Die Rechnung kommt per E-Mail

Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch und unterscheidet sich kaum von der Papierrechnung. Ein paar Details müssen die Unternehmen aber fürs Finanzamt beachten.

Energieversorger, Telefonanbieter oder Online-Händler haben zum Teil schon komplett auf die elektronische Rechnung umgestellt. Insgesamt beträgt der Anteil der Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, in Deutschland allerdings noch weniger als zehn Prozent. Vor allem kleinere Betriebe wagen sich nicht an das Thema.

"Doch gerade die elektronischen Rechnungsabwicklung bietet auch für Handwerksbetriebe hohe Einsparpotenziale", sagt Henrik Klohs, Beauftragter für Innovation und Technologie der Handwerkskammer Frankfurt (Oder) und eBusiness-Lotse für Ostbrandenburg. Die Betriebe sparen nicht nur Zeit, Portokosten und Druckerpapier und sie brauchen für die E-Rechnung auch keine elektronische Signatur mehr.

Selbst wenn ein Betrieb weiterhin auf die Papierrechnung setzen möchte, muss er wissen, wie er mit Rechnungen umgeht, die nur per E-Mail eintreffen. "Viele Unternehmen drucken diese Rechnungen aus, obwohl das nicht erforderlich ist und nicht als Original bei der Betriebsprüfung anerkannt wird", sagt Klohs. Tipps zum Umgang mit elektronischen Rechnungen:

Rechnungen gleich behandeln

Ganz gleich ob auf Papier oder per E-Mail, die umsatzsteuerlichen Vorgaben muss jede Rechnung erfüllen. Einziger Unterschied: Rechnungssteller und -empfänger müssen sich über den Austausch elektronischer Rechnungen einigen. Wenn die elektronische Rechnung kommentarlos beglichen wird, gilt das als stilleschweigende Akzeptanz. Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellungsweges oder beim Dateiformat bestehen nicht.

Rechnungskontrolle

Für jede Eingangsrechnung muss die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies mit Hilfe eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Dies kann mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit der Rechnung verbunden werden. Ein manueller Abgleich der elektronischen Rechnung mit vorhandenen Unterlagen (Lieferschein, Bestellung o.ä.) reicht aus.

Lesbarkeit

Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie für das menschliche Auge lesbar sein. Bei elektronischen Rechnungen muss man beachten, dass ein Programm zum Anzeigen notwendig ist, das auch in zehn Jahren noch funktioniert. Bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer müssen die Daten jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Und: die Rechnung muss in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde, zum Beispiel auf einer Festplatte oder auf CD. Man kann elektronischer Rechnungen natürlich auch ausdrucken und mit dem entsprechenden Vorgang abheften, aber dem Betriebsprüfer reicht das nicht. „Bei der Betriebsprüfung kann der Vorsteuerabzug verloren gehen, wenn die Originaldatei fehlt", warnt Henrik Klohs.

"Es bietet sich an, elektronische Eingangsrechnungen und andere für die Buchhaltung wichtige Unterlagen auf eine externe Festplatte oder beim Steuerberater zu spiegeln", sagt Steuerexpertin Constanze Elter. Sie empfiehlt zudem für elektronische Rechnungen ein eigenes E-Mail-Postfach anzulegen und dieses Postfach den Lieferanten mitzuteilen. Zum Beispiel "buchhaltung(at)maler-mueller.de". Das verhindere, dass eine Rechnung im Spam-Ordner landet.

Die Vorteile von ZUGFerd

Die elektronische Rechnung gewinnt immer mehr an Bedeutung, bei öffentlichen Aufträgen soll sie demnächst sogar Standard sein. In Deutschland wurde für die E-Rechnung das Programm ZUGFeRD entwickelt. Es basiert auf dem PDF-Format.  ZUGFeRD (Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bietet ein einheitliches Rechnungsdatenformat welches strukturierte Daten zur automatisierten Weiterverarbeitung mitsendet und soll sich bis Ende 2018 als Standard durchsetzen.