Betriebsleitung im Notfall: So handeln Sie richtig

Fällt der Chef unerwartet aus, ist gute Vorbereitung überlebenswichtig für den Betrieb. Unter anderem sollten vorher Vollmachten und Zuständigkeiten geregelt sein. Hier lesen Sie, was zu tun ist.

Auf den ersten Blick scheint alles zu passen: Der Betrieb läuft rund, Einnahmen und Ausgaben stehen in einem guten Verhältnis, und die Stimmung im Team ist prima. Aber was kann da  noch schiefgehen? Leider einiges – das zeigt die Praxis immer wieder. Viele Betriebe klären zu spät, wie es weitergeht, wenn der Chef plötzlich ausfällt. Gerade die Frage, wer in so einem Fall sofort die Verantwortung übernimmt, bleibt oft offen. Diese Person muss nicht nur den Betrieb organisatorisch weiterführen, sondern auch die Finanzen im Sinne des Chefs sichern.

Deshalb sollte der Betriebsleiter frühzeitig klären, wer im Notfall handeln darf – und nicht erst, wenn es zu spät ist. Gibt es gültige Kontovollmachten, die auch nach dem Tod des Kontoinhabers bestehen? Unter welchen Bedingungen darf der Bevollmächtigte über Geld verfügen? Gehört zur Vollmacht auch der Zugang zum Onlinebanking, damit etwa Gehälter weiterlaufen können? Und gibt es Limits, oder darf die bevollmächtigte Person frei über alle Finanzen entscheiden?

Wichtig ist außerdem, ob nur eine einzelne oder mehrere Mitarbeitende bevollmächtigt sind – oder ob Ehepartner oder Verwandte des Chefs diese Aufgabe übernehmen. Dabei spielen meist auch erbrechtliche Fragen eine Rolle, die man rechtzeitig klären sollte. Wenn sich Erben streiten, vergeht oft wertvolle Zeit, die der Betrieb nicht hat. Darum ist es Chefsache, alle offenen Punkte frühzeitig zu regeln und für klare Verhältnisse zu sorgen – auch im Testament. Dieses sollte regelmäßig geprüft werden: "Entspricht es noch der privaten und betrieblichen Situation?" Gerade hier zeigt sich, wie wichtig echtes Teamwork ist, wenn es um unerwartete Situationen geht, die schneller eintreten können, als man denkt.

Überraschende Erkrankung

Viele verdrängen unangenehme Themen und hoffen, dass sich Probleme "von selbst erledigen". Dass das schwer nach hinten losgehen kann, zeigt ein Beispiel aus der Praxis: Heribert E., Inhaber eines kleinen Betriebs, erlitt mit 47 Jahren einen Schlaganfall – zum Glück mit nur leichten Folgen. Heute steht er wieder voll im Betrieb, aber damals hinterließ er ein finanzielles Loch, das den Betrieb fast lahmgelegt hätte. Im Klartext: Schon nach kurzer Zeit war klar, dass er mehrere Wochen bis Monate fehlen würde.

Seine Stellvertreterin, eine erfahrene Mitarbeiterin, merkte schnell, dass nur E. selbst Kontovollmachten bei den beiden Hausbanken besaß. Den Betriebsalltag managte sie souverän weiter, denn das kannte sie aus seinen Urlaubs- oder Krankheitszeiten. Aber alle finanziellen Transaktionen erledigte E. immer selbst. Vor Urlaubsbeginn sorgte er also dafür, dass Löhne und Gehälter überwiesen wurden. Da er nie länger als zwei Wochen weg war, reichte das bislang immer.

Absicherung erforderlich

Jetzt lief alles anders: E. lag im Krankenhaus, konnte keine Anweisungen geben und war anfangs gar nicht ansprechbar. Der Betrieb musste trotzdem weiterlaufen: Löhne, Rechnungen und laufende Zahlungen drängten. Ohne Vollmacht konnte seine Mitarbeiterin kein Geld bewegen – eine gefährliche Situation. Zum Glück zeigten sich die beiden Hausbanken kulant. Nachdem sie die Lage kannte, halfen sie und führten die nötigen Zahlungen auch ohne formale Vollmacht aus. So verhinderten sie, dass der Betrieb in eine ernste Krise rutschte.

Ob sie das auch getan hätten, wenn die Mitarbeiterin nicht schon lange als seine "rechte Hand" gewesen wäre, bleibt offen – aber es zeigt, wie wichtig Vertrauen und persönliche Beziehungen sind.

Rechtzeitig sicherstellen

Nach seiner Genesung zog E. klare Konsequenzen. Er wollte sicherstellen, dass sich so etwas nie wiederholt. Seine langjährige Mitarbeiterin erhielt nun Kontovollmachten, die auch über seinen Tod hinaus gelten. Auch wenn sie nur bis zu einem bestimmten Betrag verfügen darf, reicht das, um den Betrieb im Notfall "am Laufen" zu halten.

Außerdem sprach E. offen mit seiner Familie über erbrechtliche und organisatorische Fragen. Er überarbeitete sein Testament, um sicherzustellen, dass der Betrieb selbst bei seiner Geschäftsunfähigkeit oder im Todesfall weiterbesteht. Dabei regelte er auch private Aspekte, die seine Familie betreffen. Im Nachhinein ging alles gut aus. Doch hätte E. diese Dinge früher bedacht, hätte er sich und seinem Team viel Stress erspart.