"Niemand kann sich vor der Digitalisierung verstecken"

Die digitale Transformation schreitet immer schneller voran. Handwerker sollten nicht zu lange damit warten, ihre betrieblichen Prozesse anzupassen. Michél-Philipp Maruhn gibt Tipps, wie dies gelingen kann.

In punkto Digitalisierung kann Michél-Philipp Maruhn einige Expertise vorweisen. Da er ein Faible für die Handwerks- und Baubranche hat, möchte er den Betrieben aus Handwerk und Mittelstand dabei helfen, die digitale Transformation anzugehen. So lässt der Firmengründer und Geschäftsführer der Beschaffungsplattform Roobeo etwa regelmäßig in seinem Podcast "Digitalwerk" Entscheider zu Wort kommen und über ihre Erfahrungen mit der Digitalisierung berichten. "Niemand kann sich davor verstecken, denn immer mehr Auftraggeber werden selbst digitaler und setzen entsprechende Standards voraus." Einwände wie "Dafür haben wir im Alltag keine Zeit" lässt er nicht gelten. "Wenn Sie Fach- und Nachwuchskräfte nicht für sich begeistern können, haben Sie bald vielleicht mehr Zeit als Ihnen lieb ist!", gibt er zu bedenken.

Stattdessen sollten sich die Selbstständigen so schnell wie möglich auf den Weg machen, passende Dienstleister finden, den Austausch mit Handwerkskammern und anderen Firmeninhabern suchen und die entsprechenden Prozesse gemeinsam mit einem Projektteam umsetzen. "Natürlich bedeutet das Arbeit, aber sie wird sich definitiv in den kommenden Jahren auszahlen", ist Michél-Philipp Maruhn überzeugt und gibt den Betrieben einige Handlungsempfehlungen mit, wie sie sich digitalisieren können.

• Bauen Sie ganz zu Beginn des Digitalisierungsprozesses einen Leitfaden auf.
• Starten Sie dabei zunächst mit der eigenen Website, denn die Online-Präsenz ist der Dreh- und Angelpunkt. Zum einen laufen im Hintergrund eigene Mail- und Mitarbeiterkonten der Verwaltung zusammen. Zum anderen hilft die Website dabei, dass potenzielle Kunden, Auszubildende und Mitarbeiter auf mich aufmerksam werden. Folgende Fragen stehen dabei im Fokus:
  
  • Werde ich über Google & Co. überhaupt gefunden?
  • Sind meine Kontaktdaten online entsprechend hinterlegt?
• Nun geht es daran, die Auftragsabwicklung zu verbessern: Statt das Aufmaß mit dem Zollstock zu erstellen und die Werte händisch in eine Excel-Datei zu übertragen, können Sie dazu auch eine App oder ein Lasermessgerät nutzen. Der Vorteil: Die ermittelten Daten lassen sich direkt ins System laden, wodurch viel leichter eine Kalkulation erstellt werden kann. Setzen Sie dabei auf Dienstleister, die die Daten zentral in einer Cloud speichern. Dadurch können andere Mitarbeiter nach der Freigabe ebenfalls auf diese Informationen zugreifen. Die Unternehmer werden entlastet, da sie nicht zu sehr in die Prozesse involviert sind und Zeit sparen, bei Bedarf jedoch den vollständigen Überblick haben. Das elektronische Aufmaß kann sich auch bei der Zusammenarbeit mit den Architekten bezahlt machen. Sie versenden mittlerweile auch digitale Grundriss- und Ausschreibungsdateien. Können diese nicht geöffnet werden, verlieren alle unnötig Zeit. Baumaterialien sollten über eine zentrale Plattform bestellt werden, an die verschiedene Großhändler und Hersteller angedockt sind. Das muss nicht unbedingt dem Unternehmer vorbehalten sein. Über eine schnelle und einfache Nutzerverwaltung kann er den Zugriff auch Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen gestatten, behält dabei aber nach wie vor den Überblick.

"Das große Ziel dieser ganzen Maßnahmen ist es, dass man sich als Chef oder Chefin nach einem anstrengenden Tag nicht mehr nach 18 Uhr hinsetzen und alles händisch kontrollieren muss." Doch wie lassen sich die Maßnahmen umsetzen? Michél-Philipp Maruhn empfiehlt:

• Seien Sie mutig. Probieren Sie neue Sachen aus. Als Firmeninhaber müssen Sie hinter dem eingeleiteten Wandel stehen, sonst verlaufen diese Schritte im Sand.
• Suchen Sie sich drei Software-Anbieter und vergleichen Sie deren Angebote. Oft bieten sie eine kostenlose Testphase an. Wichtig: Die Produkte müssen cloudbasiert und kompatibel sein, das heißt Kalkulationen, Rechnungen und Angebote sollten in einem System funktionieren.
• Stellen Sie ein kleines Team zusammen, das die Produkte während der Arbeitszeit ausgiebig testen darf. Finden Sie einen Projektverantwortlichen. Er oder sie sollte Lust auf die Digitalisierung haben und aus den eigenen Reihen kommen. Um die unterschiedlichen Systeme auf Herz und Nieren zu testen, nutzt man dann etwa den Bauleiter und die Buchhaltung. Legen Sie einen klaren Testzeitraum fest, beispielsweise vier Wochen.
• Setzen Sie sich nach dem Testzeitraum mit allen Beteiligten an einen Tisch. Ziehen Sie ein Resümee, was gut lief und wo entsprechend nachgebessert werden soll. Auch dieses Feedback wird dann wieder umgesetzt und ausgewertet – so lange, bis der für das Unternehmen bestmöglich passende Workflow existiert.

Quelle: Etribes