Unternehmerpflichten digital organisieren und überwachen

Unternehmer müssen im Arbeitsalltag viele gesetzliche Vorgaben beachten. Die Compliance-Software von Sawayo soll ihnen dabei helfen, digital alles im Blick zu behalten.

Auf Fristen und gesetzliche Vorgaben zu achten, gehört für Andreas Wieczorke seit mehr als zwei Jahrzehnten zum Tagesgeschäft. Sein Unternehmen betreut Kunden der Immobilien- und Wohnungswirtschaft in Mecklenburg-Vorpommern. Das Aufgabenspektrum der Limes Service GmbH ist breit gefächert.

Der geschäftsführende Gesellschafter und sein Team kontrollieren, ob sich Legionellen im Trinkwasser befinden, sie erstellen Abrechnungen für Heiz- und Betriebskosten, sie montieren und warten Rauchwarnmelder. Firmenintern muss darauf geachtet werden, Mitarbeiter zu unterweisen, sie über relevante Gesetze, Verordnungen und Richtlinien zu informieren und sicher zu stellen, dass sie zur Kenntnis genommen worden sind. 

Intranet für die Hosentasche

Um seinen Unternehmerpflichten besser nachkommen zu können, hat Andreas Wieczorke nach einer digitalen Lösung gesucht. Fündig geworden ist er nicht. Also hat er mit Benjamin Reif und Bjarne Wilhelm im April 2020 die Sawayo GmbH gegründet und ein passendes Programm entwickelt. "Mit unserem Tool geben wir kleinen und mittleren Unternehmen eine Lösung an die Hand, die ihnen dabei hilft, ihre gesetzlichen Pflichten einfach zu erfüllen", erklärt Jannis Reuter, der beim Startup aus Rostock für das Online-Marketing zuständig ist.

Das Kernteam von Sawayo: Benjamin Reif (hinten links), Andreas Wieczorke (hinten rechts), Bjarne Wilhelm (vorne links), Patricia Rolke (vorne Mitte) und Jannis Reuter. Inzwischen arbeiten rund 15 Mitarbeiter für das Unternehmen. Foto: © Sawayo GmbH

Darüber lassen sich Arbeitszeiten erfassen, Krankmeldungen und Urlaubsanträge hochladen sowie Handbücher, Vorschriften der Berufsgenossenschaften oder Hygienerichtlinien zuweisen. "Firmen können ihre Mitarbeiter dauerhaft erreichen, besonders wenn sie viel unterwegs sind. Sawayo ist quasi das Intranet für die Hosentasche."

Stationär und mobil nutzbar

Das Dashboard der Sawayo-Software ist umfangreich. Unternehmer sollten auf einem Monitor damit arbeiten. Foto: © Sawayo GmbH

Die Software ist in der Cloud gespeichert. Die von Sawayo gemieteten Server werden in Deutschland gehostet. Über den Internetbrowser greift der Unternehmer auf das Programm zu. "Da die Übersicht umfangreich ist, sollte mit PC und Monitor gearbeitet werden", empfiehlt Jannis Reuter. In einem allein dem Unternehmer vorbehaltenen Bereich können Profile der Beschäftigten angelegt, deren Daten verwaltet und wichtige Dokumente hinterlegt werden.

Die Mitarbeiter nutzen die Software über die Sawayo-App. "Der Unternehmer kann ihnen den Link zum Play Store oder App Store per E-Mail schicken, sie installieren sie auf ihrem Smartphone oder Tablet und loggen sich mit ihren Zugangsdaten ein."

Verschiedene Funktionen

Jede Branche hat andere gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Die entsprechenden Dokumente muss der Unternehmer aktuell noch selbst ins System hochladen. "Unser Ziel ist es aber, dass allgemeingültige Dokumente, die von allen Unternehmen genutzt werden können, dort von uns hinterlegt werden", erklärt Jannis Reuter. So habe man etwa eine firmeninterne Vereinbarung für mobiles Arbeiten auch allen Kunden, deren Mitarbeiter im Homeoffice sind, auf der Plattform bereitgestellt.

Unterschrift der Mitarbeiter

Über die Sawayo-App werden den Mitarbeitern wichtige Dokumente zugewiesen, die sie lesen und unterschreiben können. Foto: © Sawayo GmbH

Über eine Verteil- und Signierfunktion kann gewährleistet werden, dass Mitarbeiter alle relevanten Informationen nicht nur erhalten, sondern gegebenenfalls bestätigen, dass sie sie gelesen haben. "Auf dem Smartphone lässt sich mit dem Finger unterschreiben, am PC kann die Maus genutzt werden." 

Praktisch ist auch die Erinnerungsfunktion. Firmengründer Andreas Wieczorke habe sie sich in erster Linie gewünscht, um die Laufzeit von Handyverträgen im Blick zu haben. "In den Gesprächen mit unseren Kunden haben wir gemerkt, dass die Erinnerungsfunktion auch bei der Befristung von Ausbildungs- und Arbeitsverträgen nützlich ist."

Anbindung an Büro-Software

Sawayo plant, die App mit Lohnbuchhaltungs- oder Personalplanungs-Software anderer Anbieter zu verknüpfen. Dazu sollen demnächst entsprechende Schnittstellen entwickelt werden. Als weiteres Feature wird eine Kontrolle der Führerscheine entwickelt, so dass die Unternehmer nachweisen können, dass ihre Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis haben. "Diese Funktion wird bereits im Juni 2021 den Sawayo-Kunden zur Verfügung stehen", kündigt Jannis Reuter an. 

30-tägige Testphase

Die Sawayo-App kann 30 Tage lang kostenlos ausprobiert werden. Danach kann die Compliance-Software abonniert werden. Bei jährlicher Zahlung fallen monatlich pro Mitarbeiter vier Euro für die Nutzung der Software an. Bei monatlicher Zahlung werden pro Monat und Mitarbeiter fünf Euro berechnet.

"Wir wollen Unternehmern das Leben so leicht wie möglich machen und ihnen mit unserer Plattform eine All-in-One-Solution bieten, die einfach zu handhaben ist", verspricht Jannis Reuter.