Die Weihnachtsfeier aus steuerlicher Sicht

Damit die Weihnachtsfeier nicht zur Steuerfalle wird, sollten Arbeitgeber vor der Party ein paar Details beachten.

Viele Arbeitgeber, auch im Handwerk, veranstalten für ihre Mitarbeiter in der Vorweihnachtszeit eine kleine Feier: als gemütliches Zusammensein bei Stollen, Plätzchen, Kaffee, Tee und Glühwein oder in Form eines gemeinsamen Konzert-, Theater- oder Varietébesuchs.

Die Kosten für eine solche Feier sind allerdings beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu behandeln, wenn sie den Freibetrag von 110 Euro je Mitarbeiter übersteigen.  Entfallen auf den Einzelnen beispielsweise 150 Euro, sind 40 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Da dies natürlich beim Mitarbeiter einen bitteren Nachgeschmack erzeugt, können Arbeitgeber in diesen Fällen in der Regel die Lohnsteuer mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer pauschalieren und die Steuerzahlung übernehmen.

Der Vorteil dabei: "Der Steuersatz dürfte meist günstiger sein, als die reguläre Lohnsteuer und auch Sozialversicherungsbeiträge fallen in diesem Fall nicht an", erklärt Marc Müller, Steuerberater und Vorstand der ETL AG Steuerberatungsgesellschaft.

110 Euro für maximal zwei Feiern im Jahr

Der Freibetrag von 110 Euro steht jedem Mitarbeiter jeweils für maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr zu. Wurde der Freibetrag bei der ersten Veranstaltung nicht in voller Höhe ausgenutzt, kann er nicht auf die zweite Feier übertragen werden.

Steuerberater und ETL-Vorstand Marc Müller Foto: © ETL AG Steuerberatungsgesellschaft

Das dritte Fest ist in jedem Fall voll steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn der Arbeitgeber es nicht pauschal versteuert.

"Einzubeziehen sind dabei grundsätzlich alle Kosten, die für die Veranstaltung anfallen, wie Reisekosten, Übernachtungskosten, Raummiete, Entertainment, Verpflegung, Getränke und Geschenke", so ETL-Vorstand Marc Müller. "Die Kosten sind im Übrigen immer brutto anzusetzen."

Ob der Unternehmer aus den anfallenden Kosten (teilweise) Vorsteuer geltend machen kann, spiele dabei keine Rolle.

Beispiel-Rechnung:

Ein Unternehmer führt Anfang Dezember eine eintägige Weihnachtsfeier mit Besuch des Dresdner Weihnachtsmarkts durch. Für die fünf Arbeitnehmer hat die Zugfahrt insgesamt 200 Euro gekostet, für Speisen und Getränke hat der Chef 340 Euro ausgegeben. Insgesamt hat der Ausflug also 540 Euro gekostet.

Auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen damit 108 Euro. Die gesamte Betriebsveranstaltung ist damit lohnsteuerfrei. "Für den Unternehmer bedeutet das mitunter eine Rechnung mit spitzem Bleistift, damit die Gesamtkosten geteilt durch die Mitarbeiterzahl im Rahmen bleiben", berichtet Müller.

Doch was, wenn dann doch einige Mitarbeiter plötzlich ihre Teilnahme an der Weihnachtsfeier absagen? Werden dann diese anteiligen geplanten Kosten auf die anderen umgelegt mit der Folge, dass der Unternehmer nachversteuern muss?

Nein, entschied hierzu das Finanzgericht Köln (Az 3 K 870/17) und stellt sich damit ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung der Finanzverwaltung. Endgültige Klärung muss nun der Bundesfinanzhof in einem Revisionsverfahren (Az VI R 31/18) schaffen.

Was, wenn die Partner und Kinder mitfeiern sollen?

Einige Betriebe laden auch gern die Angehörigen der Mitarbeiter ein. "Der Vorteil ist nicht von der Hand zu weisen, denn ein in das Arbeitsumfeld des Mitarbeiters integrierter Partner hat mit Sicherheit mehr Verständnis, wenn Überstunden anfallen oder auch mal Samstagsarbeit ansteht", berichtet Müller.

Achtung: Die auf den Partner entfallenden Kosten sind dem jeweiligen Arbeitnehmer als eigener geldwerter Vorteil zuzurechnen. "Wer also ein ganzes Familienfest mit Kind und Kegel veranstalten will, sollte genau kalkulieren, ob hierfür genügend Mitarbeiter beschäftigt sind und er somit innerhalb der Freibetragsgrenzen bleibt."