Mit der richtigen Software können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden.

Mit der richtigen Software können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden. (Foto: © Moser Software)

Cloud und mobile Dienste sorgen für mehr Flexibilität

Betriebsführung

Zeitdruck ist für Handwerker Normalität. Um beschleunigt und effizienter arbeiten zu können, werden vermehrt digitale Hilfsmittel eingesetzt.

"Immer mehr Handwerksbetriebe machen sich die Digitalisierung zunutze, um Prozesse effektiver zu gestalten und produktiver zu arbeiten." So heißt es im Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020. Der digitale Status quo im deutschen Handwerk, den techconsult im Auftrag der deutschen Telekom ermittelt hat. Ganz klar: Von Zettelwirtschaft, handschriftlichen Notizen und Akten voller Stundenzettel möchten sich mehr und mehr handwerkliche Betriebe in Zukunft verabschieden. Statt unter zeitaufwendigen und fehleranfälligen Abläufen zu leiden, will man von digitalisierten Prozessen profitieren.

Bestätigt wird dies in einer zweiten Umfrage, die der Digitalverband Bitkom und der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) durchgeführt haben. Darin heißt es unter anderem, dass jeder zweite Betrieb digitale Technologien oder Anwendungen einsetzt.

Mobile Arbeitsweise und Informationsfluss ohne Medienbrüche

Bei der Auswahl der Software sollte darauf geachtet werden, dass sie aus der Cloud heraus genutzt werden kann. Zu den Vorteilen des Betriebes aus der Cloud gehört nicht nur der Wegfall von administrativen Aufgaben: Anwender müssen sich nicht um Updates kümmern, da der Cloud-Anbieter für die Wartung und Pflege sowie für die Datensicherung und Lauffähigkeit der Software verantwortlich ist. Darüber hinaus ermöglicht die Technologie die ortsunabhängige Nutzung von Software und erleichtert so die mobile Arbeitsweise.

Gerade im Handwerk ergeben sich dadurch zahlreiche Vorteile, weil der größte Teil der Wertschöpfung direkt beim Kunden stattfindet. Mit einer mobilen Lösung können die Mitarbeiter vor Ort auf alle wichtigen Daten zu den Projekten und Kunden zugreifen. Zudem spart der mobile Zugriff auf die Auftragsverwaltung viel Zeit, da die vom Mitarbeiter eingegebenen Daten, wie beispielsweise mobil auf dem Tablet erstellte Arbeitsberichte oder Angebote, in Echtzeit auch im Büro verfügbar sind.

Gleichzeitig sind Übertragungsfehler, wie sie sich bei handgeschriebenen Notizzetteln kaum vermeiden lassen, praktisch ausgeschlossen, sodass die Qualität der Daten steigt. Nicht zuletzt sind die Leistungen sofort fakturierbar, ohne dass die Mitarbeiter dafür ins Büro kommen müssen. Dies führt zu einer deutlich effizienteren Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen eines Betriebes. Diese Vorteile sind auch im deutschen Handwerk angekommen. Bereits 31 Prozent realisieren schon heute Geschäftsanwendungen mobil, heißt es im Digitalisierungsindex.

Vorschriften einhalten

Das Thema Datenschutz gehört zu den größten Herausforderungen bei der Digitalisierung und bereitet vielen Handwerksbetrieben Kopfzerbrechen. Deshalb ist die Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften ein wichtiges Merkmal einer modernen Software. Denn Richtlinien wie die GoBD oder die neu hinzugekommene DSGVO sorgen weiterhin für so manches Fragezeichen. Laut ZDH und Bitkom machen sich 74 Prozent der Befragten Sorgen um die IT- und Datensicherheit.

Um diese Sorge zu mindern, sollten Handwerksbetriebe bei der Wahl der richtigen Software darauf achten, dass sie die gesetzeskonforme Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen oder Angebote ermöglicht und vereinfacht. Zudem ist es ratsam, auf ein modular aufgebautes System zu setzen, weil es dem Anwender ein hohes Maß an Flexibilität bietet: Die Software kann exakt auf die Bedürfnisse des eigenen Betriebes zugeschnitten werden und bei Bedarf mitwachsen. Die Möglichkeit, durch standardisierte Schnittstellen Fremdsysteme wie etwa DATEV einzubinden, erleichtert die tägliche Arbeit zusätzlich.  

Intuitive Bedienerführung sorgt für Akzeptanz

Laut Bitkom und ZDH setzen 52 Prozent der Handwerksbetriebe eine Lösung zur Erfassung und Archivierung von Aufträgen ein. 31 Prozent nutzen eine Software zur Organisation von Dokumenten. Damit eine Lösung die Digitalisierung eines Handwerksbetriebes wirklich nachhaltig vorantreibt, sollte sie beide Funktionen bieten und alle kaufmännischen Tätigkeiten, wie die Angebotserstellung oder die Projektkalkulation abbilden. Zudem sollte sie als zentrale Informationsplattform dienen, auf der alle Firmen-, Kunden- sowie Stammdaten zusammenlaufen und jederzeit – auch für zukünftige Vorgänge – verfügbar sind.

Die Vorteile digitaler Prozesse im Handwerk liegen auf der Hand. Dennoch gibt es nach wie vor Vorbehalte auf Seiten der Entscheider. 23 Prozent der von techconsult befragten Unternehmen fürchten mit Blick auf die Digitalisierung unzureichende Qualifikationen der Mitarbeiter. Eine möglichst intuitiv gestaltete Software erleichtert den Umgang mit dem neuen Werkzeug und hilft, Vorbehalte abzubauen.

Für 35 Prozent der im Digitalisierungsindex befragten Betriebe stellen die Investitionskosten, die die Digitalisierung mit sich bringt, eine Herausforderung dar. Doch die Ausgaben lohnen sich. Ob in den Bereichen Service und Produktqualität, Umsatz, Kundenzufriedenheit oder Neukundengewinnung: Betriebe, die bereits softwaregestützt arbeiten, bestätigen die positiven Effekte, die auf vereinfachten Prozessen beruhen.

Mehr und mehr deutsche Handwerksbetriebe haben bereits erste Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung gemacht oder sind aktuell dabei. Dafür wird an verschiedenen Stellschrauben im Betrieb gedreht: Sei es die Entwicklung von digitalen Angeboten und Geschäftsmodellen oder die Pflege von Kundenbeziehungen über digitale Kanäle. Doch auch wenn moderne Tools vermehrt Einzug im Handwerk halten – flächendeckend sind sie noch längst nicht im Einsatz. Unternehmen, die noch auf analoge Prozesse setzen, sollten nicht länger zögern. Nur mit einer leistungsfähigen Handwerkersoftware können sie wettbewerbsfähig bleiben – und das mit wesentlich weniger Zeitdruck.

Quelle: Maximilian A. Moser

Text: / handwerksblatt.de

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