Mit Qualitätsmanagement-Software effizienter arbeiten

Handwerk 4.0: Durch die ständige Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen verbessern Handwerksbetriebe nicht nur ihre Qualität, sondern sparen langfristig auch Zeit und Geld.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

Ein durchdachtes Qualitätsmanagement (QM) lohnt sich für Betriebe jeder Größe – auch ohne offizielle Zertifizierung. Denn mit Softwarelösungen für Qualitätsmanagement haben Handwerker immer alle Prozesse, Risiken, Messdaten und Standards im Blick, die im eigenen Bereich relevant sind. Gleichzeitig arbeiten Betriebe so deutlich effizienter und verbessern ständig ihre Produkte und Leistungen. Mit der Entscheidung für ein aktives Qualitätsmanagement rücken Handwerksbetriebe die Qualität ihrer Arbeit in den Fokus. Das Ziel: optimale Arbeitsabläufe und eine gleichbleibend hohe Qualität bei allen Produkten und Leistungen. Durch dieses Vorgehen lassen sich gleichzeitig Schwachstellen erkennen, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Denken in Prozessen

Mit Softwarelösungen im Bereich Qualitätsmanagement erleichtern sich Handwerksbetriebe die Umsetzung erheblich, da alle Informationen zentral und übersichtlich in digitaler Form zur Verfügung stehen. Bei der Einführung einer Qualitätsmanagement-Software sollten Betriebe zunächst etwas Zeit einplanen: Im ersten Schritt müssen eigene Qualitätsziele definiert und alle Arbeitsabläufe in einzelne Prozesse zerlegt und umfassend in Dokumenten festgehalten werden – inklusive Verfahrensbeschreibungen. Doch der Aufwand lohnt sich: Durch das zentrale Abspeichern in einem Cloudspeicher oder auf einem Unternehmensserver haben Mitarbeiter später jederzeit Zugriff auf alle Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Kennzahlen, die für die eigene Arbeit wichtig sind. 

Grundsätzlich erfüllt eine QM-Software in Handwerksbetrieben mehrere wichtige Aufgaben. Von besonderer Bedeutung ist die Dokumentenlenkung: Jedes einzelne Dokument mit Prozessbeschreibungen oder Anweisungen wird unmissverständlich benannt und abgespeichert. Gleichzeitig sollten Mitarbeiter, für die das jeweilige Dokument relevant ist, jederzeit Zugang dazu haben. Eventuelle Änderungen und offizielle Freigaben müssen dokumentiert werden. Eine weitere wichtige Funktion der QM-Software ist das Prozess-Management: Hier werden Zusammenhänge von Prozessen verdeutlicht, unter anderem mit vorhergehenden und nachfolgenden Prozessen.

Das einfache Festhalten von Kundenrückmeldungen oder Reklamationen hilft darüber hinaus bei der späteren Verbesserung von Leistungen und Produkten. Außerdem hilft die QM-Software über ein Risikomanagement oft bei der Einschätzung von Risiken. Praktisch: Für selten durchgeführte oder risikobehaftete Aufgaben lassen sich Checklisten anlegen, die Mitarbeiter abarbeiten können. Bei Fragen oder Unsicherheiten ist der Weg zur richtigen Lösung somit nicht weit – und eine gleichbleibend hohe Qualität von Produkten und Leistungen möglich. 

InfoAls große Hilfe im Alltag empfinden Mitarbeiter oft eine Wissensdatenbank, die sich mit vielen QM-Softwarelösungen realisieren lässt.
Als große Hilfe im Alltag empfinden Mitarbeiter oft eine Wissensdatenbank, die sich mit vielen QM-Softwarelösungen realisieren lässt, zum Beispiel mit Hilfe von Texten, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Diagrammen, Fotos und Videos. Gerade durch die Visualisierung von Abläufen und internen Prozessen lernen Mitarbeiter das eigene Unternehmen und besondere Arbeitsweisen besser kennen. Darüber hinaus wird neuen Mitarbeitern der Einstieg mit diesen Informationen deutlich erleichtert.

Ständige Optimierung von Abläufen

Obwohl gerade am Anfang der Zeitaufwand nicht zu unterschätzen ist, können sich Handwerksbetriebe durch den Einsatz einer QM-Software im Arbeitsalltag deutliche Vorteile verschaffen. Die ständige Optimierung von Arbeitsabläufen sorgt für eine höhere Effizienz, die langfristig Zeit und Geld spart. Gleichzeitig steigt die Kundenzufriedenheit, da Fehler minimiert werden und die bestmögliche Qualität von Leistungen und Produkten langfristig gewährleistet ist.

Im besten Fall werden durch eine QM-Software alle Mitarbeiter des Betriebs in die verschiedenen Prozesse eingebunden und für das Gesamtkonzept begeistert, so dass die Eigenverantwortung jedes Einzelnen steigt – ebenso wie die Prozesssicherheit. Somit kann ein gezieltes Qualitätsmanagement eine sinnvolle Investition in die Zukunft des eigenen Betriebs sein. Zumal eine spätere offizielle Zertifizierung, zum Beispiel nach ISO 9001, jederzeit möglich ist.

Foto: © Thomas Busch

Die Prinzipien des Qualitätsmanagements

Kundenorientierung Der Kunde und seine Bedürfnisse stehen immer im Fokus. Deshalb sollten Handwerksbetriebe die Anforderungen ihrer Kunden nicht nur verstehen, sondern diese auch optimal erfüllen und im besten Fall übertreffen.

Führung Die Führungskräfte des eigenen Betriebs sollten dafür sorgen, dass eine qualitätsorientierte Arbeitsweise im Alltag auf allen Ebenen umgesetzt wird. Dazu ist es wichtig, dass Mitarbeiter die Philosophie des Betriebs nicht nur verstehen, sondern auch bereit sind, diese zu unterstützen.

Mitarbeiter-Engagement Die Menschen im eigenen Betrieb sind ein wichtiger Schlüssel, um Qualitätsziele zu erreichen. Die Unternehmensführung und das Engagement der Mitarbeiter sind deshalb untrennbar miteinander verbunden. Dabei sollten Mitarbeiter ihr wertvolles Know-how einbringen und an Kollegen weitergeben.

Prozessorientierung Alle Arbeitsabläufe im Betrieb werden in einzelne Prozesse unterteilt und bestmöglich aufeinander abgestimmt. Dazu sollten Handwerker alle relevanten Prozesse und Schnittstellen definieren, gewünschte Ziele vorgeben und mögliche Vorgehensweisen sowie Verantwortungen festlegen.

Verbesserung Die ständige Optimierung von Prozessen, Produkten und Leistungen ist ein wichtiges Leitbild im Qualitätsmanagement. So können Betriebe schnell auf Veränderungen und neue Rahmenbedingungen reagieren. Die Bereitschaft dafür ist dabei eine wichtige Voraussetzung. Mögliche Auslöser sind zum Beispiel Rückmeldungen von Kunden, Reklamationen oder Verbesserungsideen von Mitarbeitern.

Faktenorientierung Nur Fakten ermöglichen ausgewogene Entscheidungen. Betriebe sollten deshalb nicht spontanen Eingebungen folgen, sondern immer alle vorhandenen Informationen, Daten, Ursachen und Risiken auswerten (Ursache-Wirkungsprinzip).

Beziehungsmanagement Das Ausgestalten von Beziehungen spielt für Handwerksbetriebe eine wichtige Rolle – zum Beispiel zu Kunden, Zulieferern oder Institutionen. So können manchmal kurzfristige Vorteile im Fokus stehen, ein anderes Mal langfristige  gemeinschaftliche Überlegungen.

DHB jetzt auch digital!Einfach hier klicken und für das digitale DHB registrieren!