Pendler und Dienstreisen: Reisekosten von der Steuer absetzen

Was ist der Unterschied zwischen Pendlerpauschale oder Reisekosten? Und wieviel können Arbeitnehmer sparen? Ein Überblick.

Die neue Bundesregierung plant, die Entfernungspauschale - auch Pendlerpauschale genannt - ab dem Jahr 2026 auf 38 Cent pro Kilometer ab dem ersten Kilometer anzuheben. So steht es im aktuellen Koalitionsvertrag. Bisher liegt die Pauschale bei 30 Cent – die Erhöhung auf 38 Cent gilt derzeit erst ab dem 21. Kilometer.

Von der Pendlerpauschale profitieren zahlreiche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland. Laut dem Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine e.V. (BVL) überschreiten viele von ihnen allein durch die Entfernungspauschale den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Im Jahr 2020 nutzten 13,8 Millionen Pendler diese Möglichkeit. Sie legten durchschnittlich 28 Kilometer pro Weg zur Arbeit zurück, wie das Statistische Bundesamt (Destatis) berichtet. Erfasst wurden dabei nur Fälle, in denen die Werbungskosten über dem damaligen Pauschbetrag von 1.000 Euro lagen.

"Den steuerlichen Unterschied zwischen Pendlerpauschale und Reisekosten zu kennen, ist geldwert. Denn bei den Reisekosten zählen neben Fahrtkosten auch die Ausgaben für Kost und Logis", erläutert Erich Nöll, Geschäftsführer des BVL. "Selbst Auswärtstermine an Tagen im Homeoffice können steuerlich begünstigt sein."

Pendlerpauschale / Entfernungspauschale

Derzeit gibt es bis 20 Kilometer 30 Cent und ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Dabei ist es egal, ob man mit dem Bus, dem Fahrrad oder dem Auto zur Arbeit ("erste Tätigkeitsstätte") fährt. Bei 28 Kilometern Entfernung und 230 Arbeitstagen im Betrieb sind das im Jahr 2024 insgesamt rund 2.079 Euro (30 Cent mal 20 Kilometer plus 38 Cent mal 8 Kilometer mal 230 Tage). Davon wirken sich nach Abzug des Arbeitnehmerpauschbetrags 849 Euro (2.079 abzüglich 1.230 Euro) zusätzlich steuerlich aus.

Zu Grunde liegt immer die einfache Strecke. Fährt man von der Wohnung zur Arbeit 28 Kilometer, kann man nicht 56 Kilometer eintragen. Und wer in der Mittagspause nach Hause fährt, kann die Entfernungspauschale trotzdem für jeden Arbeitstag nur einmal ansetzen.

Reisekosten

Für beruflich bedingte Fahrten zu Kunden, Zulieferern oder anderen Einsatzorten – also außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte – sind steuerlich höhere Absetzungen möglich. "Deshalb ist es wichtig, diese Fahrten klar von den Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte abzugrenzen", erklärt Nöll.

Arbeitnehmer können Reisekosten geltend machen, sofern der Arbeitgeber diese nicht steuerfrei erstattet. Dazu gehören:

• 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto oder alternativ

• der tatsächliche Kilometersatz, etwa die Kosten für Bahn-, Flug- oder Bustickets

Hinzu kommen:

• Übernachtungskosten

• Verpflegungspauschale bis zu 28 Euro pro Tag bei ganztägiger Abwesenheit

• 14 Euro bei Abwesenheiten von mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden

Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, können zusätzlich neun Euro Tagespauschale geltend machen.

Homeoffice und Auswärtstermine

Auch im Homeoffice können Auswärtstermine steuerlich berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass mehr als die Hälfte der Arbeitszeit an diesem Tag im Homeoffice verbracht wurde. Dann akzeptiert das Finanzamt neben der Sechs-Euro-Homeofficepauschale auch Reisekosten – in der Regel nur die Fahrtkosten. Für den Verpflegungsmehraufwand ist zusätzlich eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden erforderlich, so Nöll.

Wichtig: Fahren Arbeitnehmer an einem Homeoffice-Tag doch ins Büro, gilt nur die Pendlerpauschale – die Homeofficepauschale entfällt.

Sonderregelung für bestimmte Berufsgruppen

Berufstätige ohne festen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber – etwa Lehrer, Richter oder Außendienstmitarbeiter – dürfen die Homeofficepauschale für bis zu 210 Tage im Jahr geltend machen, selbst wenn sie nur kurz zu Hause gearbeitet haben. Zusätzlich können sie für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte die Pendlerpauschale und für externe Einsätze die Reisekosten absetzen.

Weiterbildung, Teilzeit-Meisterschule und Teilzeitstudium

Auch für berufliche Weiterbildungen lassen sich Reisekosten absetzen – selbst ohne parallele Berufstätigkeit. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) zugunsten eines Teilzeitstudenten entschieden, der rund 20 Stunden pro Woche an der Fernuniversität Hagen studierte (Az. VI R 7/22). Das Finanzamt musste ihm 4.800 Euro Reisekostenpauschale anerkennen, statt nur 2.400 Euro Pendlerpauschale.

Anders sieht es bei einem Vollzeitstudium aus: Bei rund 40 Wochenstunden wird die Hochschule zur ersten Tätigkeitsstätte – es gilt dann nur die Pendlerpauschale.

Zeitarbeit

Auch Leiharbeitnehmer können unter bestimmten Voraussetzungen Reisekosten ansetzen. "Will das Finanzamt nur die Pendlerpauschale anerkennen, sollten Betroffene hartnäckig bleiben und sich auf die höchstrichterliche Rechtsprechung berufen", rät Nöll.

Dauert der Einsatz beim Entleiher nie länger als 48 Monate, gilt dieser nicht als erste Tätigkeitsstätte. Selbst bei mehreren befristeten Einsätzen hintereinander beim selben Entleiher bleibt der Anspruch auf Reisekosten bestehen (BFH, Az. VI R 32/20).

Quelle: Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine e.V. (BVL)

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