Welche steuerlichen Regeln gelten bei Weihnachtsfeiern im Betrieb?

Sie gehören zum Advent wie Kerzen und Plätzchen: Weihnachtsfeiern haben eine feste Tradition in vielen Betrieben und Unternehmen. Was müssen die Arbeitgeber steuerlich beachten?

In vielen Betrieben gehören gemeinsame Veranstaltungen zur Unternehmenskultur - vom Sommerfest, über den Betriebsausflug, das Firmenjubiläum bis zur Weihnachtsfeier. "Dabei gibt es lohnsteuerrechtliche Regelungen, die bei der Planung und Durchführung von Betriebsfeiern unbedingt beachtet werden sollten", sagt Ronald Maul, Präsident der Steuerberaterkammer Saarland.

110 Euro Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

Rein rechtlich werden Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge als Betriebsveranstaltungen eingestuft, wenn sie einen geselligen Charakter haben. Gehen drei Kollegen gemeinsam ins Kino oder Theater, dann gilt das nicht als Betriebsfeier. Wichtig ist außerdem, dass Unternehmen den Freibetrag in Höhe von 110 Euro im Jahr pro Person und Veranstaltung einhalten. Bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr sind möglich, ohne dass Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen. 

Für die 110-Euro-Grenze werden alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer etwa für das Essen, Eintrittskarten, Geschenke anlässlich der Feier, Musik, Fahrtkosten bei einem Ausflug oder Raummiete zusammengerechnet.  

Freigrenze für Kundengeschenke steigt vielleicht 2024: Die Freigrenze für betriebliche Geschenke an Kunden und Geschäftspartner soll nach Plänen der Bundesregierung ab 2024 von 35 Euro auf 50 Euro erhöht werden. Wichtig dabei ist zu beachten, dass die kompletten Ausgaben nicht abziehbar sind, wenn das Geschenk teurer wird.

Worauf müssen Arbeitgeber achten? 

Betriebsfeiern müssen offen für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sein. Also muss das gesamte Personal an einer Betriebsfeier teilnehmen können. "Auch ausgeschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Leiharbeitskräfte, Aushilfen, Praktikanten und Praktikantinnen sowie Angehörige kommen in Betracht", erklärt Ronald Maul.

Soll nur eine Abteilung bedacht werden, muss auch hier jedes Teammitglied teilnehmen können, berichtet der Steuerberater aus Wadgassen. "Einladungen nur nach Hierarchie, Umsatzzahlen oder Funktion sind lohnsteuerrechtlich unzulässig. Ob am Ende tatsächlich teilgenommen wird, bleibt aber immer jeder Person selbst überlassen."

Achtung bei kurzfristigen Absagen

Steuerliche Probleme bereiten Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht teilnehmen können. "Entstehen hier trotzdem Kosten, sind diese bei der Berechnung des Freibetrags auf die teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umzurechnen. Bei der Planung sollte deshalb immer noch finanzieller Spielraum mit bedacht oder die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung geprüft werden."

Was, wenn der Freibetrag überschritten wird?

Wird der Freibetrag von 110 Euro trotz sorgfältiger Planungen überschritten oder sollen mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden, komme für den Betrag über 110 Euro oder für die weitere Veranstaltung auch eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent durch das Unternehmen in Betracht. Für die Angestellten entstehen dadurch keine finanziellen Nachteile, denn die Versteuerung übernehmen allein die Arbeitgeber.

Virtuelle Veranstaltungen sind seltener geworden nach Corona, für sie gelten aber die gleichen Regelungen. Wichtig ist also bei den gewährten Zuwendungen auch hier die 110-Euro-Grenze etwa für Weinpakete oder Kochzutaten. "Auch muss hier für die gesamte Belegschaft die Möglichkeit zur Teilnahme bestehen sowie das gesellige Beisammensein und der tatsächliche Austausch untereinander muss gewährleistet sein", betont Ronald Maul.

Geschenke statt Events

Wer im Jahr 2023 statt einer Feier seinen Beschäftigten lieber Geschenke überreichen möchte, muss die geltenden Freigrenzen von 60 Euro für Geschenke aus besonderem persönlichem Anlass (Hochzeit, Geburt eines Kindes, Jubiläum etc.) beziehungsweise 50 Euro für Sachbezüge beachten.

Der Freibetrag für Veranstaltungen von 110 Euro kann hier nicht herangezogen werden. Zu beachten ist außerdem, dass bei Überschreiten der Grenzen von 60 oder 50 Euro diese Sachzuwendungen in voller Höhe lohnsteuer- und auch beitragspflichtig werden. Wenn Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung übergeben werden, müssen diese unter Umständen in den Freibetrag von 110 Euro einbezogen werden. Hierbei komme es darauf an, so der Steuerexperte, ob die Geschenke "anlässlich" oder nur "bei Gelegenheit" einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden.

Quelle: Steuerberaterkammer Saarland

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