Wie Betriebe auch im Notfall handlungsfähig bleiben

Was passiert, wenn der Chef im Handwerk plötzlich ausfällt? Wie läuft der Betrieb dann weiter? Das Team der Elektro Knedel GmbH von Oliver Knedel hat das Szenario durchgespielt und ein Notfallmanagement erarbeitet.

Mal angenommen, der Chef liegt nach einem Sportunfall plötzlich im Koma. Oder die Chefin erleidet einen Herzinfarkt. Wie ist dann die Kommunikation geregelt: Läuft vieles auf Zuruf oder sind wichtige Prozesse niedergeschrieben, gibt es einen Vertretungsplan?

Kann der Betrieb Tage oder sogar Wochen weiterlaufen, wenn die Leitung nicht greifbar ist? Können Löhne und Rechnungen weiterbezahlt, Fragen von wichtigen Kunden und Geschäftspartnern beantwortet und neue Aufträge an Land gezogen werden? Im Tagesgeschäft stellen sich solche Fragen nicht. Doch wenn etwas Unverhofftes passiert, wird die starke Inhaberabhängigkeit zur Herausforderung.

Die Mitarbeiter haben das Notfallkonzept ohne ihren Chef erarbeitet. Denn der wäre im Notfall ja auch nicht greifbar. Foto: © Kirsten Freund

Inzwischen haben viele Firmenlenker einen sogenannten "Notfallkoffer" hinterlegt – mit Zugangsdaten (Passwörter für IT, Konten und den PC), Vollmachten, Versicherungen und wichtigen Kontakten.

Doch so ein Notfallordner wird oft nicht aktualisiert und hilft meist nur in der ersten Zeit. Wenn die Führungskraft einmal unerwartet länger ausfällt – wenn niemand weiß, was los ist und wie es weitergeht, dann stößt sie an ihre Grenzen.

➡️ Hier können Sie den kostenfreien Notfallordner der Handwerksorganisation herunterladen und gleich ausfüllen (pdf-Datei).

Elektrotechnikermeister Oliver Knedel aus Meerbusch (NRW) hat seinen Betrieb, die Elektro Knedel GmbH, 2015 mit 28 Jahren in der heimischen Garage gegründet. Drei Jahre später zog er in ein Gewerbegebiet mit Lagerhalle und Büro um. Das Unternehmen ist kontinuierlich gewachsen.

Elf Jahre nach der Gründung hat er schon 28 Angestellte, davon zwölf Auszubildende – ein junges, engagiertes Team mit flachen Hierarchien. Der Schwerpunkt liegt auf Photovoltaik, Elektroinstallationen wie smarte Gebäudetechnik und Elektromobilität.

"Wir sind sehr gut aufgestellt, alles läuft perfekt, aber ich habe erkannt, dass ich für den Notfall ein paar Punkte überdenken und optimieren muss", erzählt der 39-Jährige. "Ich bin jetzt kein Existenzgründer oder Jungunternehmer mehr, sondern ein Unternehmer mit Verantwortung für fast 30 Mitarbeiter."

Deshalb hat er für sein gesamtes Team einen Workshop bei der Handwerkskammer (HWK) Düsseldorf gebucht. Ziel: Gemeinsam das Szenario durchspielen und ein Notfallmanagement ausarbeiten für den Fall, dass Oliver – hier sind alle per Du – unerwartet und für längere Zeit nicht greifbar ist. Einen Notfallordner hat er zwar schon seit der Gründung, aber das reicht ihm nicht. Die Vorsorge soll breiter aufgestellt sein.

Den Workshop mit dem Team von Oliver Knedel (Mitte) leiten Betriebsberater André-Alexander Maaß und Hanna Middendorf, Beraterin für Innovation und Technologie bei der HWK Düsseldorf Foto: © Kirsten Freund

Den Workshop leiten Betriebsberater André-Alexander Maaß und Hanna Middendorf, Beraterin für Innovation und Technologie bei der HWK Düsseldorf. Sie teilen das Team in sechs Gruppen à fünf Personen. Projektleiter, Kundendienst, Auszubildende und Büromitarbeiter sind bunt gemischt. Von 28 Mitarbeitern sind 27 gekommen – nur einer ist krank und kann nicht dabei sein.

Oliver Knedel selbst ist bewusst nicht dabei. Sie arbeiten in zwei Blöcken. Zunächst geht es darum, den Status Quo festzuhalten. Was sind die Prozesse bei Rechnungsstellung, Material, Arbeitsorganisation oder Terminplanung. Wie läuft es aktuell und was wäre, wenn der Chef ausfällt?

Im zweiten Block des Workshops tauscht das Team die Perspektive. Sie sollen jetzt der Chef sein, also Lösungen, Wünsche und Erwartungen formulieren. Auch hier sprudeln die Ideen an den sechs Tischen im Seminarraum der Handwerkskammer. Alle arbeiten konzentriert, entwickeln Ideen und Lösungsvorschläge. Zum Beispiel für eine konsequentere Dokumentation der Projekte in einem Programm, auf das alle zugreifen können.

Ein Notfallmanagement hilft auch, wenn mal eine Kollege ausfällt oder einen längeren Urlaub plant. Foto: © Kirsten Freund

Die Mitarbeiter haben erkannt, dass es auch bei ihren eigenen Urlauben und Krankheitsausfällen hilft, wenn die Zuständigkeiten klar geregelt sind und es Vertretungspläne gibt. Einig ist man sich aber auch darin, dass das Team extrem gut funktioniert. Dass es eine hohe Wertschätzung untereinander gibt und man aufeinander vertrauen kann.

Nachdem die Ergebnisse zusammengetragen wurden, erhielt Oliver Knedel sie von der Handwerkskammer in aufbereiteter Form.

Wie blickt er selbst auf das Thema Notfallmanagement, wie hat er sich dabei gefühlt, das eigene Ausfall-Szenario durchspielen zu lassen – und was will er jetzt konkret ändern? "Der Workshop hat mir sehr gut aufgezeigt, was wir verbessern können. Meine Mitarbeiter hatten zwar immer schon viel Verantwortung, aber den letzten Knopf habe am Ende immer ich gedrückt. Dafür gibt es jetzt Vertreter."

Kirsten Freund

Ein Notfallplan sollte folgenden Mindestinhalt haben Generalvollmacht und Vorsorgevollmachten: Zum Beispiel Kontovollmachten 

Aufstellung der Tätigkeiten: Tätigkeiten, die allein der Geschäftsführung unterliegen

Betriebliche Personalstruktur: Kenntnisse, Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten sämtlicher Mitarbeiter

Betriebliche Ansprechpartner: (Mitarbeiter) und Berater (Innung, Handwerkskammer, Steuerberater, Rechtsanwalt) sowie eine Liste weiterer wichtiger Adressen

Regelung der vorübergehenden Leitung des Betriebes: Auch wenn Lebenspartner oder Familienangehörige (sogenanntes "Witwenprivileg" nach § 4 HwO) im Notfall einspringen würden, stellt dies den Fortbestand des Unternehmens nicht von vornherein sicher, denn in der Regel stehen Personen mit familiärer Anbindung in dieser Zeit unter einer enormen psychischen Belastung. Man sollte daher ggf. mit der Familie überlegen, welcher der Mitarbeiter – jedenfalls für eine Übergangszeit – die Unternehmensführung übernehmen kann und diese Entscheidung auch der Familie mitteilen, sodass sie im Notfall entsprechend handeln kann. 

Erb- beziehungsweise Nachlassregelungen: Der einfachste Weg zur Regelung der Erbfolge ist das Verfassen eines handschriftlichen Testaments. Dabei sollte eine Erbengemeinschaft jedoch unbedingt vermieden werden, da die gemeinsame Verwaltung und Geschäftsführung schnell zu Streit zwischen den Erben und letztlich zur Blockade der Betriebsführung führen kann, rät die Handwerkskammer zu Leipzig. Besondere Vorsorge muss bei minderjährigen Kindern getroffen werden, damit nicht noch ein vom Vormundschaftsgericht bestellter Ergänzungspfleger bei unternehmerischen Entscheidungen beteiligt werden muss. 

Vermögensaufstellung: Zum Beispiel Immobilien (Grundbuchauszüge), Bankkonten (Bankvollmacht und Ansprechpartner bei der Bank) und sonstige Vermögensgegenstände

Aufstellung der Verbindlichkeiten: Zum Beispiel Darlehen und dazugehörige dingliche Sicherungsrechte (Grundschulden, Hypotheken)

Kopien aller relevanten Verträge: Gesellschaftsvertrag, Kreditverträge, Arbeitsverträge, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, Kooperationsverträge mit anderen Unternehmen, Versorgungs- und Wartungsverträge Liste der bestehenden Versicherungen: Kranken-, Renten-, Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherungen Kunden- und Lieferantenlisten: nebst Angabe der dortigen Ansprechpartner

IT: Liste aller EDV-Code-Wörter und sonstiger Bedienercodes 

Persönliche Verfügungen: Patientenverfügung, Betreuungsverfügung

Quelle: HWK zu Leipzig

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