Verfahrensdokumentation: Tipps für Unternehmer

Eine Verfahrensdokumentation ist für die meisten Unternehmen in Deutschland Pflicht. Lesen Sie, was in die Verfahrensdokumentation gehört und warum sie auch viele Vorteile für den Betrieb hat: Tipps und Checklisten.

Unternehmen in Deutschland haben viele Pflichten. Dazu gehört auch die Verfahrensdokumentation. Ein solches Dokument muss jeder Betrieb "in der Schublade" haben. Als eine Art Handbuch oder bei kleinen Betrieben auch nur ein längerer Handzettel für den Betriebsprüfer. Der kann sich anhand der Informationen einen schnellen Eindruck über die organisatorischen Prozesse, die eingesetzten EDV- oder IT-Systeme rund um die Finanzbuchführung und die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen im Betrieb verschaffen.

Das betrifft den Friseursalon, Bäcker oder Goldschmied mit nur ein oder zwei Mitarbeitern gleichermaßen wie das Bauunternehmen oder den Gebäudereiniger mit 50 oder mehr Beschäftigten.

Weniger als die Hälfte aller kleinen Betriebe haben eine Verfahrensdokumentation

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Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, verlangen eine Verfahrensdokumentation schon seit 2015.

Anfangs wurde die Vorschrift eher stiefmütterlich behandelt. Erst als Betriebsprüfer vermehrt anfingen, bei einer Außenprüfung sowie der Kassennachschau die Verfahrensdokumentation zu verlangen, gewann das Thema an Dynamik.

"Geschätzt haben trotzdem auch heute noch weniger als die Hälfte aller kleinen Betriebe eine Verfahrensdokumentation", berichtet Stefan Weimann von der DATEV eG, der regelmäßig Fachvorträge und Webseminare unter anderem zu diesem Thema bei Handwerkskammern und IHKn anbietet.

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Ganz so kompliziert, wie sich das Thema anhört, sei es gar nicht. Betriebsinhaberinnen und Betriebsinhaber, die ein wenig technikaffin sind und einen guten Überblick über ihre Geschäftsprozesse sowie die eingesetzte Software haben, können die Verfahrensdokumentation auch selbst erstellen, sagt Weimann.

Kostenfreie Muster im Internet Es gibt kostenfreie Muster im Internet, die man als Vorlage nutzen und individuell anpassen kann, zum Beispiel auch beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).

Stichpunkte, Organigramme, Links und Verweise reichen aus

Wie geht man am besten vor? "Für eine Verfahrensdokumentation muss man zunächst alle steuerlich relevanten Systeme im Betrieb auflisten, die Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle sammeln und so zusammenfassen, dass der Prüfer die Informationen und somit jeden einzelnen Geschäftsvorfall schnell und logisch nachvollziehen kann", erklärt Stefan Weimann.

Der Umfang, der Aufbau und die Form sind in den GoBD dabei bewusst nicht bis ins Detail vorgeschrieben. Grob gesagt gliedert sich die Verfahrensdokumentation in vier Teile: Eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.

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Inhaltlich geht es darum, wie Dokumente und Belege im Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden, welche Datenverarbeitungssysteme im Einsatz sind, wie die Dokumente und Rechnungen vor Manipulation und Verlust etwa bei einem Systemausfall geschützt werden, wer alles eine Zugriffsberechtigung hat und wie das interne Kontrollverfahren abläuft.

Welches Kassensystem ist im Einsatz, wie werden Rechnungen im Unternehmen erstellt und Belege gescannt, welches Warenwirtschaftssystem wird genutzt und wie wird mit Trinkgeldern oder Gutscheinen umgegangen? Das sind einige der Themen, die in die Unterlagen gehören (siehe Checkliste unten).

"Die Verfahrensdokumentation muss kein langer Prosatext sein. Stichpunkte, ein Organigramm, Verweise und Links reichen in der Regel völlig aus. Im Sinne des Vier-Augen-Prinzips sollte man aber den Steuerberater mindestens einmal draufschauen lassen", rät der Experte. Je größer das Unternehmen ist, je komplexer die Geschäftsprozesse beziehungsweise DV-Systeme sind, desto umfangreicher wird das Dokument und desto enger sollte der Steuerberater bei der Formulierung eingebunden werden.

Mindestens einmal im Jahr überprüfen

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Vorgeschrieben ist die Verfahrensdokumentation für alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unternehmer, nicht nur für Bilanzierer. "Lediglich Einzelunternehmer und Freiberufler ohne Mitarbeiter dürften ohne eine ausführliche schriftliche Verfahrensdokumentation auskommen, sofern der Prozess einfach ist und dem Betriebsprüfer in wenigen Sätzen erklärt werden kann", sagt Stefan Weimann.

Wenn ein Einzelunternehmer aber während der Corona-Pandemie in den Online-Handel eingestiegen ist, einen Webshop aufgebaut und eine neue Software angeschafft hat, dann könnte eine Verfahrensdokumentation wegen der Schnittstellenthematik von steuerrelevanten Daten für die Finanzbuchführung plötzlich doch wichtig werden, ebenso beim Einsatz eines elektronischen Kassensystems.

Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?

Was aber, wenn eine Betriebsprüfung ansteht und es liegt noch keine Verfahrensdokumentation in der Schublade beziehungsweise auf dem PC? "Stimmt die Buchhaltung inhaltlich und liegen keine Verstöße gegen die GoBD vor, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung", erklärt Weimann.

Aber Mängel findet ein Prüfer erfahrungsgemäß schnell. Etwa den Klassiker im Handwerk, dass Rechnungen noch mit Word oder Kassenbücher mit Excel verfasst werden und somit nicht "unveränderbar" sind. "Wenn man dann zusätzlich keine Verfahrensdokumentation vorweisen kann, führt dies regelmäßig zum Verwerfen der Buchführung und zu Hinzuschätzungen."

Bestens vorbereitet auf die Fragen der Prüfer

Die Verfahrensdokumentation sollte man als Unternehmer nicht als bürokratischen Knebel der Finanzverwaltung betrachten, die sich dadurch Arbeit abnehmen lässt. "Die Verfahrensdokumentation hat tatsächlich auch viele Vorteile", sagt DATEV-Experte Weimann.

"Damit ist man zum Beispiel für eine Betriebsprüfung bestens vorbereitet und kann eventuelle Vorwürfe des Prüfers in Bezug auf die Leichtfertigkeit und den Vorsatz besser entkräften." Außerdem befasst man sich bei der Vorbereitung der Verfahrensdokumentation umfassend mit den Prozessen im eigenen Unternehmen und kann auf diese Weise Schwachstellen wie eine veraltete Software oder Optimierungspotenziale erkennen.

Eine Verfahrensdokumentation sichert das Know-how im Unternehmen

Ebenfalls wichtig: Das Dokument sichert das Know-how, den Erfahrungsschatz im Betrieb. "Die Unterlagen können zum Beispiel zur Einarbeitung von kaufmännischen Auszubildenden eingesetzt werden oder bei der Nachfolge eine wichtige Hilfe sein."

Mindestens einmal im Jahr sollte man überprüfen, ob die Informationen noch auf dem neuesten Stand sind. Zum Beispiel müssen elektronische Kassensysteme spätestens seit dem 1. April 2021 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese TSE und ihr Bestell- und Installationsvorgang müssen unbedingt in die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung mit aufgenommen werden.

Checkliste zur Verfahrensdokumentation

• Wie ist die Papierablage organisiert? Gibt es eine geordnete Belegablage? Wo werden die digitalen Belege abgespeichert? In einem Dokumentenmanagementsystem oder in einer Cloud? 
• Wie werden die eingehenden Dokumente und Belege erfasst?
• Wie ist das Nebeneinander von Papierbelegen und digitalen Belegen im Unternehmen organisiert?
• Wie ist der Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
• Angaben zur Datensicherung (wann, wie oft, von wem, auf welchem Medium) bzw. wo werden Papierbelege aufbewahrt (abgeschlossener Schrank, Archivraum …)
• Wie wird sichergestellt, dass Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?
• Welche Hardware und welche Software werden für die Buchhaltung eingesetzt?
• Wer ist für was zuständig? Wer darf was machen? Name, Funktion im Unternehmen, Protokollierung der Zugriffsberechtigungen
• Welche internen Kontrollen gibt es, um sicherzustellen, dass das Verfahren eingehalten wird? 

Vorteile für Betriebe

• Eine Verfahrensdokumentation dient als Kontrollsystem und vermeidet Vorsatz oder Leichtfertigkeit
• Bestehende Prozesse werden dokumentiert und hinterfragt. Hier liegt Optimierungspotenzial, beispielsweise in der Reduzierung von Kosten
• Transparenz der internen Verfahren
• Risiko- und Qualitätsmanagement
• Der Einstieg für neue Mitarbeiter wird erleichtert
• Bessere Planung und Durchführung der Unternehmensnachfolge oder -übergabe

Quelle: DATEV eG

Experten-Tipps

Tipp 1: Risikoorientiert vorgehen

Erstellen Sie zuerst die Dokumentationen in den Bereichen, die sich ein Betriebsprüfer nach großer Wahrscheinlichkeit zuerst anschauen wird. Also zum Beispiel die Kasse bei bargeldintensiven Gewerken und Betrieben, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Belege (Dokumentation der steuerlich relevanten Prozesse), Zahlungsverkehr über Banken, Vertragsmanagement, Inventuren

Tipp 2: So einfach wie möglich

Orientieren Sie sich an den offiziellen Mustern und nutzen Sie vorhandene Dokumentationen, beispielsweise das Qualitätshandbuch einer ISO-Zertifizierung, Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen der DSGVO, Arbeitsanweisungen und Beschreibungen, die bereits für Schulungen erstellt wurden. Stichworte und Grafiken reichen völlig aus. Lange Texte sind nicht nötig. Nutzen Sie Screenshots, Anbieter-Unterlagen, Handbücher und Beschreibungen der eingesetzten Hardware, Nutzerhandbücher von Software-Herstellern und Links.

Tipp 3: Kontrolle/Stichproben

Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Dokumentation und die Abläufe noch übereinstimmen. Dokumentieren Sie die Kontrollen und Änderungen. Lassen Sie Ihren Steuerberater oder gegebenenfalls einen Wirtschaftsprüfer regelmäßig Stichproben durchführen, ob die definierten Prozesse eingehalten werden.