe kürzlich zu Aufwand und Kosten befragt, die Ergebnisse lagen der Redaktion aktuell (Stand: 7. Oktober 2025) noch nicht vor.  

Die verschärften Vorgaben zur Kassenführung belasten die Unternehmen erheblich: 

✔ Teure Nachrüstungen der Kassensysteme: Rund die Hälfte der Unternehmen, die ihre Kassen nachrüsten konnten, musste bis zu 1.000 Euro investieren. Bei 55 Prozent der Unternehmen war dies technisch gar nicht möglich – sie mussten neue Kassensysteme anschaffen, obwohl die alten im Regelfall noch funktionsfähig waren. Ursprünglich hieß es vom Gesetzgeber, dass die Umrüstung nur 39 Euro kostet, so der DIHK.

✔ "Berge von oft unerwünscht ausgegebenen Belegen" wegen der Bonpflicht. Die Belege müssen ausgedruckt werden, obwohl die Käuferinnen und Käufer bei Kleinbeträgen meist keinen ausgedruckten Bon wünschen. Die Hälfte der Unternehmen würden berichtet, dass über 80 Prozent der Bons direkt entsorgt werden. "Bei den Unternehmen entstehen durch die Belegausgabe durchschnittlich Kosten von rund 300 Euro pro Jahr."

✔ Unangekündigte Kontrollen (Kassennachschau) von Finanzbeamten in den Betrieben zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben führten in mehr als einem Drittel der Fälle zu erheblichen Beeinträchtigungen des Betriebsablaufs.

✔ Meldung der Kasse: 20 Prozent der Unternehmen berichten von über technischen Schwierigkeiten bei der seit dem 1. Januar 2025 erforderlichen elektronischen Meldung der neu angeschafften oder ausgemusterten Kassensysteme ans Finanzamt.

Was empfiehlt die Wirtschaft?

Das sind die Empfehlungen der Wirtschaft, wie man das Prozedere bürokratieärmer gestalten könnte:

TSE-Pflicht differenzieren:

Sie sollte nicht pauschal für alle Betriebe gelten, sondern nur bei risikobehafteten Sachverhalten. Belegausgabe flexibilisieren: Die im Koalitionsvertrag vorgesehene Streichung der Belegausgabepflicht sollte umfassend und zügig umgesetzt werden. Belege sollten nur auf Kundenwunsch ausgestellt werden. Mitarbeiter der Finanzverwaltung können weiterhin inkognito durch Testeinkäufe und im Rahmen einer Kassen-Nachschau prüfen, ob Transaktionen im Kassensystem erfasst werden.

Meldeverfahren verbessern:

Das elektronische Verfahren ist erst seit dem 1. Januar 2025 in Betrieb. Die dadurch entstehenden Rechtsfragen sollten rasch geklärt und eine komplikationslose Datenübermittlung gewährleistet werden.

Kein Zwang zum Einsatz von elektronischen Kassensystemen:

Kleinere Betriebe sollten auch weiterhin die Möglichkeit zur Führung einer manuellen Kasse ohne technische Geräte, der "offenen Ladenkasse", haben, weil es keine Evidenz dafür gibt, dass diese per se anfälliger für Betrug sind. In diesen Fällen mit geringeren Umsätzen sollten Plausibilitätskontrollen der von den Betrieben eingereichten Steuererklärungen und Stichproben der Finanzämter reichen, um ein eventuelles Fehlverhalten zu vermeiden.

Prüfungsmethoden modernisieren:

Statt aufwendiger Einzelfallprüfungen sollten Systemprüfungen, also eine Konzentration auf betriebsinterne Abläufe und Compliancemaßnahmen, vorgenommen werden, um die zeitliche und personelle Ressourcenbelastung in den Finanzbehörden zu reduzieren. Zudem sollten Prüfungen zeitnah erfolgen, idealerweise direkt im Anschluss an das Steuerjahr.

Unternehmen würden so schnell die dringend benötigte Rechts- und Planungssicherheit erhalten. Finanzbehörden verfügen bereits im Rahmen von Außenprüfungen über umfangreiche Kontrollmöglichkeiten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung sollten sich kritische Sachverhalte gezielter identifizieren lassen. So ließen sich die Ziele der Finanzbehörden erreichen und zugleich die Belastungen von Unternehmen deutlich reduzieren.

Quelle: DIHK

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