Überstunden abrechnen: Darauf sollten Arbeitgeber achten

Wann muss der Chef die Überstunden auszahlen? Was ist der Unterschied zur Mehrarbeit? Diese und andere Fragen beantwortet eine Expertin.

Laut Statistischem Bundesamt haben im Jahr 2024 rund 4,4 Millionen Beschäftigte durchschnittlich mehr gearbeitet, als vertraglich vereinbart war. Diese Mehrarbeit kann in Form von bezahlten oder unbezahlten Überstunden entstehen. Wer ein Arbeitszeitkonto hat, kann die Stunden dort sammeln und später wieder ausgleichen. Für die Abrechnung von Überstunden gibt es für Arbeitgeber verschiedene Wege. Was genau erlaubt ist und was zum Jahreswechsel wichtig wird, erklärt Sozialversicherungsexpertin Sandra Schels von Ecovis.

Mehrarbeit oder Überstunden – was ist der Unterschied? 

Im Arbeitszeitgesetz ist von Mehrarbeit die Rede, wenn jemand länger als die gesetzlich erlaubten acht Stunden am Tag arbeitet. Das bezieht sich also nur auf die Arbeitszeitregeln, nicht auf die Bezahlung.

Der Begriff Überstunden meint dagegen die Zeit, die über die vereinbarte Arbeitszeit im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag hinausgeht. Sie muss vom Chef angeordnet oder zumindest erlaubt sein. Hier geht es also häufig um tarifliche oder betriebliche Regeln, die festlegen, wie diese zusätzliche Arbeit bezahlt wird.

Was gilt für Steuer und Sozialversicherung?

Grundsätzlich gilt: Überstunden werden steuerlich und sozialversicherungsrechtlich in dem Monat abgerechnet, in dem sie geleistet wurden. Beispiel: Macht ein Arbeitnehmer im August fünf Überstunden, dann muss die Bezahlung auch im August abgerechnet werden. Ist die Lohnabrechnung schon fertig, muss sie für diesen Monat nachträglich korrigiert werden.

Wie werden ständig zeitversetzte Zahlungen gehandhabt?

Zahlen Arbeitgeber Überstunden regelmäßig erst mit dem Lohn des folgenden Monats aus, können sie dafür eine sogenannte Vereinfachungsregelung nutzen. Dann muss die Abrechnung nicht rückwirkend berichtigt werden. Stattdessen wird die Auszahlung direkt dem Monat zugeordnet, in dem sie stattfindet. Diese Verfahrensweise muss aber einmalig mit der Krankenkasse abgestimmt werden. Auch für die Steuer gilt in diesem Fall der Auszahlungsmonat.

Wie zahlt man angesammelte Überstunden aus?

Haben Beschäftigte viele Überstunden über mehrere Monate angesammelt, können diese auch in einem Betrag ausgezahlt werden. Eigentlich müssten die Abrechnungen der Monate, in denen die Überstunden entstanden sind, dafür korrigiert werden. Arbeitgeber dürfen es aber vereinfachen und die gesamte Auszahlung wie eine Einmalzahlung behandeln – solange diese spätestens am 31. März des Folgejahres erfolgt. Dafür fallen Umlagebeiträge U1 und U2 an. In der Lohnsteuer werden solche Überstunden nicht als Einmalzahlung, sondern als laufender Arbeitslohn im Auszahlungsmonat gewertet.

Werden Überstunden über einen sehr langen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten gesammelt und ausgezahlt, kann der Arbeitnehmer bei seiner Steuererklärung die sogenannte Fünftelregelung nutzen. Damit wird die Steuerlast kleiner.

Wann sind Überstunden zum Jahresende auszuzahlen?

Wenn im Dezember Überstunden gemacht und erst im Januar bezahlt werden, müssen Arbeitgeber normalerweise die Dezember-Abrechnung korrigieren. Bei einer ständigen zeitversetzten Auszahlung dürfen diese Stunden aber auch dem Januar zugeordnet werden. Spätestens bis 31. März 2026 müssen alle noch offenen Überstunden aus 2025 ausgezahlt werden. Dabei gilt die sogenannte Märzklausel: Einmalzahlungen können unter bestimmten Bedingungen beitragsrechtlich noch dem Jahr 2025 zugerechnet werden.

Expertin Sandra Schels betont: "Wer als Arbeitgeber sorgfältig dokumentiert, faire und transparente Regeln schafft und die Lohnabrechnung korrekt umsetzt, schützt sich vor Konflikten und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei."

Quelle: Ecovis

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