Abmahnung: Jetzt bloß keine Fehler machen

Abmahnungen sind ein Hort von Fehlerquellen. Aber fehlerhafte Abmahnungen werden von den Arbeitsgerichten nicht akzeptiert, sodass viele Kündigungen unwirksam werden – der Chef also nach der gelben nicht die rote Karte zeigen kann.

Dr. Nicolai Besgen, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Bonn, erläutert für handwerksblatt.de, was Sie bei einer Abmahnung besser nicht machen sollten.

1. Einzel- oder Sammelabmahnungen?

Arbeitgeber stehen oft vor der Frage, ob sie mehrere Pflichtverletzungen gesammelt in einem Abmahnungsschreiben rügen oder aber für jede Pflichtverletzung eine Einzelabmahnung erteilen. Die Bequemlichkeit spricht für eine Sammelabmahnung. Hiervon ist jedoch dringend abzuraten! In der Rechtsprechung besteht Einigkeit, dass eine Abmahnung bereits dann unwirksam ist, wenn sie mehrere Vorwürfe enthält und sich im Prozess auch nur einer davon als unhaltbar erweist (LAG Köln, Urt. v. 12.08.2005 - 4 Sa 412/05 ).

Praxistipp!

Vor dem Hintergrund dieser klaren Rechtsprechung ist deshalb zu empfehlen, für jede Pflichtverletzung eine einzelne Abmahnung zu formulieren und auszusprechen. Allenfalls bei einwandfrei ermittelten gleichartigen Verstößen können diese gesammelt in einer Abmahnung zusammengefasst werden, bspw. mehrere kurz hintereinander folgende Unpünktlichkeiten. In Zweifelsfällen sollte aber stets eine gesonderte Abmahnung erteilt werden. Kann nämlich nur ein Vorfall nicht bewiesen werden, ist die gesamte Abmahnung unwirksam!

2. Verlust der Warnfunktion bei zu vielen Abmahnungen

Das Bundesarbeitsgericht hat in zwei neueren Urteilen klargestellt, dass die Warnfunktion einer Abmahnung dadurch erheblich abgeschwächt werden kann, wenn der Arbeitgeber bei ständig neuen Pflichtverletzungen des Arbeitgebers stets nur mit einer Kündigung droht, ohne jemals arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen zu lassen. Dies könne die notwendige Warnfunktion einer Abmahnung soweit abschwächen, dass der Arbeitgeber dann nicht mehr berechtigt ist, eine Kündigung auszusprechen (BAG, Urt.v. 15.11.2001 - 2 AZR 609/00 -, NZA 2002, 968; BAG, Urt. v. 16.09.2004 - 2 AZR 406/03 -, NZA 2005, 459.).

Praxistipp!

Der Ausspruch von zahlreichen Abmahnungen ist für den Arbeitgeber gefährlich. Verpasst er den kritischen Zeitpunkt, wird die letzte Abmahnung als entwertet angesehen mit der weiteren Folge, dass eine Kündigung im Wiederholungsfall unwirksam ist. Dies gilt insbesondere bei schweren Vertragsverstößen. Kommt es hier zu einem gleichartigen Pflichtenverstoß, sollte regelmäßig bereits im ersten Wiederholungsfall gekündigt werden. Handelt es sich hingegen um leichtere Vertragsverstöße, kann mindestens drei Mal ohne nachteilige Folge abgemahnt werden. Es ist allerdings zu empfehlen, die Abmahnungen durchzunummerieren und inhaltlich zu intensivieren. Dem dienen Signalworte wie z.B. "nochmals" oder aber "letztmalig". Auch hier aber gilt: Ist ein erheblicher Steigerungsgrad erreicht, muss im Wiederholungsfall gekündigt werden, vor allem dann, wenn eine Abmahnung als "letztmalige Abmahnung" bezeichnet wurde.

3. Fehlende Kündigungsandrohung

Abmahnungen sind nur dann formell wirksam, wenn am Ende konkret die Kündigung für den Wiederholungsfall angedroht wird. In vielen Fällen wird dieser Satz schlicht vergessen oder aber aus anderen Gründen nicht aufgenommen. Dies führt ohne weiteres zur Unwirksamkeit der Abmahnung.

Praxistipp!

Die Kündigungsandrohung muss als solche verstanden werden können. Werden lediglich "arbeitsrechtliche Konsequenzen" angedroht, ist dies nicht ausreichend. Auch der Ausspruch einer erneuten Abmahnung ist eine solche arbeitsrechtliche Konsequenz, also gerade keine Kündigung.

4. Pauschale Vorhaltungen vermeiden!

Die Abmahnung muss inhaltlich konkret sein und es dem Arbeitnehmer ermöglichen, nachzuvollziehen, welche Verfehlungen ihm vorgeworfen werden. Jegliche pauschalen Vorhalte sind zu vermeiden und führen ebenfalls zur Unwirksamkeit der Abmahnung. Dies gilt insbesondere für Vorwürfe wie bspw. "Sie kommen dauernd zu spät" oder aber "Ihre Arbeitsleistung lässt zu wünschen übrig". Solche Vorwürfe mögen ein grundsätzlich gestörtes Vertrauensverhältnis belegen, sind aber als wirksame Abmahnung untauglich. Bei der Formulierung einer Abmahnung sollte man sich an folgenden Punkten orientieren!

Checkliste Formulierung einer Abmahnung

1. Konkrete Umschreibung des vorgeworfenen Fehlverhaltens (Hinweisfunktion)
2. Feststellung des Arbeitsvertragsverstoßes; Hinweis, wie sich der Mitarbeiter sachgerecht hätte verhalten müssen und Rüge des Fehlverhaltens (Beanstandungsfunktion)
3. Kündigungsandrohung für den Wiederholungsfall (Warnfunktion)

5. Mündliche Abmahnung?

Eine Abmahnung kann formfrei ausgesprochen werden. Auch die mündliche Abmahnung ist damit wirksam. Wegen der strengen formalen Vorgaben an den Inhalt einer Abmahnung ist aber zu Beweiszwecken jedem Arbeitgeber dringend zu empfehlen, eine Abmahnung nur schriftlich zu erteilen. Bestreitet nämlich der Arbeitnehmer, dass bspw. die konkrete Kündigungsandrohung in der mündlichen Abmahnung mitenthalten war, muss der Arbeitgeber hierfür Beweis antreten. Dies wird ihm nur möglich sein, wenn bei dem Abmahnungsgespräch weitere Zeugen zugegen waren. Diese müssen dann aber in einem Prozess persönlich angehört werden, was zu weiteren Unsicherheiten und unnötigem wirtschaftlichem Zeitaufwand führt. All diese Probleme können durch den Ausspruch einer schriftlichen Abmahnung, deren Zugang einwandfrei dokumentiert wird, umgangen werden.

6. Abmahnung "verbraucht" Kündigungsrecht

Hat der Arbeitgeber ein Fehlverhalten oder einen bestimmten Sachverhalt mit einer Abmahnung gerügt, kann wegen des abgemahnten Sachverhalts nicht mehr wirksam gekündigt werden. Dieses Recht besteht vielmehr nur im Wiederholungsfall oder aber dann, wenn weitere kündigungsrechtlich erhebliche Umstände eintreten oder nachträglich bekannt werden.

Praxistipp! 

Wird dem Arbeitnehmer ein erhebliches Fehlverhalten vorgeworfen, muss der Arbeitgeber abschließend entscheiden, ob er abmahnen oder (fristlos) kündigen möchte. Hat er sich für die Alternative der Abmahnung entschieden, scheidet ein Kündigungsrecht von vornherein aus. Der Ausspruch einer Kündigung ist dann grundsätzlich nur im Wiederholungsfall möglich.

Rechtsanwalt Dr. Nicolai Besgen ist Partner der Sozietät Meyer-Köring v. Danwitz Privat. Er ist als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Bonn tätig.