Entgeltabrechnung: Papier muss nicht mehr sein

Papierpost ist out, digitale Abrechnungen müssen den Beschäftigten genügen. Das stellen aktuelle Urteile klar. Der Arbeitgeber hat verschiedene Möglichkeiten. Eine Expertin erklärt die Rechtslage.

Immer mehr Unternehmen stellen ihren Mitarbeitenden ihre Entgeltabrechnungen nur noch digital zur Verfügung. Trotzdem fordern Beschäftigte teilweise weiterhin, dass sie ihre Abrechnung in Papierform per Post bekommen. "Die aktuelle Rechtsprechung zeigt jedoch: Das müssen Sie in der Regel nicht mehr leisten. Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass Sie ihnen die Entgeltabrechnung auf Papier per Post zuschicken", erklärt Juristin Sabine Schönewald, Hauptabteilungsleiterin bei der Handwerkskammer zu Köln.

Was sagen die Gerichte?

Das Bundesarbeitsgericht hat bereits 2025 entschieden, dass der gesetzliche Anspruch auf eine Entgeltabrechnung nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO eine Holschuld ist. "Das bedeutet: Diesen Anspruch erfüllen Arbeitgeber nach Ansicht der Gerichte, wenn sie die Abrechnung in Textform – etwa per E-Mail oder als PDF – in ein passwortgeschütztes, digitales Mitarbeiterportal oder -Postfach in einer für die Beschäftigten zugänglichen Form bereitstellen", weiß die Expertin.

Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen hat sich dieser Linie angeschlossen: Mit Urteil vom 10. Februar 2026 (Az. 9 Sa 575/23) wies das Gericht die Klage einer Arbeitnehmerin ab, die ihre Entgeltabrechnungen weiterhin per Post erhalten wollte.

Mitarbeiter trägt Verantwortung selbst

Die Gerichte haben außerdem noch einen wichtigen Punkt klargestellt: "Unabhängig davon, ob die Abrechnung weiterhin in Papierform übergeben oder digital bereitgestellt wird: Der Arbeitgeber ist nicht dafür verantwortlich, dass die Abrechnung den Arbeitnehmer tatsächlich 'erreicht' – weder durch Postnachsendung an eine Privatadresse noch dafür, ob und wann der Beschäftigte die digitale Abrechnung abruft", betont Schönewald.

Praxistipp

Die Kammerjuristin rät Betriebsinhabern: "Führen Sie ein sicheres, passwortgeschütztes Mitarbeiterportal oder Mitarbeiterpostfach ein und dokumentieren Sie die Einführung durch eine entsprechende Information an die Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigten zum Portal Zugang haben; für Arbeitnehmer ohne Online-Zugriff sollten pragmatische Lösungen vorgesehen werden wie etwa die Möglichkeit, die Abrechnung im Betrieb auszudrucken."

Quelle: HWK zu Köln

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